淺談如何推行企業物資系統電子化采購

李防知

隨著網絡經濟和信息技術的快速發展，電子商務已成為企業提升物資管理水平、實現降本增效、增強核心競爭力的內在要求和重要手段。傳統的物資采購方式主要采用電話詢價、書面報價、比價或當面商務洽談的方式，信息傳遞方式落后，操作過程透明度不高，缺乏有效監管，工作效率低下，迫切需要利用信息化手段改變和提升物資供應采購管理。

一、優化工作運行機制，強化配套管理，夯實電子化采購工作基礎

結合當前電子商務運行優勢，對原有信息系統、機構設置、業務流程、管理模式進行全面優化和持續改造，著力在管理配套、人員培訓、硬件配置等方面下功夫，為電子化采購的快速、健康發展奠定了堅實基礎、營造了良好環境。

1.在配套管理上，為確保網上采購業務有序健康發展，要制訂相關的網上采購管理辦法，按照業務執行和監督考核兩個層次，明確界定各部門、各崗位在網上采購業務中的管理職責和操作權限，保證網上業務處理有章可依、規范運行。

2.在業務培訓上。要提高員工網上采購業務技能，將網上采購業務操作、信息化管理應用等列為年度員工培訓計劃的必修課目，對業務人員進行集中強化培訓和應用達標考試，確保每名業務人員都能夠熟練掌握網上采購操作程序和要求。

3.在硬件配置上。應按照物資網上采購標準流程和“一站式”供應服務模式合署進行辦公，并增加對計電子化采購硬件設施的投入，及時對網上采購業務所需計算機、服務器等網絡硬件設施進行更新換代，為電子化采購提供良好的商務辦公環境。

二、精細物資計劃管理，集合需求批量，提高網上采購規模效益

及時、準確的物資計劃是實施電子化采購的基本前提。要以ERP系統為依托，積極推進物資計劃管理信息化建設，物資需求計劃的提報、平衡、集成以及采購計劃的下達、執行、考核全部實現線上操作運行和網上實時監控。

1.在物資需求計劃編報上。針對物資需求計劃在同一時間段集中提報，編報內容不規范，物料名稱和規格型號需要反復核實確認，導致需求計劃收集匯總時間長，平衡難度大、差錯率高的問題，要嚴格按照統一格式和規定時間編報物資需求計劃，所有物資與標準物料編碼一一對應，物資名稱、規格型號、技術參數、需求數量和時間等要素做到齊全明確，保證需求信息的準確性和及時性，減少物資采購部門對接確認需求的時間，提高計劃管理工作效率。

2.在物資采購計劃編制上。針對各單位當期生產進度不同，材料需求各異，同品種采購批量小、采購頻次多，造成網上采購“一單一詢”、“一單一簽”，無法集成采購批量，影響規模采購效益的問題，應開發物資計劃管理輔助系統，建立生產物資歷史消耗分析數據庫，實現對每項物資的歷年消耗數據進行自動檢索、分析比對，形成消耗數據曲線，從而達到提高網上采購效率和效益的目的。

3.在物資計劃執行考核上。通過應用物資計劃管理管理輔助系統，實現對各廠級單位物資需求計劃和物資供應部門采購計劃執行情況的實時監控、雙向考核，系統每月按照設定考核計算公式自動導出各單位的需求計劃準確率和及時率進行排名通報，保證了物資計劃執行的嚴肅性，提高了物資計劃的精細化管理水平。

三、應用信息技術手段，強化供應商考核結果應用，防范采購風險

供應商是控制物資供應風險的源頭。推進網上采購后，可以方便、快捷地通過網絡將采購信息實時發布給各地供應商，由貨比三家到貨比百家千家。但是隨著供應商選擇范圍的擴大，采購風險控制難度也進一步增大。為促進供應商考核評價結果與電子化采購的有機結合，優選供貨渠道，防范采購風險，應開發供應商考核輔助管理系統，實現對供應商動態量化考核的多角度統計分析和實時監控，為強甄別、優選使用供應商提供全面、詳實的信息支持。

1.實現對無業績供應商的自動清理。以往對供應商長期無業務的入網產品目錄進行清理，只能按照合同查閱、核實供應商簽約信息，業務數據查詢、統計工作量大，占用大量的人力和精力。系統可對供應商供貨業績、產品目錄業績、招標過程的標段業績進行自動統計，并能按照一定時段導出無業績供應商和產品目錄進行自動清理，為精細供應商產品目錄管理提供了技術支持。

2.為供應商業績引導訂貨提供數據支持。針對供應商動態量化考核中，只對供應商進行整體評價，無法對應到物料品種上，物資招標、談判采購中供應商業績引導訂貨得不到有效應用的問題。系統可按照類別、品種、標段、部門等查詢條件自動計算出供應商的單項考核得分，為實施供應商業績引導訂貨提供全面的管理數據支撐。

3.對供應商日常表現進行實時監控。以往在供應商合同執行考核中，可能存在采購人員憑主觀意識打分，供應商產品質量、售后服務、日常考核等動態信息不能全面展現，導致考核評價不全面。系統可實時錄入物資入庫質量檢驗結果、質量監督抽查通報、生產單位使用考評意見、供應商獎懲通報等動態信息和考核結果，提高供應商動態量化考核數據的全面性。