淺談信息時代高校檔案管理服務模式創新

易朝暉

【摘要】 在科學技術不斷發展的信息化時代背景下，檔案工作已經不能再適用于傳統的管理服務模式，對檔案管理服務模式進行創新勢在必行。怎樣對高校檔案管理服務模式進行創新以使檔案管理工作適應時代發展，實現服務理念向“以人為本”轉變成為當前工作的重中之重。本文闡述了信息時代高校檔案管理服務的一些特征，指出對高校檔案管理服務模式進行創新的必要性，進而提出創新高校檔案管理服務模式的對策，以期為高校檔案工作作出貢獻。

【關鍵詞】 信息時代 高校檔案 管理服務模式

隨著以電子信息技術為代表的科學技術逐漸深入至千家萬戶，人們不斷適應著科學技術帶來的改變，也享受著它所帶來的便捷，不斷發展的信息化手段使人們受益良多。其中，作為社會主義文化建設的重要組成部分，高校檔案管理服務工作也受到了信息技術的重大影響。為了充分發揮檔案資料在教育教學中的作用，保障高校教學、行政工作的有效推進，高校檔案管理人員必須快速、準確地提供檔案資料，樹立“以人為本”的服務理念，端正工作態度。因此檔案管理工作緊跟時代步伐、創新服務模式就成為一項重要課題。

一、信息時代高校檔案管理服務特征

科技的不斷發展以及高等院校管理體制改革進程的深入使得高校管理者開始意識到檔案管理工作的重要性。因此諸多高等院校在進行機構改革時，將高校檔案管理服務單位從校辦或者其他單位分離開來，成為獨立部門，并升格成為校級直屬部門，職能方面也從被動執行學校有關檔案管理的決策轉變為主動進行檔案管理決策，這種轉變對于高等院校的檔案管理服務工作的變革具有積極意義。高校檔案管理服務工作的地位轉變之后，必須要更加注重高校的發展方向，掌握具有前瞻性的信息資料，高效穩定地為學校各項工作服務。現今，獨立出來的高校檔案管理服務部門在檔案開發、資源采集等多方面正不斷創新，尤其是以電子信息技術為代表的信息時代的到來為檔案工作創造了一個良好的氛圍，使高校檔案管理服務工作呈現出新的特點。

1、高校檔案形式電子化

傳統高校檔案一般采用的是單一的紙質館藏形式，紙張是信息傳遞和交流的最主要媒介。但是，隨著社會電子化工作方式的出現及其推廣進程的加快，電子檔案逐步產生，高校在進行檔案管理時也逐步減少了紙質館藏方式，電子檔案作業方式逐步成為主流。相對于傳統的紙質檔案，電子檔案主要依據的是計算機處理技術，它是以計算機為載體而進行的文件管理，具有制作迅速、存儲便捷、不易丟失等特點。這種電子檔案以電子文件的形式歸檔，既可以滿足高校檔案的所有要求，又可以實現快速、海量存儲的目的。

2、高校檔案管理服務網絡化

不同地區、不同層次的高校之間在辦學條件、經費管理上都存在著很大的差異，各高校在計算機設備配置和檔案網絡管理建設等方面參差不齊。隨著互聯網技術的不斷發展，高等院校正不同程度地進行檔案網絡化建設工作，將傳統的檔案管理服務模式網絡化。一般而言，在開展檔案管理服務模式創新工作時，各高校會根據自身情況以及教育教學需要將檔案單位局域網與校園網連接，實現校園網與互聯網之間的對接。

3、高校檔案管理服務模式趨于多元化

在高等院校進行管理體制改革之前，高校檔案管理服務工作者普遍存在觀念陳舊的現象，在工作時往往更加注重檔案資料的收集與保管，而忽視了檔案資源的開發與利用，檔案資源沒有得到充分利用，建立在這種傳統方式上的服務模式則經常表現為“閉架借閱”的低效率方式。隨著高等院校管理體制改革進程的加快，檔案工作者對檔案資源的重視程度得到大大提高，檔案工作者已經不再僅僅拘泥于傳統的“你查我調”、“重保管輕利用”的管理服務模式，其服務模式呈現出向多元化發展的趨勢。檔案工作者在進行檔案管理工作時，更加注重檔案的開發與利用，適當地擴大了檔案管理的范圍，同時將智能化技術運用于檔案管理，將檔案管理工作與高科技手段結合起來，在進行檔案服務工作時學會了主動服務，樹立了“以人為本”的服務理念，多途徑拓展服務途徑。

二、信息時代高校檔案管理服務模式創新的必要性

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，在高校管理工作中亦如是。隨著高校對自身體制進行的改革，高校各項工作開展過程中出現了諸多變化，教育教學、行政管理方面的新模式層出不窮，對高校檔案管理服務模式進行創新也成為重要的改革內容之一。

1、創新高校檔案管理服務模式是增強檔案管理單位服務能力的客觀需要

隨著高校自身體制改革工作的不斷推進，各種新模式、新事物應運而生，相應地也出現了很多新問題、新動向，需要人們運用新方法來改進管理工作，這就給高校檔案管理服務的創新提供了契機。由于檔案資料的利用主體不斷增加，對高校檔案管理服務模式的要求隨之提高，面對不斷提高的要求，傳統的檔案管理服務模式與理念已不能很好地適應時代需要，這就要求檔案管理服務必須緊跟時代發展，創新檔案管理服務模式。

2、創新檔案管理服務模式是改善檔案管理服務手段的發展需要

在傳統高校檔案管理工作中，其管理服務手段以“手工檢索與查閱”為主，這大大降低了檔案管理工作的效率，低效率的工作方式已不能適應時代發展的需要。為了緊跟時代，檔案管理向網絡化著錄與檢索的方向發展成為不可避免的趨勢，這是時代發展賦予檔案管理工作的發展需要，同時也是進行高校檔案管理服務模式創新的途徑之一。

3、創新檔案管理服務模式是實現檔案管理服務方式多元化的現實需要

隨著高等院校管理體制改革的推進，檔案資源的管理工作受到了很大的重視，傳統的“重保管輕利用”服務模式已不能適應當前的工作，高校檔案管理服務模式呈現出多元化發展的趨勢。傳統的高校檔案管理服務模式比較單一，被動式的管理模式已很難適應高效率工作的要求，遠遠不能滿足服務方式多元化的現實需要，這就為高校檔案管理服務模式的創新提供了可能。

三、信息時代創新高校檔案管理服務模式的對策

當前，如何對高校檔案管理服務模式進行創新以使檔案管理工作適應時代發展，實現服務理念向“以人為本”轉變顯得尤為重要。前文中，筆者闡述了信息時代高校檔案管理服務的特征及檔案管理服務模式進行創新的必要性，現就此提出創新高校檔案管理服務模式的對策。

1、信息時代大力提高高校檔案管理人員的綜合素質

要想對高校檔案管理服務模式進行創新，第一，必須提高高校檔案管理服務人員的素質。檔案管理人員自身素質的好壞決定了其創新精神的強弱。為了提高檔案管理服務人員的素質，筆者認為檔案管理服務人員必須在思想上及時更新服務理念，積極地“走出去”，樹立競爭意思，提高自己的思想覺悟，最終為高校教書育人工作做貢獻。第二，必須增強檔案管理服務人員的業務技能。在現今時代，高校在培養檔案管理人才時，要不斷培養人才的業務技能，使他們在應用信息技術、網絡技術以及多媒體技術等方面得心應手，這樣才能造就出一支具有創新精神的檔案管理服務隊伍。

2、信息時代積極創新高校檔案管理服務內容

高校檔案工作人員不能只是對檔案進行簡單收集，更要積極發揮主觀能動性，健全與完善高校檔案管理服務內容，將其推向更高層次發展。隨著高校檔案管理服務工作逐漸走上軌道，全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向即將成為主流。由于高校檔案最重要的一個價值就是被檔案使用主體使用，因此在對高校檔案管理服務內容進行創新時必須緊抓“利用”這一關鍵問題，加大檔案編研的工作力度，把相關的信息數據變成有益于教育教學或者行政管理的編研成果，爭取最大的效益。

3、信息時代勇于創新高校檔案管理服務方式

高校檔案管理服務人員在服務時必須轉變服務方式，由被動服務轉變為主動服務。信息時代的高校檔案單位不僅需要立足當下，更要面向未來。在管理體制方面要求建立一套便捷迅速、靈活科學的管理體制，在服務方式方面要求檔案工作人員服務方式多元化與高效化。對于檔案管理人員，則要求其具有強烈的參與意識，重視檔案管理工作，積極參與檔案管理一線活動，熟悉相關檔案管理流程，明了教職工與學生對檔案的利用，加強與其他檔案館的交流活動，搞好檔案資源合理配置以及資源共享工作；而對于檔案服務人員則要求其對檔案利用主體提供積極、主動、熱情的服務。

4、信息時代大力創新高校檔案管理服務手段

作為信息時代高校檔案管理服務模式創新的重要一環，對高校檔案管理服務手段的創新不可忽視。在檔案管理手段方面，要求積極由傳統的手工管理手段轉變為現代化管理手段。具體而言，高校檔案單位必須大力推進檔案信息化建設進程，將高科技應用到檔案管理中，從而逐漸形成以現代化管理手段為主，傳統的手工管理手段為輔的檔案管理手段；在檔案服務手段方面，則要求大力建設數字化檔案館以應對檔案利用主體數量的不斷增多，這也是現今信息時代的發展趨勢。針對高校檔案工作人員而言，就要積極運用網絡技術和計算機技術對檔案中的各種數據包括圖片、文字等進行處理，實現表現形式的多元化。這樣的數字化檔案館不僅可以實現海量存儲，更可以使檔案利用主體不受地域限制自由利用檔案資料，從而實現資料利用的最大化。

四、結語

信息時代，不斷發展的信息化手段使人類受益良多。作為社會主義文化建設的重要組成部分，高校檔案管理服務工作也受益頗多。為了發揮檔案資料在教育教學中的作用，更為了保障高校教學、行政工作的有效進行，高校檔案管理工作必須緊跟時代步伐、創新服務模式。

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（責任編輯：劉冰冰）