IT項目的第三方監理機制

鄭釗穎

信息化項目監理（第三方咨詢）的方法目前已經有試行的國家標準《信息化工程監理規范》2005年，目前對于大型IT項目（通常大于300萬，使用人數大于500人）的建設往往要引入第三方監理來加強項目監控。是否真有必要引入設計監理？如何充分IT監理的作用，提高項目進度執行力度和可控度，加強建設和實施質量管理工作？成為各大電力設計院在項目建設中值得考慮的一個問題，發筆者以某設計院院級設計過程管理平臺為例，對該機制進行了分析和研究。

1 設計過程管理平臺項目的特點

設計過程管理平臺項目的通常具有以下特點：

（1）項目實施周期長，相關參與方較多（企業、咨詢公司、系統實施公司（多家）、軟件公司（多家）等），資金投資較大；

（2）項目本身比較復雜，可能涉及業務和管理等多個環節；

（3）項目實施場所就在企業內部，且與企業的相關人員密切合作共同完成項目過程。并且業主方需要以一把手掛帥的全員動員和參與，才能達到真正的項目效果；

（4）業主方可以隨時了解項目的成果和進展情況；

（5）業主方與實施服務方存在信息不對稱情況；

（6）業主方通常對需求和實施各環節不是太了解；

（7）項目的效益往往不是太直接，需要深入的分析才能感覺到；

（8）項目實施方的工作通常不是很直接就能了解到，業主方不能及時了解到項目的風險；

（9）整個項目是一個整體，項目的中間交付物對項目的整體結果的影響很大，因此必須控制項目需求、計劃、中間交付物；

（10）參加項目的包括軟件廠商、實施方和硬件廠商，但是由于硬件通常是已經定型，且又軟件廠商直接綁定，實施方一般對軟件有較多的了解，因此客戶主要是實施方。相對來說也簡單一些。

2 信息化項目監理機制

基于IT項目應用的特點，要控制風險，必須要監理參與。

圖1 IT項目的第三方監理機制

在信息化的項目監理中一般分為三部分：項目前監理，項目過程監理，和項目后期監理。監理的主要內容包括：項目實施目標和計劃的監理、項目投入資源和項目成果的監理、項目實施效益的監理。

2.1 項目前監理

主要是在項目啟動前對項目進行監督和控制，實施項目監理的主要內容包括：總體計劃、范圍和目標，考證項目計劃的可行性和范圍可容性和目標的科學性及可實現性；預期的投資效益和評估標準，驗證預期效益的科學性和評價標準的科學全面性和公正性；項目的困難和阻力，找出主要的阻力點和問題結，作到知己知彼百戰不殆；克服困難的決心和措施，為將來項目順利進行掃清障礙。這里主要是對項目前期的計劃工作進行審核，保證項目在一個可靠的計劃下進行。

2.2 項目中監理

主要是在項目進行的過程中對項目進行監督和控制。其具體內容有：監理項目階段計劃，監督階段計劃的執行進度，并指導進行合理調整；監督項目的實際投入，保證投入的合理性，保證后續階段的可持續性；監督項目的實際結果，保證階段結果與階段進程計劃相同或相符；監督項目實施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項目的重大停頓或中止；監督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項目進程的順利進行。

2.3 項目后監理

主要是在項目實施結束后繼續對項目進行監督和控制。主要包括：監督項目的實際總投入，投入的出入出現在哪里，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；監督項目的實際成果，找出與計劃值的差別，以及出現問題的地方，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；項目的實際效益，與期望值的差別，以及出現問題的地方，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；改進之處與措施，做為經驗知識積累，用與組織的知識庫，方便下次相似項目的實施。此階段的監理主要是做些總結和評價的事情，并進行企業知識積累管理。

3 信息化項目的監理重點

（1）代表業主方，監督服務方的項目全過程：包括項目的前期需求確定、信息化實施過程規劃、項目實施過程中的管理和風險控制、項目中多方之間的協調、項目交付物的評估和測試、項目應用效果評估和改進建議等等；

（2）幫助建立項目協調機制和問題處理機制；

（3）企業項目需求的確定和變更管理；

（4）應放在對項目的監督和控制上，包括項目計劃、項目進度、項目階段交付審查和建議、項目質量、項目軟硬件廠商/實施方/業主等之間的協調、項目問題解決機制等方面；

（5）組織對已經上線實施的軟件模塊和系統進行多方聯合測試，設定測試環境和模擬運營環境，對測試不合格的模塊或系統限期整改；

（6）項目風險的預警和解決；

（7）撰寫并提交項目過程中的階段監理報告；

（8）項目結果的評估。

圖2 項目實施過程中的溝通

溝通機制：

（1）會議：監理組織雙方項目組每周召開項目例會，總結每周工作，布置下周計劃。項目階段結束與開始時召開階段會議。雙方高層不定期進行溝通，把握項目進程，及時解決問題；

（2）文件：及時審閱和響應對方提交的文件，制定有關規則，按照簽署文檔的重要程度分別指定簽字代表或審核代表；在審核代表不能履行職責時，應指定代理人；事先制定有關規則，按照簽署文檔的重要程度分別指定簽字代表；

（3）SOW（Statement Of Work）：設計監理嚴格控制項目目標、范圍等的變更，正式提交范圍變更請求前雙方認真考慮時間、成本和產出的三角制約關系，按照范圍變更的優先級別作不同的處理；重大變更需雙方高層進行磋商；

（4）其它非正式溝通方式。

【參考文獻】

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[3]李宗巍.ERP系統實施常見風險分析[J].科技風，2011（08）.

[責任編輯：湯靜]