關(guān)于自來水總公司檔案管理創(chuàng)新策略研究

徐佳

摘 要：本文以自來水總公司的檔案管理為研究對象，文章分析了自來水總公司檔案管理的現(xiàn)狀，并且指出了自來水總公司檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了加強(qiáng)自來水總公司的檔案管理的創(chuàng)新策略，為提高自來公司的檔案管理效率提供建議。

關(guān)鍵詞：自來水總公司 檔案管理 問題 策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（b）-0156-01

1 自來水總公司檔案管理的現(xiàn)狀

廣東潮州自來水總公司主要經(jīng)營供水業(yè)務(wù)，是一家典型的國有中型企業(yè)，承擔(dān)著為市區(qū)居民供給自來水的重要任務(wù)，為潮州經(jīng)濟(jì)的跨越式發(fā)展提供了供水保障。自1971年以來，潮州市自來水總公司已經(jīng)下屬設(shè)有三家自來水廠，全市日供水能力由原來的29萬噸增加到44萬噸，有效地解決夏季用水高峰期市區(qū)供水緊張的問題，不過由于業(yè)務(wù)量巨大，要求自來水總公司能對自己的業(yè)務(wù)有效地管理，因此自來水總公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業(yè)務(wù)。公司檔案立卷的主要內(nèi)容一般包括：第一，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的相應(yīng)的法規(guī)命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統(tǒng)計年報表、預(yù)決算方案以及其它規(guī)章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復(fù)；第三，公司同相應(yīng)單位的業(yè)務(wù)來往信件、協(xié)議合同等；第四，公司黨政會議的實(shí)時記錄、紀(jì)要、決定以及相應(yīng)的規(guī)章制度；第五，公司制定的計劃方案、統(tǒng)計報表、預(yù)決算記錄以及工作總結(jié)；第六，公司各種專業(yè)會議的記錄、文件、會議總結(jié)紀(jì)要以及相應(yīng)的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當(dāng)前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設(shè)的加快，公司檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，引入了計算機(jī)檢索，工作效率大幅度提升。

2 自來水總公司檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料信息不全面

檔案資料必須做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和準(zhǔn)確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業(yè)務(wù)記錄填寫準(zhǔn)確度低，原始文書檔案的數(shù)據(jù)有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化程度低且缺少統(tǒng)一管理

自來水總公司業(yè)務(wù)范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負(fù)責(zé)的地下管網(wǎng)信息、設(shè)備信息、用戶信息，為公司業(yè)務(wù)的順利展開提供準(zhǔn)確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務(wù)水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統(tǒng)計利用過程出現(xiàn)步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設(shè)計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，公司下屬的分公司之間的檔案缺乏統(tǒng)一管理，許多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態(tài)，公司需要對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，形成生產(chǎn)、運(yùn)行、收費(fèi)以及用戶服務(wù)一體的專業(yè)系統(tǒng)。

3 加強(qiáng)自來水總公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 重視自來水總公司檔案管理

自來水總公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實(shí)現(xiàn)責(zé)任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責(zé)任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時更新?lián)Q代，配備掃描儀、計算機(jī)、防磁柜等先進(jìn)的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新?lián)Q代，引入先進(jìn)的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水總公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計思路先進(jìn)、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機(jī)電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案，其運(yùn)行中的各個參數(shù)都能通過電子檔案實(shí)時查詢核對，公司對該設(shè)備的運(yùn)行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規(guī)模的不斷擴(kuò)大，自來水總公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設(shè)計檔案資料，這些可靠的技術(shù)參數(shù)檔案能為再次供水工程的施工設(shè)計提供準(zhǔn)確參考，從而節(jié)約設(shè)計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強(qiáng)自來水總公司的檔案安全管理

由于自來水總公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設(shè)，在這個過程中需要我們注意提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設(shè)備參數(shù)、方案信息、預(yù)決算、流程圖、用戶信息等數(shù)據(jù)都必須按照內(nèi)部文件信息進(jìn)行權(quán)限歸檔，公司涉及的業(yè)務(wù)相關(guān)信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進(jìn)先關(guān)計算機(jī)安全技術(shù)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，提高檔案管理的安全性。

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