基于Excel高校成人教育證書打印系統

吳爭鳴 張慶明

（湖南城市學院，湖南 益陽 413000）

在日常工作過程中，許多情況下需要把一些管理數據以各種形式輸出，按各種版式的證書、標簽或套打在現成的其他樣式上，如成人教育學籍管理中的學生錄取通知書、畢業證書、學生證、學位證書、獎勵證書；還有日常管理中的檔案案卷目錄、實物檔案標簽的打印或套打。過去，需要專門訂購信息管理軟件或網上請求他人幫助，通過系統設計的表單格式來實現輸出。實際上，利用Excel 表中數據在打印模板中的自動替換和精確打印是一種更為簡單的方法，該方法只需簡單編程修改，使用電腦人員很容易掌握。

本文以我校成人教育畢業證書制作為例介紹批量套打模板的制法及其使用。

1 數據準備

1.1 畢業生電子注冊信息表

我院每年的成教畢業學生信息，以Excel表格的形式管理，（部分信息）登記項目信息如表1，自行設計的錄入界面采用Excel自帶記錄單格式，如圖1。

表1

1.2 建立“大寫數字”表

在打印入學和畢業時間時,時要用大寫數字填寫, 為了便于程序中將阿拉伯數字表示的轉換為大寫建立“大寫數字”表。大寫數字表的結構為：(數字,大寫)；記錄內容依次為：( 0,〇)、( 1,一)、(2, 二)、……、( 9, 九)。

2 基本思路

以套打的樣張圖片為文檔背景，以表格位置定位套打位置，從Excel數據表單表中提取姓名、專業、入學時間等信息，需要格式轉換的進行大寫轉換，在EXCEL中精確調整單元格位置，分別相對應字段的插入對應鏈接值。采用VBA編程控制打印，如當前記錄，所有專科、本科、脫產或函授等條件打印。

已有材料：畢業生信息數據表、大寫數字表、成人畢業證書樣本圖片作為背景時只與圖片的尺寸有關,如圖片是800*600的,在用作背景實際占用的屏幕區域就是800*600,分辨率為的屏幕分辨率(96dpi)。也就是說把掃描的圖片分辨率調為96,這樣插入的背景與實際大小應是相同的為了版面布置美觀和諧，在編輯時有時需要關閉部分顯示的對應工作表的網格線。關閉工作表網絡線顯示的方法是：單擊下拉菜單“工具”→“選項”，在彈出的對話框的“視圖”選項中，清理掉“網格線”復選框，單擊“確定”，關閉的網格線效果如圖2所示。

圖1.畢業生信息登記表

圖2.證書套打模板格式

3 程序實現

4 操作實現步驟

4.1 套打模板制作

（1）畢業證書樣張的掃描

選取用于打印的畢業證書樣張，選用掃描儀進行掃描，得到相應圖片的電子文件。分辨率要求如2基本思路介紹。

（2）設置背景圖片

打開EXCEL2007程序，新建一個EXCEL空白文檔，進行“頁面設置”，用尺子量套打樣張高度尺寸，完成頁邊距的設置；點擊菜單“格式→工作表→背景”插入證書掃描件，這時注意圖片的分辨率。

（3）定義套打位置

只需使用EXCEL強大的單元格的位置調節和合并功能。以及大小寫函數的轉換。然后連接數據表中的對應單元格。然后進行相應的字體格式設置。證書套打模板制作完成。

4.2 打印

如只需打印某一個學生的畢業證書，選任一條信息表中記錄，點“畢業證書打印→打印”。如圖3所示。

也可打印全部證書或按條件打印。

如果要打印的是畢業證明書，我們可用現有模板做修改，另保存其他表單。

圖3.證書套打下拉菜單

5 結束語

證書打印或套打是成人教育學籍管理中經常要用到，如果采用實用方便套打技術能給我們日常工作帶來許多方便。實現套打的方法有許多種，本文提到的利用VBA實現 Excel 表中數據在打印模板中的自動替換和精確套打，通過利用EXCEL單元格位置調整可自由定制各種批量套打模板，從而實現各種畢業證書、畢業證明書、單據或標簽的批量精確套打，而且可以自由按條件打印。

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