淺談如何做好地震應急檔案管理工作

胡艷艷+張元芳

地震以其突發性和巨大破壞性給人類生存安全、社會經濟發展和社會穩定帶來嚴重危害。高效有序的地震應急行動對于減少和避免人員傷亡，降低經濟損失，維護社會安定具有至關重要的作用。而地震應急檔案是記錄地震應急工作的信息載體，是順利開展應急工作的數據保證，加強地震應急檔案的管理，是關乎地震應急工作是否能順利開展的關鍵。

1.地震應急檔案的概念

地震應急檔案是地震發生過程中所形成的所有文件的集合，是認識和把握地震及地震工作發展規律的鑰匙，地震應急檔案管理工作是反映地震事件歷史真實面貌的重要事業。地震應急檔案把往復不斷的現象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象、準確尋找地震發展規律的可靠依據。

2.地震應急檔案的特點

2.1廣泛性

從內容上講，地震應急檔案包括在地震應急工作中形成的各種文書檔案以及圖紙類科技檔案，因此，它不是檔案的一個分類，而是在地震管理中某一個管理事件所產生的各類檔案的集合；從載體上講，地震應急檔案包括地震應急工作中所產生的有價值的所有紙質檔案、照片、影片、錄音錄像等聲像檔案、電子檔案以及獎狀等實物檔案。

2.2復雜性

眾所周知，地震事件的發生涉及社會生活和經濟生活的方方面面，它是人類和自然發生關系在某一個時間點上的激烈且突出的表現。因此，地震應急活動中必然會產生涉及自然科學和人文科學的多領域、多學科的專業知識。加之不同類別的檔案都有其特殊的管理方法和管理要求，不同載體的檔案由于其記錄檔案信息的性質不同，也會采取不同的管理方式。從這一點來講，地震應急檔案的管理十分復雜，它給地震檔案應急人員提出了許多挑戰。

2.3動態性

隨著地震應急工作的進展，在每個時間段上都會產生不同的工作信息，工作動態的編寫是對這一過程最有效的記錄。在地震應急工作中，每天都會產生大量來自于地震應急協調單位報送的各種工作動態，如何從紛繁復雜的信息中提取最有價值的內容歸檔，既能為當下的應急工作的決策提供參考和幫助，也為日后保存歷史記錄提供依據，這是檔案人員必須首先考慮的問題。

2.4層次性

一次具體的地震應急工作可分為不同行政級別和不同決策層次的信息，處在不同行政級別的人員各司其職，需要做出不同層次的決策，由此產生不同層次的信息，這些信息以文字的形式記錄下來，最后歸檔，從而形成地震應急檔案。這種決策一般分為戰略、戰術和作業三個級別。與之相對應，應急檔案也分為戰略級、戰術級和作業級三個級別。據此，應急檔案管理人員需要明確區分不同層次檔案的重要性，仔細分析不同重要性的檔案，正確劃分歸檔范圍。按常理說，戰略級的文件信息最為重要，劃入歸檔范圍的檔案數量也應該最多，但也不應該忽略戰術性和作業性文件，因為往往最真實最寶貴的檔案信息就產生于最基層的應急工作中。

3.地震應急檔案的重要作用

地震應急檔案具有其特殊功能，在應急管理工作中具有其他文獻所不能代替的作用。這主要體現在兩個方面：憑證作用和參考作用。

3.1憑證作用

地震應急檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依憑，認定法律權利、義務與責任的證據。從這一點上看，地震應急檔案具有它做為檔案的一般共性。

3.2參考作用

地震應急檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。由于這種檔案是在地震發生的過程中自然而然形成的，加之內容豐富，所以這種參考作用具有很好的可靠性和廣泛性。各種實際行動層面上的應急工作構成了地震應急最基本的工作面，各類專業的應急人員在發揮自己專業知識的同時，必須要以一系列的地震應急檔案做為參照和準繩。這些檔案既包括來自地震指揮部的指揮協調信息，也包括應急現場工作隊的救援信息和調查信息。

4.加強地震應急檔案管理工作的有效途徑

4.1將地震應急檔案管理工作寫入地震應急預案，并強調其重要性

地震應急預案是指在預防為主，防御與救助相結合的防震救災工作方針指導下事先制定的，在地震即將發生或突然發生時，政府部門和社會采取緊急防災和搶險救災的行動計劃。地震應急預案是指導地震應急工作的總綱領，在地震應急管理工作中具有非常重要的指導性作用。地震應急檔案及其管理工作要得到重視，首先要在制度上加以強調，制度的保證是該項工作得以開展的重要基礎和后盾。

4.2在應急檔案管理之初就引入“前端控制”理念

對于應急檔案工作而言，要同時引入檔案管理學中“前端控制”概念，在地震應急預案制定之初和地震應急的各類文書檔案和科技檔案產生之初，就要樹立和提高應急人員的檔案意識，有效立卷，為之后的歸檔工作打好基礎。應急檔案前端控制將文件與檔案的運動視為一個系統，以整個系統的管理為目標對應急檔案進行不同階段的管理，避免低劣的文件管理質量，使最終歸檔的文件質量達到最優化，確保地震應急檔案最大限度的完整、真實和有效。

4.3 制定地震應急檔案管理規范

制定地震應急檔案管理規范，既要符合國家文書檔案和科技檔案管理規范的總體要求，符合國家檔案法的相關規定。同時，也應該根據地震檔案在專業上的特殊性，因時因地體現地震管理工作的相關特點。制定的內容切記大而無用，空而無用，一定要體現對地震應急檔案實際管理工作的指導性。

4.4 加強地震應急檔案的具體整理工作

地震應急檔案主要分為文書檔案和科技檔案。首先，對于文書檔案而言，按部門將文件歸大類，然后在各個部門的大類中按文種分二級類，最后在不同的文種中按照發文時間的早晚，發文早的放下，發文晚的放上。同時，在排序的過程中完成重件的剔除工作，剔除的文件按要求進行后期的處理，該粉碎的粉碎，該另行處理的另行處理。在整理完一個單位的所有文件后，及時在上面用標簽紙標明這卷文件的所屬部門及其他相關情況，便于以后的查找利用。其次，對于科技檔案而言，主要體現為各類圖紙。先按照圖紙的類別將其分類，然后在每一類里再按成圖時間依次排列。

4.5 加強地震應急人員中檔案管理人員的配置

把檔案管理人員納入地震應急隊伍是加強地震應急檔案管理的重中之重，這種機制為地震應急檔案的管理提供人員保障。地震系統的檔案管理人員既熟悉本系統內部的工作特征，又具備良好的檔案管理的工作經驗和檔案管理的基本理論知識，所以，本系統的檔案管理人員應該加入地震應急隊伍。此外，檔案管理人員平時還應該發揮自己的主觀能動性，加強地震應急各種知識的學（下轉第52頁）（上接第50頁）習，強化檔案管理同地震應急工作相結合的各種訓練，以備地震來臨之時能迅速到崗，迅速開展地震應急檔案管理的各項工作。

4.6 加強地震應急檔案計算機系統的建設

隨著信息技術的迅速發展，信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快，應急檔案管理也應該實現電子化和數字化。應急檔案管理系統，是指把紙質應急檔案信息錄入電腦，在電腦中構建檔案數據庫，并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便工作人員的查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規范和有效的管理。檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將在地震發生過程中形成的傳統紙質文書檔案、科技檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，在遵循本單位相關保密制度的前提下，通過計算機網絡設備的傳輸，實現有一定保密限制條件下的信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率。

地震應急檔案數據庫系統應在平時就建設完畢，并定期維護。當地震發生時，應急檔案管理人員應該在紙質檔案產生的同時，同步在地震應急檔案數據庫系統中錄入相關信息，以實現“雙套制”的保管方案。前者主要為了保存歷史，后者只要為了方便查找利用，提高整個地震應急工作的效率。

基金項目：甘肅省地震局地震科技發展基金2013M02，地震預測研究所基本科研業務費專項：2012IESLZ05

（作者單位：甘肅省地震局）endprint