淺談如何搞好水電企業科技檔案的利用工作

陳志艷

【摘要】本文介紹了水電企業科技檔案在工作中的應用，明確服務方向，改進工作方法，正確利用與保密的關系，加強科技檔案人員自身素質建設，適應企業發展的需要，對目前我院科技檔案在利用過程中存在問題的思考進行的探討。

【關鍵詞】科技檔案；服務方向；利用與保密；問題

How to improve the use of science and technology work hydropower enterprises Archives

Chen Zhi-yan

（Xinjiang Production and Construction Corps， Ken Watt Manas River Dam Project Construction Administration Xinjiang 832000）

【Abstract】This article describes the application of science and technology archives hydropower enterprises， specifically service orientation at work， improve working methods， proper use and confidential relationship， strengthen scientific and technological personnel file their quality construction， to meet the needs of enterprise development， the current file in the use of technology in our hospital Discussion carried think there is a problem in the process.

【Key words】Technology archives；Service orientation；Utilization and confidentiality；Issue

科技檔案是一種潛在的資源，其自身的價值只有經過開發利用，才能轉化為物質財富，創造出可觀的社會和經濟效益，這在當前社會主義市場經濟發展中已得到了充分體現。水電工程設計檔案，是水電站建設從選址到電站建成最后發電整個過程的真實記錄。科技檔案工作環節包括積累、管理和利用。就三者關系而言，積累是基礎，管理是手段，利用才是最終目的。所以水電工程科技檔案的中心工作就是提供利用，將“死”檔案變成“活”檔案，為水電企業自身發展發揮最大效益。如何才能正確搞好水電企業科技檔案的利用工作，適應本企業主業發展的需要，更好地為水電工程建設服務呢？下面根據我從事多年科技檔案工作的經驗談一些認識。

1. 明確服務方向，改進工作方法

1.1 隨著西部大開發戰略的實施，新疆地處祖國的西部邊疆，加速新疆的開發建設，不斷提高各族人民的生活水平是新疆社會穩定的關鍵。瑪河流域做為新疆經濟較為發達、兵團經濟份額較大的一個特殊地區，一直是建設邊疆穩定新疆的一支重要力量。肯斯瓦特水庫是目前兵團唯一的一座擬建大型水利工程，它的興建必將使該區經濟進入一個新的發展時期，對新疆的穩定和發展帶來新的機遇。

1.2 肯斯瓦特水利樞紐工程是瑪納斯河流域規劃推薦的一期工程，具有防洪、灌溉、發電等綜合利用功能。樞紐工程由攔河壩、右岸溢洪道、泄洪洞、發電引水系統組成。水庫正常蓄水位990m，最大壩高129.4m，總庫容1.88億m3，控制灌溉面積316.30萬畝，電站裝機容量100MW，設計年發電量2.723億Kw.h，屬大（2）型II等工程。兵團已把水電開發作為支柱產業，水電建設的又一個春天已經到來，這必將促進水電企業的發展壯大。我單位近年施工任務十分繁重，合同額及開工項目成倍增加，與此同時科技檔案的利用量也與日俱增，充分說明了科技檔案與企業發展的關系越來越緊密。在水電企業里，信息檔案部門不能直接創造產值，它的主要工作職責就是堅持為企業生產、經營、科研、教學和各項基礎建設服務，促進企業科技成果向現實生產力轉化。作為信息檔案部的科技檔案工作人員必須轉變服務觀念，改進工作方法，才能更好地服務于企業。

（1）科技檔案工作人員必須打破傳統單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習慣，在服務方法上，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務；在服務方式上，在不損害國家利益、企業利益的同時，科技檔案要由封閉、半封閉變為開放式，最大程度實現科技檔案的自身價值，更好地為企業的發展建設服務；在服務手段上，逐步由手工管理向計算機管理過渡，提高工作效率和服務質量。

（2）熟悉檔案館資料、了解需要。作為科技檔案管理人員必須熟悉掌握、了解檔案室的全部科技檔案的數量和種類，以及它們的價值、質量和完整程度、準確程度、利用程度等，而決不是僅僅局限于對科技檔案庫房位置的排列和分布。

（3）科技檔案工作人員要經常到科室，到第一線去，了解設計、生產、科研、基建和各項管理工作的實際需要；了解本單位生產管理、設計產品流程以及質量要求；掌握不同用戶對科技檔案的不同需求及其規律，以制定具體的服務方向和服務措施，做到主動服務和超前服務。

2. 正確處理利用與保密的關系

社會主義市場經濟的發展和完善，帶來了競爭機制和挑戰意識。企業的科技檔案是企業的無形資產，它首先為本企業生產、經營和基礎建設服務。企業的科技檔案工作人員必須保護好科技檔案這筆巨大的無形資產，正確處理好利用和保密的關系，使利用工作和保密原則兩不誤。

（1）大力宣傳、執行《檔案法》和《保密守則》。在科技檔案利用工作中做到：既堅持保密原則，又不影響借閱利用。當企業在參與市場招投標工程項目時，借閱有關科技檔案必須具備相應的手續（按借閱制度或相關領導的指示），才能查詢借閱；在手續完備的情況下，使用機密性強的科技檔案，利用人一般在檔案閱覽室內利用，不外借，防止泄密。endprint

（2）檔案工作人員必須了解每年度單位生產任務、工作計劃和科研活動，同時根據工作進程提供相應的科技檔案材料，以滿足企業正常生產的需要，正確處理好利用與保密關系。

（3）嚴格按密級范圍、內容的密級程度劃定保密等級。避免因為保密過嚴，對內進行不適當的限制，影響科技檔案的利用，從而阻礙科技成果向現實生產力的轉化；密級劃定過寬，則會影響企業利益，給企業帶來損失。

3. 加強科技檔案人員自身素質建設，適應企業發展的需要

（1）作為水電企業的科技檔案管理人員要加強自身素質建設，不僅要具備較強的科技檔案管理專業知識，還應該學習了解一些水電工程的基礎知識，以便及時準確地為工程設計人員提供科技檔案利用，實現科技檔案管理工作的目的。同時檔案工作人員還必須加強計算機的學習，這樣才能適應現代企業發展的需要，更好地為企業經營生產服務。

（2）以本人工作實踐為例，曾經有一位工程設計人員來借閱兩個水電工程關于邊坡滑坡的檔案，當時在計算機上應用邏輯關聯詞并按工程名和“滑坡”關鍵詞進行檢索，結果只有一個工程滿足，另一個工程始終無法找到。究其原因是在水電工程中邊坡滑坡的另一種提法是“蠕滑變形體”。由此可見，了解水電基礎知識對科技檔案利用工作的重要性。

4. 對目前我院科技檔案在利用過程中存在問題的思考

4.1 標準化、規范化，是檔案管理的重要手段之一，是實現檔案管理現代化的重要前提和基礎，可以為檔案管理軟件創造一個良好的應用環境，加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。就我院檔案工作目前情況看，在標準化建設方面做到了有章可循，檔案管理工作的各個環節都按《檔案法》和本院貫標文件執行。具體方法是：從工程確立或立項開始到工程最后結束投入運行，科技檔案部門對工程產生的科技文件材料實行跟蹤管理，并主動與項目負責人聯系，將《科技檔案分類編號辦法》實施細則分發到他們手中，由他們協調各專業并與檔案部門協商確定檔案編號，這樣使檔案的編號更科學，流程更清晰。但在一些細小問題上仍存在不規范情況。以1∶1000測繪地形圖為例，在我們的檢索工具里有四種著錄方法：（1）1∶1000（我們常用的著錄方法）；（2）1∶1千； （3）1/1000； （4）1/千。由于著錄不規范，嚴重地制約了計算機的檢索，影響了檢索效率。解決辦法是，在我們輸機建庫時必須統一著錄規則并加備注說明。

4.2 關于科技檔案現代化管理問題，由于種種原因造成我院科技檔案計算機管理還處于相對落后的水平，軟硬件設備亟待更新，與現代化水電企業的發展很不協調，與同行業相比也存在較大差距。在檔案管理工作中計算機尚處于單機運行、條目式管理，是一種以計算機模擬傳統檔案管理方法的模式，沒有徹底突破老框框，更沒有較大的創新和突破。對此應當有清醒的認識，“知不足而奮進”，必須迎頭趕上。目前，我院主管領導十分重視此項工作，信息檔案部正抓緊時間制定計劃和方案著手改變這一狀況，并且根據我院具體情況選用了北京“理政”的設計院管理信息系統軟件，同時還將更新一批設備等，相信在年內就能見到實際成效，使我院的科技檔案管理工作邁上一個新臺階。

4.3 關于科技檔案的編研工作問題。科技檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統地開發利用科技檔案信息資源，使其盡快轉化為生產力的一種有效方式。就我院目前情況看，缺少實用、有價值的科技檔案編研成果。過去我們檔案部門也搞過一些如《地形圖匯編》、《檔案法規選編》等初級編研成果，但隨著計算機應用于檔案管理，這些編研成果已經遠遠跟不上科技檔案管理發展的需要。筆者認為要提高檔案服務水平，提高檔案利用價值，就要本著“存真、提煉、適用”的原則繼續開展檔案編研工作，當然首先要解決人員和經費問題，否則就成了“巧媳婦難做無米之炊”。

科技檔案的利用工作是一個常講常新的課題，作為水電企業科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識結構，堅決破除因循守舊、墨守成規的舊觀念，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念；牢固樹立檔案工作為生產、經營、科技服務的思想，充分發揮檔案這一無形資產的無限價值，積極為本企業乃至同行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務。我們應該清醒認識到，檔案事業作為社會主義現代化建設的重要組成部分，它的管理工作將隨社會發展而不斷推進提升，在今后的工作中，定會出現更多的新情況、新問題，需要我們通過學習、探索去解決、完善和提高。這樣才能適應現代企業快速發展對科技檔案信息的需求，才能更好地創新檔案服務工作，才能在檔案管理這一平凡的崗位上干出一番不平凡的業績。endprint