淺談環境監測檔案管理現狀及效率的提高

苗占全　武開業

【摘 要】隨著國家對環境保護工作的日益重視，越來越多的高科技設備應用于環境監測領域，環境監測部門承擔的任務種類越來越多，任務越來越重，環境監測部門內外人員流動及交換越來越頻繁，如何使我們環保部門的工作做到忙而不亂、繁而不雜，這就需要對相關的一系列工作有明確的記 錄，對相關環境監測檔案管理人員的素質提出更高的要求。各類新技術的應用，使檔案載體形態，記錄方法、管理方法及開發利用等方面發生了很大變化，相應的環境監測檔案管理的效率應該逐步提高，不斷地邁入現代化，如何在原有的基礎上更好的利用新技術從而使環境監測檔案管理的效率逐步提高成為人們關心的一個問題。

【關鍵詞】環境監測；檔案管理；效率

1 環境檔案管理工作的現狀分析

1.1 環境監測檔案的分類問題

環境監測部門是一個特殊的部門，它的主要職能是完成國家下達的指令性監測任務，從而對區域環境有一個宏觀的把握，確保人民群眾的生存環境安全。環境質量最直觀的表現就是各類監測數據，種類有大氣特征污染因子、區域環境噪聲水平、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、工業污水特征污染因子、放射性污染因子等等。把各類數據分門別類，有利于查找和應用。

第一方面，儀器檔案的分類，由于監測項目繁多，所應用的儀器五花八門，必須按照一定的標準，分為大型和中型以及小型、或者按照產地分為進口和國產，所用的儀器使用說明書、保修卡、安裝光盤必須妥善保管，各類儀器必須按照統一標準編訂序列號，以利于計量檢定和核查，并且根據各類儀器的使用狀態，加上諸如正常使用或者停用的標示，并且明確反映在檔案中。

第二方面，實驗試劑、標準樣品以及標準物質的檔案的分類，監測項目所對應的實驗試劑、標準樣品以及標準物質都是從各個生產廠家以及國家的相關標準樣品研制所購買，各類證書的有效期限以及應用范圍不盡相同，一旦應用錯誤，直接導致的后果就是產生錯誤的數據，從而對環境質量產生錯誤的判斷，所以對于此類一定要加強檔案管理。

第三方面，環境監測的人員檔案應該細化，例如分為技術類和管理類。本單位與外單位的交換工作人員應該予以明確區分，再比如出國交流人員的短期檔案應該細化，注明在國外研究的課題名稱等等。

1.2 環境檔案的標準化問題

由于社會對于環保部門的期望和要求不斷增加，單位不斷加強能力建設，新的監測項目日益增加，人員流動頻繁、人員編制日益增加，相應的人員上崗培訓及考核也日益增加，各類監測數據現在一年的總量相當于過去的十年總和，使得檔案門類劃分、人員職能調整難以做到規范化，由此引發的檔案標引難度加大。因此制定一系列的檔案業務規范和標準，是檔案管理的一項重要基礎工作，是實現檔案管理現代化的基本保證。

1.3 提高人員素質

由于所使用儀器很多是進口儀器，說明書都是英文或者日文，并且檔案管理的現代化水平不斷提高，所以人員素質提高迫在眉睫。它包括檔案工作人員的理論水平和實際工作能力、外語水平以及以計算機為代表的現代化設備綜合應用能力等。例如就現有計算機而言，多為西文提示，這對外語水平不高的大多數檔案工作人員來講，要學會計算機操作，并熟練的應用于工作之中，并非易事。

1.4 檔案質量問題

1.4.1 標引不準確，導致發生錯標或漏標的現象。

1.4.2 標引語言不規范，以致數據標引中發生用詞混亂，影響檢索效率。

1.4.3 審核制度不嚴，由于著錄標引和數據輸入不進行嚴格的質量把關，致使系統在使用中常有數據漏檢或誤檢的現象發生。

1.5 安全防護問題

1.5.1 紙質檔案長期保存要注意防濕、防霉、防蟲，以及人為地破壞。

1.5.2 電子檔案長期保存要注意人為或客觀上對計算機信息的破壞，如犯罪分子盜竊或工作人員誤操作而導致信息丟失。

1.5.3 計算機病毒對電子檔案的破壞也不容忽視，要保持經常更新殺毒軟件的優良習慣。

1.5.4 仲裁分析樣品及數據應該妥善保管，以免引起法律糾紛。

2 新技術的應用

2.1 縮微技術

近年來，縮微技術在環境檔案管理中得到廣泛的應用，它的主要優點是能夠在保持檔案原貌的前提下，大大縮小檔案體積，節省存儲空間，從而有效保護檔案原件，然而，任何一項新技術都有局限性和一定的適用范圍，縮微技術也不例外。它的主要缺點是：縮微技術對某些特殊檔案以及一些特定要求的檔案目前還無能為力，例如對于聲像檔案的復制，以及檔案目錄的快速檢索；不能滿足對需要利用計算機處理的檔案信息；無法實現縮微品信息的遠距離傳輸。

2.2 光盤技術

由于計算機的普及應用和通信技術的進步，光盤存儲技術作為一種新的信息存儲手段，以其信息存儲容量大、可靠性高、原文自動檢索方便以及便于和計算機聯網等優點，近年來在音箱市場和軟件出版等行業得到了迅速發展。將光盤存儲技術應用于環境檔案管理，目前存在的主要問題有以下幾點：法律依據不足，光盤的法律效力目前還未得到公認，還處于探討階段，光盤存儲的檔案目前還不具備法律效力；保存期限問題，多數專家人為光盤保存信息期限為10年左右，不同種類的光盤保存壽命不一樣，因此對于需要長期保存的檔案是遠遠不夠的；標準問題，由于光盤系統目前有有各生產廠家和研究部門自行確定標準，有的產品難以互相兼容和轉換，所以沒有一個統一標準，光盤技術在環境檔案管理中的應用難以推廣。

3 小結

要進一步更新觀念，與時俱進，加強環境檔案管理現代化意識，不斷提高環境檔案管理的效率，實行管理體制與職能的改革，走“文檔一體化”的道路，我國環境監測領域檔案管理體制在過去很長的時間里基本上處于封閉狀態，檔案工作局限于檔案的接受和保管以及按需供卷的被動服務，隨著社會對環保工作的期望值的加大，國家對環保工作的日益重視，過去的工作方式很難發揮檔案的社會效益，從而適應新形勢，所以，環境監測領域檔案管理發展的方向是，管理對象由單一化向多元化發展，工作重點由文件管理逐步轉移到對信息的二次開發，通過開發形成各項文獻，并利用計算機把加工后的文獻建立起各種信息數據庫，通過網絡系統傳輸到個用戶單位，使檔案部門由管理型轉化為服務型和信息開發型。

環保工作任重而道遠，只要我們從實際出發，不斷研究問題、解決問題、總結經驗，相信在不久的將來環境監測檔案管理工作的現代化水平將會上一個新臺階，從而更好地服務于我國的經濟發展。

[責任編輯：楊玉潔]