英語語態在商務英語文書寫作中的運用策略

曾平

摘 要：本文分析了英語中主動態和被語態的側重點，提出了將英語語態應用于現代商務英語書信寫作的策略，以使文書表達更委婉、更禮貌、溝通更高效。

關鍵詞：主動態；被動態； 商務英語文書； 寫作策略

商務英語寫作課程是商務英語專業核心課程之一，在整個商務英語教學中占據重要地位。語態是動詞的一種形式，用以說明主語與謂語動詞之間的關系。語態是英語寫作教學中的重要授課范疇。語態的使用也會影響到作者情感表達效果。

本文將分析語態的測重點、商務英語文書寫作遵循的禮貌原則等來闡述該如何有策略地在英文商務信函寫作中運用不同語態，來達到友好、禮貌、高效溝通的目的。

被動態和主動態的側重點

英語中有兩種語態：主動語態和被動語態。同樣一句話，可以使用兩種語態來表達，但側重點稍有差異。例如：①We sent your order of ten filing cabinets to your warehouse on 18 September. 這句話也可以如下表述：②Your order of ten filing cabinets were sent （by us） to your warehouse on 18 September. 這兩句話都是在陳述一個事實，即：我方在九月十八日發出了你方訂購的十個文件柜。不同之處在于第一句使用主動語態，強調是“我方”發出的貨物，讀者幾乎可以看到主語“we”“我方”發出貨物的情形。這個句子既生動、有趣、活潑，富有人情味兒。第二句使用了被動態，指出十個文件柜被發出的事實。句子的主語是受動者“十個文件柜”，強調“被發出”這一動作。使用被動態，讀者不會會注意到“We”“我方”這一動作的發出者。

主動態和被動態側重點如下圖所示：

商務英語文書寫作風格

商務英語寫作應遵循商務寫作的幾項基本原則。禮貌原則是商英寫作的基本原則之一。指用語要禮貌委婉，不冒犯收信人，是站在收信人的角度來看待問題，這被稱為you-attitude， reader-friendly 或者reader-oriented，指以讀者為導向的行文風格。寫作的語言要恰當。尤其在傳達負面消息時，在表達不滿和反對意見時，即使寫投訴信或回復投訴信時，也要客觀冷靜陳述事實、和緩友善，不能惡語相向、咄咄逼人、詆毀對方。語言不當，結果會顯得盛氣凌人、缺乏機敏、無禮或刻薄。這樣就不能達到預期的目的。

英語語態在商務英語書信中的應用策略

傳達正面消息時使用主動語態，讓讀者看起來覺得生動具體，突出“人”在事件中的作用，有利于給讀者留下好印象，也體現了委婉禮貌的寫作原則。在傳達壞消息或者負面信息時使用被動態，語氣顯得比較委婉，有利于將矛盾矛頭指向事件本身，弱化“人”在事件中的影響，另外要注重提出如何有效的解決問題，而不是推卸責任。例如：③ We lost the important document during the quarterly audit. 這句話譯文為：我方在年度審計中將重要文件遺失。這句話凸顯了我方在這次事件中的錯誤，會給讀者帶來壞印象，不利于交易和合作的達成。如將句子改為被動態：④ The important document was lost during the quarterly audit. 譯文為：在年度審計中，這份重要文件丟失。使用被動態，強調文件丟失這一客觀事實，而不會講矛盾焦點指向我們，未指明事件責任在我方，有利于淡化負面影響。

以下例文是將語態有策略的應用于商務文書的典型案例：

例文中，在傳達“十個文件柜不能按時發貨”的消息時，作者使用了被動態，讀起來的感覺是更客觀，避免將矛頭指向“我方”；“fortunately”這個詞的使用，表示話鋒一轉，馬上提及積極正面的信息，將下面的好消息“我方可以在月底將文件柜發出”用主動態傳達；另外一筆貨物即臺燈和桌子，“我方將按照約定在3月13日發貨”同樣使用了主動態。作者在傳達壞消息時表達了歉意，雖然傳達壞消息，但給人的感覺是積極的向上態度，有利于問題的解決。整體給人的感覺是禮貌、真誠、自然。這樣一封信函無疑是一個成功的作品。

因此，在商務英語書信中語態的使用策略可以概況如下：使用被動語態來在傳達壞消息，可以淡化影響，避免矛頭指向施動者，或者掩飾某事 以策略應對；使用主動語態來傳遞好消息，因其生動、形象、活潑、富有人情味來突出施動者的作用，給讀者帶來愉悅的閱讀感受，有利于產生好印象。