基層檔案管理工作存在的問題及對策

盧艷麗+楊林書

基層檔案管理指的是基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心，通過科學合理的方法進行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護等工作。在實踐中，基層檔案管理工作依然存在諸多問題與缺陷，表現為基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠、依法治檔觀念較為缺乏以及檔案管理人員專業素質不夠、檔案管理能力不足等，現就此類問題對如何加強與完善基層檔案管理工作的策略談幾點看法。

一、當前我國基層檔案管理工作存在的問題

第一，基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對檔案管理工作不夠重視，過于關注經濟、科技等直接效益和物質效益，而忽視了檔案管理工作的間接效益、社會效益。一些基層單位沒有擺正檔案管理工作的位置，檔案管理人員服務態度散漫、敷衍塞責，檔案存放庫房混亂不堪、諸多有價值的檔案資料隨處擺放，這些都是長期阻礙我國基層單位檔案管理工作健康、成熟發展的不利因素。更有甚者，一些村級單位和民辦企業甚至沒有建檔意識，檔案管理機構形同虛設。

第二，基層單位依法治檔觀念較為缺乏，使檔案管理工作的開展受到阻礙。盡管我國在1987年就已出臺《檔案法》，但是一些基層單位尤其是少數民族地區、偏遠貧困山區對《檔案法》的認識不足，依法治檔觀念不夠深入人心，違反檔案法的行為層出不窮，造成許多有歷史價值和社會價值的檔案材料的遺失與損毀。

第三，基層單位檔案管理人員專業素質不夠，檔案管理能力不足。當前，我國政府機關、高等院校以及大型企事業單位普遍配備有專業素質過硬的檔案管理人員，而在一些基層單位中存在著檔案管理人員數量不夠、專業素質較差、檔案管理能力較低等情況，甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調劑上崗，對于檔案整理、歸檔、查找、維護等業務一知半解，僅僅充當著資料保管員的角色。

第四，基礎單位檔案管理資金不夠、設施較差。許多基層單位由于欠缺開展檔案管理工作的經費，出現了檔案庫房設施陳舊、防霉防潮等檔案維護體系不健全等情況。甚至一些基層單位將檔案庫房與行政人員的辦公室合并以節省開支，這樣不僅不利于檔案管理工作開展，同時也影響檔案安全性及保密性。

二、加強基層檔案管理水平的措施

針對基層檔案管理工作中存在的問題，筆者認為有必要提出一定的完善措施，包括政府機關加大宣傳及監督力度、嚴格落實依法治檔的理念、健全基層檔案管理機制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度以及逐步實現檔案管理電子化、信息化，從而切實提高我國基層檔案管理水平，使基層檔案管理工作健康、有序發展，現具體闡述如下：

第一，加大宣傳及監督力度，增強基層單位檔案管理意識。針對當前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況，應加大檔案管理工作的宣傳力度及監督力度，通過報紙雜志、電視廣播、微博微信等多種形式宣傳加強基層檔案管理工作的重要性及迫切性，同時通過行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開展，使基層單位重視檔案管理工作，從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。

第二，嚴格落實依法治檔的理念，對違反《檔案法》的行為予以追責。在實際工作中，基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規及規章制度，積極貫徹落實依法治檔的理念，依照法律規定及法律程序進行檔案管理工作。此外，上級檔案管理部門也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作，對違反《檔案法》的行為進行追責，確保基層檔案管理工作在法律的軌道內開展。

第三，健全基層檔案管理機制，程序化開展工作。在基層檔案管理工作中，必須建立一套體系完整、科學合理的管理機制，明確并細化各工作人員的職責，制定規范化的檔案管理流程，包括檔案的建立、維護、查找、利用以及交接等，并將檔案管理工作流程公示宣告，以便相關人員工作的開展。

第四，加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度，增強專業素質及管理能力。當今社會是一個瞬息萬變的社會，檔案科技化、信息化的時代已經到來，檔案管理方式、方法也必須不斷更新，這對檔案管理人員提出了新的要求。由此可見，必須積極提高基層檔案管理人員專業知識及專業技能。具體而言，一方面可以鼓勵檔案管理人員參加函授學習，另一方面必須加大上崗培訓力度，如安排其至高等院校、大中型企事業單位進行短期培訓等。在加大培訓力度的同時，積極做好職務評聘工作，堅持持證上崗制度，切實提高檔案管理人員素質。

第五，加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項經費。一定的資金支持是做好基層檔案管理工作的物質保障，加大資金投入不僅可以改善檔案管理設施，而且對于改善檔案管理人員工資待遇，發揮其主觀能動性大有裨益，同時還可以積極推進檔案科研工作進程，提高檔案管理水平。

第六，逐步實現檔案管理電子化、信息化，適應時代發展需求。隨著以計算機技術為核心的信息時代的到來，文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯，檔案信息化的進程進一步加快。當前，在基層檔案管理工作中，必須以科學規范的紙質檔案制度為基礎不斷向電子檔案機制發展，做好專業素質過硬的人才儲備工作以及建設電子檔案所需設施的配備工作，同時要加強檔案管理的業務指導工作，確保基層檔案管理工作高效、有序開展。

第七，多角度綜合利用檔案，為領導決策、業務開展提供信息參考。為了促進基層檔案管理工作的可持續發展，在具體工作中，必須做到以下幾點：首先，對檔案進行普查，剔除重復檔案，提高檔案管理效率。其次，對檔案進行重新組合，對內容繁雜、組卷過厚的檔案進行重組，將互有關聯的檔案文件相互組合，對無頁碼、無目錄、無標題的“三無”檔案補充填寫，確保檔案的規范化、合理化。再次，規范檔案題名，以統一標準對檔案進行命名，積極提高檔案檢索的查準率，防止檢索時識別不清、“題”不對“案”的情形出現。最后，根據工作需要，具體情況區別對待，積極豐富基層檔案檢索方式，編制多元化的檢索手段，例如制定全宗卷、案卷目錄、匯編、全引目錄、專題目錄、著錄卡片等多種檢索方式。在對現有檔案進行整理歸檔時，以方便檢索為目的、以規范檔案為重點，運用多元化方式開展基層檔案管理工作，切實為領導決策以及業務開展提供信息參考。

三、結語

盡管基層檔案管理工作促進了我國各項事業的發展，但是在實踐中還是存在著一定問題，對此，筆者認為，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業素質及管理能力，加大檔案管理專項經費投入，實現檔案管理電子化，從而積極適應時代發展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發展，檔案管理事業必將更加有序、健康發展。

（作者單位：平山縣政府辦公室）endprint