實驗室生物安全管理體系的文件化

陳省平， 藍秀健， 彭 毅

(中山大學中山醫學院，廣東 廣州 510080)

0 引言

實驗室生物安全是指通過制定和執行管理制度、標準操作規程，設計、建設符合規范的實驗室，配備合乎標準的安全設備和個人防護裝備，防止實驗室內操作的病原微生物傳染給操作者、其他人群并播散至外環境。具備上述條件的實驗室稱之為生物安全實驗室[1]。隨著生命科學和生物技術的發展，實驗室生物安全日益受到人們的關注[2-3]。現以生物安全三級實驗室(BSL-3實驗室)為例，探討生物安全管理體系建設中的文件編碼方法，以期分享我們的做法和體會。

1 實驗室生物安全管理體系的構建

生物安全管理體系是指為實施生物安全及質量管理所需的組織結構、程序、職責、過程和資源[4]。根據相關法律法規的要求，實驗室生物安全管理實行法人責任制及實驗室主任和項目責任制[5-6]。要建立由本單位最高管理者為主任的生物安全委員會，其任務是審議實驗室管理規章制度，對本實驗室所操作生物因子的生物危險程度進行評估，審查和批準在實驗室開展的實驗項目，審查操作程序，監督和檢查有關法規和操作規程的執行情況、審查突發事故應急預案，對實驗室事件進行評估，提出處理和改進意見，對實驗室人員實施醫務監督等工作。生物安全管理體系既要滿足實驗室生物安全相關法規的要求，又要滿足實驗室認證、認可機構、法定管理機構的要求，還要考慮與其他體系兼容，應是一個多方位相互相容的管理體系。

構建生物安全管理體系，就是將生物安全管理納入制度化、標準化、規范化的軌道，即實現管理體系的文件化。因此，編寫文件是構建生物安全管理體系的重要環節[7]。根據不同體系文件的特點，生物安全三級實驗室將之分為四個層次:①“管理手冊”，是生物安全管理方面的綱領性文件，描述本單位在生物安全管理方面的宗旨和方向;②“程序文件”，是管理手冊的細化和展開，描述做什么、為什么要做、誰來做、何時做、何地做、如何做等內容;③ 說明及操作規程，進一步規定和闡述在程序文件還不能完全描述清楚的事情，包括“安全手冊”、“風險評估報告”和“操作手冊”，使實驗室每項工作的程序都得到細化，具備可操作性;④“表格記錄”，包括記錄、表格等證實性文件。

生物安全管理體系文件是描述管理體系的一整套文件，是開展各種生物安全活動的依據，具有法規性、唯一性和適用性。各層的文件多達幾十個，如何建立一套科學的、又簡明易懂的編碼方法來編排體系文件，使體系文件自上而下，層次更為清晰，在內容上既符合了相關的法規、標準和技術規范，又能通過文件編碼來滿足實際工作中快速查閱的需要顯得尤為重要。

2 管理體系文件的編碼方法與改進

2.1 原體系文件編碼方法

文件編碼由英文字母、羅馬數字、阿拉伯數字組成，分別構成并代表“機構代碼”、“文件級別”、“文件順序號(分序號)”及“版號”，見圖1，其中文件分序號只在第三層文件中出現。以第一層第一個文件“SYSUB3-I-01-E”為例，其中“SYSUB3”代表機構代碼“中山大學BSL-3實驗室”、“I”代表此文件級別為第一層《管理手冊》、“01”代表此文件順序號(即為管理手冊的第1個文件)、“E”代表此文件修訂的版號(即為第五版)。以此類推，第二層文件是程序文件，其第1個文件編碼為“SYSUB3-II-01-E”;第三層文件為說明及操作規程類文件，包括安全手冊、設備設施安全操作標準規程、病原微生物相關實驗技術標準操作規程、風險評估報告、化學品安全數據單、消毒滅菌手冊、后勤保障安全手冊、動物實驗標準操作規程手冊、系統操作標準等文件，按“文件順序號”將之依次編號為SYSUB3-Ⅲ-01-E、SYSUB3-III-02-E、……，其中標準操作規程和風險評估報告兩類文件按“文件分序號”細化文件，如實驗動物的采購與驗收程序編號為“SYSUB3-III-09(01)-E”、實驗動物及其輔助物品進出實驗室程序編號為“SYSUB3-III-09(02)-E”。

圖1 舊版編碼規則(其中“文件分序號”僅出現在第三層文件)

2.2 原編碼方法的不足之處

(1)第一層、第二層、第四層的文件層內不能分類。以第五版第一次修訂的第四層“記錄表格”為例，共有83個表格文件，按文件順序號編碼為“SYSUB3-Ⅳ-01-E”至“SYSUB3-Ⅳ-83-E”。若要在中間增減某一個文件時，該文件序號后面的所有文件編碼將隨之而變，由于記錄表格關聯著第一、二、三層中的相關文件，因而各層文件也將相應隨之改動，不僅工作量大，且容易出錯。

(2)第三層文件的層內文件分類不統一。第三層包括安全手冊、設備設施安全操作規程、病原微生物相關實驗技術操作規范、風險評估報告、化學品安全技術說明書、消毒滅菌手冊、后勤保障安全手冊、動物實驗操作規程、系統操作標準等文件，其中設備設施安全操作規程、病原微生物相關實驗技術操作規范、風險評估報告和動物實驗操作規程手冊進行了層內分類，但安全手冊、化學品安全技術說明書、消毒滅菌手冊、后勤保障安全手冊等文件則沒有進行層內分類，文件層次不整齊，容易產生混淆，改版修訂過程中易出錯。

(3)未能體現同一版的第幾次修訂。如我們曾于2008年5月發布了第二版第1次修訂版，2009年2月又進行了第二版第2次修訂，但兩次修訂的第一層文件編號都是“SYSUB3-I-01-B”，不能體現其前后差異。

2.3 文件編碼方法的改進

(1)各層文件統一增加“層內分類號”。第一層文件分為四類:實驗室生物安全通用要求、病原微生物實驗室生物安全管理條例相關要求、實驗室應急處置預案、附錄，依次編碼為SYSUB3-I-A00-E2、SYSUB3-IB00-E2、……、SYSUB3-I-D00-E2，各類文件按“文件順序號”編碼控制;第二層文件分為兩部分:安全管理與持續改進程序文件、實驗活動與應急預案程序文件，對應編號為SYSUB3-II-A00-E2和SYSUB3-II-B00-E2，各部分文件按“文件順序號”編碼控制;第三層文件分為三大類:安全手冊、風險評估報告和操作手冊，對應編碼 為 SYSUB3-Ⅲ-A00-E2、SYSUB3-Ⅲ-B00-E2 和SYSUB3-Ⅲ-C00-E2，各大類文件按“文件順序號”和“分序號”編碼控制;第四層文件分為五部分:文件管理與控制、人員培訓與管理、設備與設施運行、消毒與廢棄物監控、菌(毒)種及化學品管理、實驗活動與運行、安全管理與改進，對應編號為SYSUB3-IV-A00-E2、SYSUB3-IV-B00-E2、……、SYSUB3-IV-G00-E2，各部分文件按“文件順序號”編碼控制。

(2)第三層文件統一規范“文件分序號”。通過“層內分類號”將第三層所有文件劃分為安全手冊、風險評估報告和操作手冊三大類。通過“文件順序號”將《安全手冊》分為七部分:快速閱讀文件、實驗室生物因子的生物危險、消防電氣與化學品安全、人流與物流、消毒滅菌、后勤保障、化學品安全技術說明書，對應編 號 為 SYSUB3-III-A01-E2、SYSUB3-III-A02-E2、……、SYSUB3-III-A07-E2，各部分文件進一步按“文件分序號”編碼控制;按不同病原微生物，通過“文件順序號”將”風險評估報告“分為若干部分，各部分文件進一步按“文件分序號”編碼控制;按操作規程類別和不同病原微生物，通過“文件順序號”將《操作手冊》分為實驗室系統操作、設備設施安全操作、動物實驗標準操作、以及各病原微生物相關實驗技術標準操作等若干部分，各部分文件進一步按“文件分序號”編碼控制。在上述編碼中，“文件順序號”代表第幾章，“文件分序號”代表第幾節。

(3)增加“版本修訂號”。以“SYSUB3-Ⅲ-C02(01)-E2”為例，“Ⅲ-C02(01)”代表是第三層的第三類文件“操作手冊”中的第2章“設備設施安全操作規程”的第1節“BAKER SG403/430TX生物安全柜標準操作規程”文件，“E2”代表文件版號是第五版第2次修訂。

(4)改進后的文件編碼規則。改進后的文件編碼規則見圖2。

圖2 改進后的文件編碼規則(其中“文件分序號”僅出現在第三層文件)

3 分析與討論

對現有實驗室生物安全事故分析表明，超過90%的事故是由于管理問題所導致，建立系統的實驗室生物安全管理體系是保證實驗室安全不可缺少的手段[8-9]。實驗室生物安全管理體系的建立，就是要建立一個文件化的生物安全管理體系。任何管理體系的建立，首先是管理的文件化。“寫你應做得，做你所寫的，記你所做的”是管理體系建立的基本原則[10]。BSL-3實驗室通過管理體系文件的編碼方法與改進，使實驗室生物安全管理體系更加體現了系統協調性、依法合理性、適用性和可操作性。

3.1 系統協調與層次性

在編碼規則的有效控制下，文件化的實驗室生物安全管理體系自上而下更具系統觀念(見圖3)。原來的體系文件是一套18本，運用新編碼后為6本，修改后的體系文件可閱讀性增強，且易于快速查找相關文件資料。中山大學BSL-3實驗室針對管理體系中的要求和規定，系統地制定出程序、說明及操作規程。不同的體系文件在體系運行中所處的地位和所起的作用不同，各層次之間突顯了上層是指導性文件，下層是上層的支持性文件，上指導下，下服從上，它們之間相互銜接、相互依賴、相互配合、相互促進和相互制約，形成了具有一定活動規律的有機整體，通過體系文件架構對全部因素進行有效控制，并相互協調。

圖3 管理體系的文件架構

3.2 依法合理與適用性

依據《實驗室生物安全通用要求GB19489-2008》、《實驗室生物安全認可準則CNAS-CL05:2009》和國務院《病原微生物實驗室生物安全管理條例》的要求[11-13]，結合本實驗室的具體情況，編寫實驗室生物安全管理體系文件。通過文件編碼規則的控制，使得各層文件可按分類編排及修訂各部份內容，顯得得更為合理，更具科學性。編制的體系文件可根據文件的順序號及分序號來快速查閱各文件內容，在實際運行過程中能更快捷查閱、修改、補充和完善相關標準規程的制定。中山大學BSL-3實驗室針對大部分實驗人員是兼職、教授們既要講課又要承擔科研課題等具體情況，編制出更具適用性的體系文件，在確保第一安全負責人、安全監督員、試劑樣本保管員、設備設施運轉管理員、文件保管員等相對固定的前提下，成功建立了以項目組為單元的實驗室運行模式，按不同高致病病原微生物設置的項目負責人同時擔任相應技術負責人和生物安全負責人。

3.3 可操作性與見證性

體系文件作為客觀證據向管理者、相關方、第三方評審機構，證實本組織實驗室生物安全管理體系的運行情況，說明本組織的危險因素已被識別、評價并得到控制，有關實驗活動的程序已被確定，并得到批準和實施，有關實驗活動處于全面的監督、監控之中，實驗室生物安全的績效得到證實，持續改進的方針能夠得到貫徹[14-15]。根據新的編碼方法修訂文件體系時，把原有文件體系中重復敘述或敘述不清的內容進行刪除、合并、拆分，并結合實際工作把文件進行重新分類，整體文件追溯性強、可操作性強。以第四層文件“表格記錄”為例，它是日常監督、質量記錄等的具體證實性文件，修訂后的“表格記錄”更利于具體實驗活動的實施、檢查、記錄和追溯。以往新增減某個記錄表格，其后面的文件編碼全部都會有變化，因而產生的修訂工作涉及整個體系文件，工作量大且容易出錯，將“表格記錄”分為七類以后，增減某個記錄表只需相應地修訂其中一類表格即可。還可根據文件編碼追溯前三層文件中對應記錄表格的相關內容，在增加或刪改表格時更為快捷和統一，操作更為簡便。

4 結語

優良的生物安全三級實驗室的管理要在實踐中持續改進，不斷完善生物安全管理體系，保證管理體系文件能正常運行，才能徹底消除生物安全隱患，避免生物安全事故的發生。綜上所述，中山大學BSL-3實驗室結合自己實驗室實際情況，通過創新地提出一套較為完善的，表達層次清楚，既簡明易懂又便于快速查找的體系文件編碼方法，并利用此新的文件編碼方法對原管理體系文件進行修訂，完善了生物安全管理體系文件，規范了生物安全相關工作，使我校實驗室生物安全管理上了一個發展新臺階，變得更為科學化、規范化、可操作化。

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