加快高校人事檔案管理信息化建設的思考

王馨苑

【摘 要】高校人事檔案是高校重要的信息資料庫，隨著知識經濟和信息化技術的不斷發展，傳統的人事檔案管理已經滿足不了時代的發展要求，高校人事檔案管理的現狀令人堪憂，人事檔案的信息化管理顯得尤為重要。本文將從轉變管理觀念、人事檔案管理規范化、加快人事檔案管理系統的開發、加強人才隊伍建設等幾個方面探討加快高校人事檔案管理信息化建設的措施。

【關鍵詞】高校人事檔案；檔案管理；信息化管理

0 引言

高校人事檔案是高校教職工的教學實踐、工作業績、科研成果等經歷的原始記 錄，是高校評定教師職稱、考核獎懲等的重要依據。高校人事檔案管理信息化是指將電子計算機和現代信息網絡技術應用于高校人事檔案管理活動中，為高校人事檔案信息的記載、存檔、檢索和傳輸等提供高效服務，真正實現高校人事檔案的資源共享和高效利用。受傳統管理模式的影響，現代高校人事檔案管理普遍存在以下亟待改進的問題：高校人事檔案管理意識淡薄，對人事檔案管理的重視程度不夠；檔案真實性得不到保障，人事檔案的管理缺乏規范化；人事檔案管理軟件開發和應用滯后；缺乏專業的檔案管理的高素質人才。隨著信息技術的廣泛應用，信息化管理也被越來越多的應用到高校人事檔案的管理中，其必要性和可行性也日益突顯。

1 加快高校人事檔案管理信息化建設的措施

1.1 轉變人事檔案管理觀念

很多檔案管理人員的檔案管理意識還停留在傳統的紙質檔案管理的層面，無法意識到信息化管理給檔案管理帶來的便利。現如今是知識經濟和信息技術發展的時代，人才檔案的信息量也在激增，這就需要信息化輔助紙質的檔案管理。相關領導首先要意識到高校人事檔案的重要性，加大對人事檔案信息化管理的投入，加大檔案管理專業人才的培養，為信息化管理提供有利條件。高校的檔案管理人員也要積極轉變觀念，樹立信息化服務的意識，不斷學習檔案管理系統，加強專業素養，利用信息化管理手段為高校人事檔案體系的不斷完善提供更專業的服務。

1.2 高校人事檔案管理規范化

要加快高校人事檔案管理信息化建設，除了樹立良好的意識，也要建立健全高校人事檔案管理的各項規章制度，這樣才能保障檔案管理的各項具體工作有法可依，使檔案管理活動更規范化，標準化。我們在建立檔案電子信息庫的時候一定要嚴格保證檔案的真實性、安全性和規范性，這是加快檔案信息化管理的前提，同時，我們也能利用信息化技術，及時更新數據庫信息，做好安全傳輸和人事檔案保密工作，從而保證檔案管理的規范化和動態化。

1.3 加快人事檔案管理系統的開發

隨著人事檔案信息量的不斷增加、不斷更新，高校人事檔案數字化管理系統將成為高校人事檔案管理的必經之路。首先，要保障基礎技術設施的健全完善，實現高校辦公自動化及政務公開化，為人事檔案管理信息化系統的應用打好基礎。高校可以通過局域網絡，建立高校人事檔案網絡化管理體系，實現信息資源共享。實現人事檔案信息的資源共享要特別注意查閱權限和管理權限的系統設置。在查閱權限上，要根據不同的用戶類別給予不同的查閱權限；在管理權限上，要按照系統管理員的級別和權限，設置不同的檔案修改、分類、傳輸等功能，以保證人事檔案的安全性和保密性。人事檔案管理系統的開發，同時要注重數據庫的更新，管理員要及時上傳人事檔案的更新信息，保證人事檔案的動態性和實效性，使人事檔案信息化管理更好地為高校人才隊伍培養和建設提供有利條件。檔案系統的開發可以在高校人才服務或者人才推薦上面進行創新性研究，改變以往人才數據庫單向查詢的局限性功能。為了體現高校人事檔案的服務性質，系統可以針對不同的人才類型匹配不同的崗位需求，幫助用人單位或者人才本身做一個雙向查閱或者選擇功能，這樣一來更能體現信息化管理人性化的一面。

1.4 加強檔案管理人才隊伍建設

高校人事檔案管理是一項專業性較強的工作，尤其是檔案管理從傳統的紙質管理向信息化管理轉型的時代，檔案管理需要專業性和技術性更強的高素質人才。要想加快高效人事檔案信息化管理的進程，就要在選人、育人方面加大力度。在選人方面，要注重選擇既有檔案管理專業知識又具備計算機技術應用能力的復合型人才。在育人方面，要加大人才技能培養的資金和設施投入，同時，要注重人才隊伍檔案管理意識的培養，不斷發揮人的主觀能動性，將高校人事檔案的管理推向信息化和便利化。

2 結語

加快高校人事檔案的信息化管理任重而道遠，我們既然能清醒的認識到目前我國大部分高校檔案管理存在的弊端，也深深明白推動高校人事檔案管理信息化的必然趨勢，就應該群策群力，不斷探討更多的有利于加快高校人事檔案信息化管理的可行性措施。文中提到的優化措施只是起到拋磚引玉的作用，希望更多的高校檔案管理人員能夠不斷完善專業技能，不斷學習數字化科學技術，更好地為高校人事檔案管理貢獻力量。

【參考文獻】

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[責任編輯：薛俊歌]