淺淡對綜合辦公室工作性質的認識

黃洪生　胡芳

摘要：指出了綜合辦公室是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構的關鍵部門，辦公室的工作如何，對一個機構全面工作影響很大。分析了綜合辦公室的職能特點，探討了辦公室主任的職能要求。為綜合辦公室工作的順利開展提供參考。

關鍵詞：綜合辦公室；工作性質；認識

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：16749944（2014）07030103

1引言

一個優(yōu)秀的綜合辦公室干部，不僅要具有較高的理論修養(yǎng)和思想修養(yǎng)，具有良好的工作作風、職業(yè)道德和廣博的知識，還必須熟悉自己的工作性質和特點，這樣在工作中才能“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外”[1]。

2綜合辦公室職能特點

綜合辦公室是各單位的綜合性辦事機構，擔負著參謀、辦事、協(xié)調、服務等職能，為領導工作服務。清醒地認識辦公室職能特點，是辦公室主任盡職履責的首要前提。

2.1機構設置上的從屬性

從機構設置特點看，辦公室是為特定的領導機關服務的，必須從屬于特定的領導機關，沒有獨立于領導機關之外的辦公室。這種從屬性特點，決定了辦公室系統(tǒng)還不可能組成一個自上而下的獨立垂直領導系統(tǒng)，而只能建立自上而下的業(yè)務指導關系。雖然不是獨立的垂直領導系統(tǒng)，但由于所從屬的領導機關之間有領導隸屬關系，因此辦公室系統(tǒng)之間的工作聯系又十分廣泛，上、下之間的指揮，指導作用十分突出。比如，代表領導機關“發(fā)號施令”、安排部署工作、督辦協(xié)調事務。

2.2職責定位上的輔助性

辦公室機構的從屬性決定了其職責的輔助性。辦公室人員對外統(tǒng)稱秘書，現代秘書學認為，在整個決策系統(tǒng)中秘書機構是決策層的輔助層，秘書是決策層提供輔助管理，綜合服務的人員，秘書工作實質就是提供參謀、辦事等輔助服務工作。輔助性的定位，要求辦公室系統(tǒng)必須當好參謀，做好助手，搞好服務。

3.3工作內容上的綜合性

辦公室是同級領導機關的綜合性辦事機構。其綜合性一方面體現為政務，事務運行綜合。如資料綜合、信息綜合、人財物綜合等。另一方面體現為工作職責綜合，包含有政務性工作主要有文稿撰寫、文件起草、調查研究、信息工作、協(xié)調督辦等。業(yè)務性工作主要有文書、檔案、資料、會務、保密等工作。事務性工作。主要有領導日程安排、接待、值班、機關日常事務管理以及領導交辦的各項臨時性工作。因此，辦公室的工作可概括為參與政務、處理事務、搞好服務。

2.4地位作用上的樞紐性

樞紐是指事物相互聯系的中心環(huán)節(jié)。辦公室樞紐作用就是承上啟下、溝通內外、協(xié)調左右的作用。辦公室雖然從屬于各自領導機關，但其服務的對象卻不僅是本領導機關，還要為上級黨委、職能部門服務，為基層和群眾服務。雖然沒有形成垂直的領導關系，但要發(fā)揮上情下達，下情上達，政令暢通的“中樞神經”作用。

3辦公室主任職位的能力要求

如何能擔當一名合格的辦公室主任，需要具備的能力很多，既要苦干、實干，又要會干、巧干；辦公室主任要敢于胸為帥謀，善于協(xié)調服務，勤于督促檢查，樂于無私奉獻，應當努力成為領會意圖的高手、參謀建議的強手、協(xié)調關系的能手、熱心服務的好手、辦理業(yè)務的行家里手。這么多的要求，不僅反映出辦公室主任職位角色的多重性，也反映出職位能力要求的特殊性。

3.1要勇于當好參謀

出主意、當參謀，是辦公室主任重要工作內容，更是辦公室主任首要的職責。一個稱職的辦公室主任，必須當好領導的“左右手”，善出主意，善當參謀，有效輔助領導工作。辦公室是綜合部門，一方面，要在辦文、辦會、辦事等具體事務活動中體現參謀作用。另一方面，要利用貼近領導，處于信息中樞，便于整合各方資源等有利條件，提供更為全面，綜合的參謀服務。

3.2要善于辦好事情

辦公室主任的職能和辦公室的職責要求，必須把事辦細、辦實、辦好。一是要辦好小事。如日常值班、會議通知、座次安排等等。辦公室主任要樹立“辦公室工作無小事”的觀念，知大知小，小中見大，做到“大事不糊涂，小事無差錯”。二是要辦好要事。要知輕知重，善于抓主要矛盾和矛盾的主要方面，辦事要把握重點和關鍵，要知上知下，吃透上情，摸透下情；要知規(guī)知矩，遵章守制，辦事講求原則。三是要辦好急事。辦公室固定化、程序化的工作多，但意料之外、突發(fā)性的事情也很多，特別是應急性的工作多。作為主任，一定要熟悉緊急事情的辦理程序、明確辦理原則、講究辦理方法、提高辦理技巧，凡事有主見，善處理，不以事急而盲為。四是要辦好難事。對于工作中的難題，對于重大督辦事項，要迎難而上，勇于擔當，抓好落實。

3.3要巧于協(xié)調關系

遇事要“擺得平”、“玩得轉”，也就是要有較強的協(xié)調能力，這是對辦公室主任的又一特殊要求。辦公室往往是各種關系、各種矛盾的交匯點，辦公室主任必須有善于協(xié)調關系、善于處理矛盾的能力和本領。

特別是要注意協(xié)調好三個方面的關系：一是單位內部的關系。包括領導班子成員之間的關系，干部職工的關系。二是對外的關系。要加強與上級部門的聯系，多匯報、多溝通、多交流、多學習。三是與基層的關系。要把本系統(tǒng)內各單位的辦公室凝聚起來，整合資源，發(fā)揮優(yōu)勢，形成系統(tǒng)內戰(zhàn)斗力。

3.4要勤于提起筆桿

辦公室工作的特殊性，決定了辦公室主任必須把善于動“筆桿子”作為基本功，成為文字工作行家里手。不論大小材料都能動得了筆，有擬稿、改稿、審稿、核稿的能力，努力做到以文輔政。具備這些能力，當辦公室主任就會更加得心應手。

3.5要樂于任勞任怨

受得住辛苦，既是一種作風，也是一種能力。辦公室事多、事雜，上自領導決策，下至衣食住行，沒人管的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管；領導交辦的事要管，沒有交辦的事有時也得管，加班加點，挑燈夜戰(zhàn)是平常事，“八小時外”甚至比“八小時內”還要忙，做的事情很多，登臺亮相、出頭露面的機會卻很少，有時還免不了受委屈。辦公室主任所處的位置，所肩負的職責要求必須有默默無聞的平常心態(tài)，有不圖名、不圖利，忘我工作的精神境界，有甘于清貧、甘于幕后、任勞任怨的責任擔當。

3.6加強自身建設和自我修養(yǎng)，做好盡職履責

要想履行好辦公室主任職責：一要勤學習，樹立終生學習的理念，把學習當作一種責任，作為一種生存方式和人生追求，做到“工作學習化，學習工作化”。不因事務繁忙而忽視，不因天長日久而懈怠。二要善于理解他人，寬以待人，團結同志。樹立一盤棋的思想，與大家在思想上求共識，在工作上求共進，在感情上求共融。三要敬業(yè)，辦公室內每個崗位都很重要，都會“牽一發(fā)而動全身”，為此要在“鞍前不越位，在馬后不掉隊”。要在自己的崗位上盡全責、負全責、出全力，以一流工作態(tài)度做到“愛崗敬業(yè)”。四要以身作則，不以一己之利貪圖小利，而于單位利益不顧，辦事要精打細算，做到自重、自省、自警、自勵，以節(jié)儉辦事為榮，以鋪張浪費辦事為恥。五要牢固樹立為師員工服務意識，服務基層，服務好部門，服務好領導，必須正確處理好苦與樂、名與利、得與失的關系，舍小家、顧大家，做到手勤、眼勤、腿勤，勤于思考，嚴于律己，善于服務，樂于奉獻。

4結語

當好綜合辦公室干部必須要經常檢查自己思想，工作“到位”情況，不能“離位”，更不能“越位”。在處理同領導的關系中，力求做到“參與而不干預，協(xié)助而不越權，服從而不盲從”。我想只有這樣把握好這個“度”就能成為一個合格的稱職的干部。

參考文獻：

[1] 習近平.秘書工作的風范：一九九○年三月與地縣辦公室干部談心[N].人民日報，2014-04-24（11）.endprint