論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

【摘要】2010年3月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)某市民政局民生信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。該項(xiàng)目投資720萬(wàn)元，工期1.5年。主要目標(biāo)是構(gòu)建覆蓋全市民政部門的寬帶高速網(wǎng)絡(luò);同時(shí)在這一網(wǎng)絡(luò)上，建立集中的民政業(yè)務(wù)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)和用于數(shù)據(jù)分析處理的通用民政業(yè)務(wù)軟件平臺(tái);并且開(kāi)發(fā)運(yùn)行在通用平臺(tái)上的各項(xiàng)民政業(yè)務(wù)管理軟件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)與勞動(dòng)保障、建設(shè)、財(cái)政、公安等部門以及工會(huì)、殘聯(lián)等人民團(tuán)體的數(shù)據(jù)交換和信息共享，實(shí)施各級(jí)民政業(yè)務(wù)和行政管理的信息化。該類系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)作為新興事物近年剛起步，開(kāi)發(fā)的難度和風(fēng)險(xiǎn)較大。本文結(jié)合作者的實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例，討論項(xiàng)目的范圍管理，并分別論述了與項(xiàng)目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)管理過(guò)程和方法。針對(duì)該項(xiàng)目系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，協(xié)調(diào)部門較多，數(shù)據(jù)交換復(fù)雜度高等特點(diǎn)，采用多種方式很好的保證了項(xiàng)目按質(zhì)量完成。最后總結(jié)了該項(xiàng)目在范圍管理上的一些不足之處。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);范圍管理

為提升工作效能和服務(wù)水平，某市民政局決定建設(shè)民生信息系統(tǒng)，系統(tǒng)主要包括3大平臺(tái)、21個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，融業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析、比對(duì)監(jiān)控、輔助決策于一體的綜合性系統(tǒng)，支持承載業(yè)務(wù)辦理全過(guò)程、記錄操作各環(huán)節(jié)，按照數(shù)據(jù)共享的目錄方式，建立系統(tǒng)間、部門間、上下級(jí)間的協(xié)同工作、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與資源共享，將市局、38個(gè)區(qū)縣、787個(gè)街鎮(zhèn)的個(gè)性化需求納入系統(tǒng)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)，做到兼容并蓄，同時(shí)還針對(duì)民政工作的特性和基層工作人員的文化素質(zhì)和年齡狀況，要求系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便、智能。

該項(xiàng)目主要為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，投資720萬(wàn)元，工期1.5年，完成基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)、門戶網(wǎng)站建設(shè)、核心應(yīng)用系統(tǒng)及個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)框架搭建任務(wù)。根據(jù)“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的建設(shè)需要，分兩個(gè)階段完成項(xiàng)目的建設(shè)、實(shí)施。第一階段為2010年3月-2011年2月，完成試點(diǎn)工程的建設(shè)和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心、門戶網(wǎng)站等基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)，完成設(shè)計(jì)規(guī)模的80%。并首先在3個(gè)區(qū)縣以及所轄的66個(gè)街鎮(zhèn)進(jìn)行試運(yùn)行。第二階段為2011年3月-2011年8月，在XX市其余35個(gè)區(qū)縣所轄的721個(gè)街鎮(zhèn)進(jìn)行各系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用推廣，推廣在條件滿足的前提下逐步進(jìn)行，完成設(shè)計(jì)規(guī)模的100%。

本系統(tǒng)采用RUP軟件工程方法進(jìn)行管理，并于2011年9月完全交付使用。基于涉及到的系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，協(xié)調(diào)部門多，數(shù)據(jù)交換復(fù)雜度高等特點(diǎn)，為保證項(xiàng)目順利上線運(yùn)行，我們把項(xiàng)目整體管理工作的重點(diǎn)放在了項(xiàng)目范圍管理。范圍管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，是指為了能夠交付信息系統(tǒng)項(xiàng)目所必須做的工作。范圍管理的好壞直接影響到項(xiàng)目的進(jìn)度和成本，針對(duì)該項(xiàng)目的特點(diǎn)，我采取了以下的措施。

一、舉行項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，與項(xiàng)目干系人溝通

由于系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，牽涉面廣，干系人比較多，我們請(qǐng)到民政局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)專家、業(yè)內(nèi)技術(shù)專家、我方主要領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)骨干舉辦了一次項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)。在這次會(huì)上，我作為項(xiàng)目經(jīng)理將項(xiàng)目的主要目標(biāo)、范圍、范圍管理計(jì)劃、溝通方式、進(jìn)度安排做了詳細(xì)的介紹，希望相關(guān)干系人能積極配合，確保項(xiàng)目順利上線。在這次大會(huì)上，民政局的項(xiàng)目干系人與我們積極互動(dòng)，提出相關(guān)建議上百條，通過(guò)分析這些建議，我們有效地把握了需求，避免了一些我們想當(dāng)然的做法。在與技術(shù)專家互動(dòng)上，專家們肯定了我們自主開(kāi)發(fā)工作流系統(tǒng)的功能，并建議我們盡量用已經(jīng)掌握的比較熟練的技術(shù)，對(duì)于一些新技術(shù)，要慎重使用，不要“鍍金”，避免使項(xiàng)目范圍蔓延。

二、協(xié)同辦公，獲取需求，快速定義項(xiàng)目范圍

對(duì)于陌生的民政業(yè)務(wù)，我們?nèi)绾巫龀鲎寣I(yè)人員滿意的系統(tǒng)，這是個(gè)不小的挑戰(zhàn)。只依靠我們的閉門造車是絕對(duì)行不通的。我與民政局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入溝通，爭(zhēng)取到民政局從各地抽調(diào)出業(yè)務(wù)骨干十余人，入駐開(kāi)發(fā)現(xiàn)場(chǎng)，并提供專門的場(chǎng)地和設(shè)施便于相互溝通。

1.集中業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的形式，讓大家對(duì)民政業(yè)務(wù)有了粗框架的認(rèn)識(shí)，在這個(gè)階段，我不要求大家對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)有很強(qiáng)的認(rèn)識(shí)，主要是要求開(kāi)發(fā)人員對(duì)民政工作的業(yè)務(wù)流程審批，以及民政的組織機(jī)構(gòu)和崗位要熟悉。這樣我們就可以快速定義出整套系統(tǒng)機(jī)構(gòu)和崗位的結(jié)構(gòu)樹(shù)，系統(tǒng)初始化方面的需求和開(kāi)發(fā)可以早于業(yè)務(wù)需求。

2.與業(yè)務(wù)人員溝通，定義范圍。由于在同一個(gè)地方辦公，良好的氛圍和關(guān)系，讓我們很快分門別類地獲取到相關(guān)需求，定義出整個(gè)項(xiàng)目和子模塊的范圍。通過(guò)聽(tīng)取民政業(yè)務(wù)人員的建議，我們將項(xiàng)目開(kāi)發(fā)組又分為民間組織組、社會(huì)福利組、捐贈(zèng)救助組、優(yōu)撫安置組、基層事務(wù)組和外部接口組。

三、有效的范圍變更控制，保障項(xiàng)目范圍沒(méi)有“蔓延”

在項(xiàng)目的初期獲取項(xiàng)目范圍時(shí)候，小組組長(zhǎng)普遍反映民政業(yè)務(wù)人員有提出變更的“愛(ài)好”，已經(jīng)獲取好的范圍可能因?yàn)樗麄円粫r(shí)心血來(lái)潮增加不少功能，有些時(shí)候剛剛敲定好的流程又會(huì)在下一次碰頭會(huì)上被修改得面目全非。比如，民政局業(yè)務(wù)人員覺(jué)得項(xiàng)目要適應(yīng)時(shí)代要求，需要增加福利彩票的網(wǎng)上銷售功能，這個(gè)功能是在起初是不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的，增加該功能不僅要增加諸如網(wǎng)閘、內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)安全保證的防火墻等硬件設(shè)備，并且要新增數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，還要從購(gòu)買人處獲取部分需求，這樣持續(xù)下去，我預(yù)感到項(xiàng)目進(jìn)度和范圍嚴(yán)重受到影響，哪怕我用趕工等方式，項(xiàng)目的質(zhì)量又會(huì)大打折扣，于是我們成立變更控制委員會(huì)（CCB）和使用變更控制系統(tǒng)，所有的變更和控制都必須通過(guò)變更控制系統(tǒng)和CCB的審批。

首先，任何的變更必須以書(shū)面的形式向CCB提出申請(qǐng)，提出變更的申請(qǐng)人不得直接與開(kāi)發(fā)人員單獨(dú)接觸，避免提出的變更不合理或者變更后變更的緣由無(wú)處可查。

然后，Ccb對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估和評(píng)審，對(duì)于可控制的、有效的變更，通過(guò)并批準(zhǔn)。對(duì)于影響項(xiàng)目整體管理的變更，委婉地拒絕變更，并與相關(guān)變更發(fā)起人做好解釋溝通。

最后，批準(zhǔn)的變更發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理我，進(jìn)行備案，而后發(fā)給項(xiàng)目組組長(zhǎng)，由他們分派任務(wù)下去進(jìn)行變更實(shí)施。

通過(guò)有效的范圍變更控制以及耐心的解釋，民政業(yè)務(wù)人員終于同意不增加福利彩票的網(wǎng)上銷售功能，在向民政局領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)后，該功能計(jì)劃作為二期項(xiàng)目上線，并給予資金和時(shí)間上的支持。

四、進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)，確保獲得各方認(rèn)可

在整個(gè)項(xiàng)目中我們按照實(shí)施的兩個(gè)階段確定了5個(gè)重要的里程碑，里程碑結(jié)束后邀請(qǐng)相關(guān)的項(xiàng)目干系人進(jìn)行評(píng)審。其目的防止需求偏差、范圍遺漏和收集新的需求。

第一個(gè)重要里程碑是系統(tǒng)原型完成之后，邀請(qǐng)了所有項(xiàng)目干系人代表參與了原型的評(píng)審工作。

第二個(gè)重要里程碑是數(shù)據(jù)中心和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成之后，邀請(qǐng)了民政、勞動(dòng)保障、建設(shè)、財(cái)政、公安等部門以及工會(huì)、殘聯(lián)等人民團(tuán)體的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人參與項(xiàng)目評(píng)審工作。

第三個(gè)重要里程碑是各應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成之后，邀請(qǐng)了民政局各處室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)代表和部分社區(qū)居委代表參與了項(xiàng)目的評(píng)審工作。

第四個(gè)重要里程碑是OA平臺(tái)完成之后，邀請(qǐng)了民政局領(lǐng)導(dǎo)、各處室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)代表參加項(xiàng)目的評(píng)審工作。

第五個(gè)重要里程碑是系統(tǒng)基本成型之后，我們?cè)僖淮谓M織了全體項(xiàng)目干系人，參加項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議。

每次評(píng)審，我們都能獲得很好的意見(jiàn)，避免了業(yè)務(wù)范圍上的偏差，當(dāng)然也有許多項(xiàng)目干系人提出了系統(tǒng)易用性上的建議。會(huì)后我們按照范圍變更控制流程對(duì)意見(jiàn)進(jìn)行了篩選，將有益的意見(jiàn)包含在項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃中。

最后通過(guò)項(xiàng)目組的共同努力，使得該項(xiàng)目在2011年9月上線運(yùn)行，并順利通過(guò)驗(yàn)收，也使作為項(xiàng)目經(jīng)理的我充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目范圍管理在項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我也遇到了一些問(wèn)題，下面總結(jié)一下我的解決方案：

一是測(cè)試用例不夠充分，壓力測(cè)試不夠。由于剛上線的民政業(yè)務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，高峰時(shí)期數(shù)據(jù)并發(fā)數(shù)太大，導(dǎo)致系統(tǒng)反應(yīng)速度較慢，最后通過(guò)調(diào)整優(yōu)化中間件配置參數(shù)，修改操作系統(tǒng)內(nèi)存的方式解決了此問(wèn)題。

二是在整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常為一些技術(shù)問(wèn)題而爭(zhēng)論，有時(shí)比較激烈，造成了組員之間的一些沖突，在解決沖突方面，我的工作有些欠缺，有時(shí)不得已采用妥協(xié)的方式，這在今后的項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程中要進(jìn)一步總結(jié)和完善。

以上是筆者在民政局民生信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的一些體會(huì)及措施，通過(guò)本項(xiàng)目的范圍管理，使我在實(shí)戰(zhàn)中積累了經(jīng)驗(yàn)，也使筆者深刻的體會(huì)到范圍管理的重要性，通過(guò)與項(xiàng)目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

作者簡(jiǎn)介：董心心（1978—），男，重慶人，碩士，現(xiàn)就讀于重慶工商大學(xué)融智學(xué)院教務(wù)處，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用、教育管理。