加強電子圖書檔案管理的思考

丁紅 王竟之

摘要：伴隨著經濟的發展，社會趨向信息化發展。近幾年，檔案管理工作由傳統紙質管理向電子信息管理轉型，并且取得了良好的效益。采用電子信息技術加強檔案的管理不僅增加了管理的數量，還能保證檔案的安全性，加強電子檔案管理是企事業單位發展的當務之急。筆者結合多年的檔案管理工作經驗，從電子圖書檔案管理的特點著手，對加強電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。

關鍵詞：電子圖書檔案；管理；特點；措施電子檔案管理顧名思義就是利用電子信息技術完成檔案管理工作，管理對象是電子文件。電子圖書檔案管理具有明顯的時效性、快捷性以及方便性等特點，近幾年，電子檔案管理在各行業的發展建設中發揮著越來越重要的作用，尤其是信息社會的發展，電子信息的利用是圖書檔案管理工作的最佳選擇。

1電子圖書檔案管理的特點

1.1 操作方便

電子圖書檔案管理最明顯的特點就是操作方便，主要表現在兩個方面：第一，電子圖書方案管理無論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡單。

1.2 傳遞快捷

電子圖書檔案管理綜合運用各種網絡技術，其傳遞速度完全不受時間和地域因素的影響，通過網絡傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個終端向多個終端傳遞，從而達到資源共享的狀態。

1.3 復制時不容易丟失

與紙質檔案管理相比，電子檔案管理復制后不僅清晰度保持不變，還不會出現紙質檔案管理中出現幾遍、信息丟失等問題。通過數字化的信息處理，電子文件在復制的過程中依舊可以保持原本的特性。

1.4 表現形式多樣

與紙質檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網絡信息都可以成為電子檔案管理的內容，并且，這些信息無論是單獨存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。

2加強電子圖書檔案管理的措施

我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發展中取得了較大的成就，但是，在實際應用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經濟的發展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結合多年電子圖書檔案管理經驗，針對管理工作中存在的問題，對加強電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。

2.1 加強環境保護，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強電子圖書檔案管理首先應該加強電子圖書檔案管理的環境保護。電子圖書檔案的環境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環境保持清潔衛生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設備。另外，為了保證存放空間的安全，還應該對存儲的電子圖書檔案進行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發現問題，及時采取措施予以補救。

2.2 加強管理制度設計

為了保證數據儲藏的安全，必須根據電子圖書管理的實際狀況，加強管理制度設計。在進行電子圖書檔案的編制工作時，應該專門安排業務水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數據的真實可靠性。其次，工作人員應該及時整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應該以檔案的級別作為歸檔的依據，確保各級別信息準確無誤后，進行歸檔處理。最后，電子檔案編制結束后，必須交由領導檢查核實，確保信息準確無誤后進行存儲。

2.3 加強系統管理設計

為了保證數據的讀取安全，必須加強電子圖書檔案系統管理設計。很多時候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統。針對以上問題，設計者可以對電子圖書資料進行加密設計，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據需求設置訪問權限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產生。最后，定期對系統進行維修保護，有的網站因多種原因會出現系統漏洞，這時候應該加強防火墻設置，保障信息的安全性。

2.4 加強人員工作能力培養

為了保證操作的安全，還應該加強工作人員能力的培養。根據市場的需求，結合工作人員的實際狀況，通過培訓加強工作人員的業務能力，業務能力主要包括計算機的操作能力和扎實的網絡基礎知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實專業功底的人擔任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

3結束語

總之，電子圖書檔案是經濟發展的產物，為了保障電子圖書檔案的準確性、完整性和可靠性就必須加強電子圖書檔案的管理，工作人員應該在明確電子圖書檔案管理的特點的前提下，針對管理工作中存在的問題，采取有效措施，如加強管理制度設計和系統管理設計等，促進我國企業或單位的快速發展。

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