以項目促發展 向智慧型檔案館邁進

張建偉+紀雅茹

近年來，石家莊市檔案局以改革創新的精神積極探索新形勢下檔案信息化工作的新思路、新途徑，以實現資源數字化、管理科學化、業務網絡化為目標，建設了基于局域網面向檔案館工作人員和來館查檔人員的館內檔案利用服務平臺、基于石家莊市電子政務網面向立檔單位的數字檔案數據中心共享平臺、基于互聯網建設的面向廣大社會公眾的檔案信息網站。隨著電子政務建設向縱深發展，電子文件和數字檔案數量快速增長，檔案管理已經步入云存儲時代。傳統的檔案工作方法和思維方式面對新的機遇和挑戰，正在逐步向提高信息化程度和網絡依存度靠近，綜合檔案館急需解決數字檔案的網上采集、各種傳統載體檔案數字化、數字檔案海量存儲、檔案在線利用等關鍵問題。

石家莊市檔案局在這方面做出了大膽的嘗試，在綜合分析全市檔案信息化建設水平和電子政務技術環境的基礎上，提出了建設數字檔案管理和信息共享的《區域性數字檔案數據中心》項目，被河北省檔案局確立為2014年度河北省檔案科技項目，并列入國家檔案局科技項目計劃，目前系統開發工作已經全面展開。開展《區域性數字檔案數據中心》項目建設，是適應信息社會要求，完善政府網絡工程體系，拓寬檔案信息利用渠道的必然選擇。項目構建靈活、方便、大容量的數字檔案智慧平臺，以實現全市區域性檔案數據信息資源的集中共享和跨館查檔為目標，拓展檔案館的信息服務方式，促進檔案深度開發和廣泛利用，為市、縣兩級檔案館和市直機關提供全方位、全天候的網上利用和相互查閱服務，實現檔案管理方式和檔案價值的全面提升。

一、提升融合，建設區域性數據中心

近年來，石家莊市檔案信息化、數字化建設步伐不斷加快，電子化形式的記錄越來越多，產生的大量電子文件正成為新生檔案的主體。但在實際檔案管理工作中各單位普遍存在“重紙質輕電子”的現象，對電子文件歸檔重視程度不高，難以獨立實現歸檔電子文件的專業化管理；由于電子文件存在易更改、易流失、非直讀等多方面的缺陷，使其管理工作面臨諸多難題。一方面，機關無紙化辦公和電子政務快速發展形成的大量電子文件，需要借助系統平臺及時歸檔成為電子檔案，完善檔案信息資源的歸檔、查詢、利用服務。另一方面，電子文件歸檔簡便而安全的方式是依托電子政務內網，建設數字檔案數據中心，在線移交和接收各單位需歸檔的電子文件，實現電子檔案采集、海量存儲、查詢利用等電子文件信息資源的集中共享、區域共享、社會共享。從而解決電子文件及時歸檔和安全管理問題，改變電子文件的無序管理和自然消失的現狀，及時、有效地接收立檔單位每年產生的大量電子文件，保障歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性與存儲安全，促進檔案管理與信息化的深度融合勢在必行。因此，有必要統一接收和集中管理各類電子文件和數字檔案，推進電子政務建設的可持續發展及社會記憶的長久留存。

數字檔案資源建設是數字檔案館建設的核心內容，也是一項經常性的業務工作。石家莊市檔案館完成了館藏利用率高、涉及民生的74個全宗檔案的數字化任務，建立了機讀目錄數據庫和原文數據庫，錄入文書檔案、照片檔案、圖書資料等目錄200多萬條，掃描原文1000余萬幅，數字檔案資源日益豐富。要實現全部館藏檔案數字化的目標，檔案館不但要解決資金短缺、工作量大、人員不足等現實問題，而且要面對每年新接收入館紙質檔案數字化加工的巨大壓力。為此石家莊市檔案館在加快館藏檔案數字化進程的同時，按照“存量數字化、增量電子化”的思路，積極推進原生電子文件的歸檔接收工作。2012年10月，中共石家莊市委、石家莊市人民政府印發了《關于進一步加強檔案工作的意見》，意見中特別提出“從2013年起，市直各部門、市屬各單位在向市檔案館移交檔案時，同時移交紙質、電子兩種檔案。這就需要一套能夠集成檔案管理、在線移交、資源共享、安全存儲等多功能的數字檔案綜合管理系統，為電子檔案網上 “落戶”檔案館搭建平臺。

《區域性數字檔案數據中心》項目有助于加快檔案資源數字化、傳輸網絡化、信息共享化、檢索便捷化，充分發揮檔案的公益性信息服務作用，是提高檔案部門管理效率，增強為民服務水平的重要舉措。石家莊市檔案局堅持統籌規劃、突出重點、分級建設、集中管理、安全保密的原則，從抓好館藏資源數字化入手，大力加強全市檔案信息化建設。但是，各單位檔案室和各縣（市）區檔案館由于資金投入不足、技術力量薄弱、軟件管理不統一等因素，導致檔案信息化發展水平不均衡，缺乏全市范圍內的數字檔案網絡化綜合管理和應用，致使檔案信息化價值無法充分顯現。最有效的解決方案就是依托電子政務內網整合全市檔案信息資源，形成規范化、多層次的網絡體系，借助網絡化檔案管理平臺建設數字檔案數據總庫，進行檔案數據的上傳、移交和查詢，增強數據存儲備份的安全性，實現區域性檔案信息資源的集中共享，促進檔案深度開發和廣泛利用，提供全方位、全天候的網上查閱利用服務，全面提高查檔和辦公的效率。

二、找準定位，明確項目建設任務目標

《區域性數字檔案數據中心》項目以實用為目的，依托電子政務網研發一套綜合管理系統，解決網上數字檔案采集、各種傳統載體檔案數字化、數字檔案云存儲、檔案在線利用、檔案數據移交接收等關鍵問題，實現在線移交、接收和管理各單位需歸檔的電子文件。檔案館通過系統平臺可以要求和控制接收各單位的檔案類別，對數據移交后進行編目整理和數據質檢，確保接收的準確性，最終實現電子檔案的網絡應用。同時建設同一平臺下包括市直各單位電子文件（檔案）原文和市、縣兩級檔案館文件級機讀目錄在內的數據中心，借助應用系統進行檔案數據的上傳、移交和查詢，切實增強大數據存儲備份的安全性，拓寬檔案信息利用渠道，實現跨館查檔和全市區域性檔案信息資源的集中共享。

項目開發為了滿足目前檔案管理需要，采用新技術，著眼于今后技術發展方向，符合國家信息化和檔案行業相關標準。以面向未來、長遠發展的眼光，整體規劃，分步實施，逐步構建先進、實用、嚴謹、高效的檔案管理系統。設計針對性強，采用便于操作的程序模塊，積木式構造檔案管理系統。各子系統可以集成管理，也可以獨立使用。諸多子系統面向非計算機專業的檔案管理人員，力求界面直觀、可視性好、操作簡便、易于掌握。endprint

三、精心設計，開發功能實用的系統平臺

項目設計先進，符合國家相關標準。數據加工系統嚴格按照紙質檔案數字化技術規范設計，為加工質量提供了保障。網絡平臺、系統平臺、數據庫平臺及設備采用主流成熟適用的技術和產品。

項目具有全方位解決檔案管理中各種信息處理的能力，易于維護、易管理、易操作，便于擴充和升級。系統支持分庫定義、門類定義、工作流定義、報表定義。依托市電子政務網，采用VPN加密技術做到數據安全、保密性好，系統具有相當的容錯能力，具有監控功能，對在線用戶進行有效監控，實行分級管理，授予不同的操作權限。系統支持分級管理，可以針對不同的系統設置多級系統管理員。下載數據支持加密，保證系統的安全。查詢速度快，對海量數據具有快速查詢響應能力，沒有等待感覺。系統利用全文檢索（包括數據庫自帶全文檢索和文本全文檢索）對模糊檢索進行特殊處理，保證系統的響應速度。采用積木式設計，可拼裝使用，也可分散單獨使用。支撐平臺各核心模塊可以任意組合以滿足實際應用場景。系統具有高可靠性，具有備份、冗余、故障恢復等技術和功能，采用大型數據庫的數據倉庫技術，滿足未來海量數據增加的需要，使系統安全可靠。

系統模塊功能強大。主要功能模塊有：電子文件在線登記、電子文件在線接收、數字檔案管理、系統維護等。系統用戶可以通過全宗號、用戶名、用戶密碼驗證后登錄到《區域性數字檔案數據中心》管理系統。

數據中心管理系統具有數據著錄、數據報送、統計、報表打印功能，能進行數據的增加、刪除、修改、排序、檢索；在數據著錄和掃描完成后能夠直接上傳到相應的數據接收庫中；能夠按年度、保管期限、實體分類分別統計在線登記的各類檔案條目數量、電子原文數量和電子原文大小，從而實現各立檔單位需報送檔案的在線登記。綜合檔案館可在線接收各立檔單位通過在線登記系統報送的電子數據。用戶登錄后，系統能通過立檔單位全宗號自動識別相應的數據表，并將條目數據和電子原文數據自動轉入接收數據庫中。各單位能夠查看已上報的數據，包括條目數據和電子原文。所有已上報數據不允許刪除，所有記錄的修改都有日志記錄。管理系統能夠實現數字檔案的全過程管理，包括數據采集、數據移交、數據整理、系統設置、全宗單位及信息門類定義、系統維護。

四、開拓創新，構建智慧檔案管理新格局

石家莊市檔案局繼數字檔案館項目和區域性數字檔案數據中心項目之后，2014年還將啟動《檔案庫房自動控制系統》建設，謀劃開展《電子文件（檔案）登記備份中心》項目，在鞏固和提升檔案信息化建設成果的基礎上，以智慧城市建設為契機，向建設智慧檔案館的新目標邁進，積極采用物聯網、云計算、自動控制等新技術，以優化服務為方向、以深化應用為核心、以信息共享為主線，全面提升檔案信息化應用和服務水平。endprint