高校院系行政秘書管理素質研究

邱晗凌，黃蘭芳

（浙江大學 能源工程學系，浙江 杭州 310027）

【科學管理】

高校院系行政秘書管理素質研究

邱晗凌，黃蘭芳

（浙江大學 能源工程學系，浙江 杭州 310027）

重視和加強管理是高等院校發展的必然要求，院系行政秘書管理素質的高低直接影響到院系乃至高校的健康發展。本文對高校院系行政秘書的工作特點進行了介紹，分析了院系行政秘書的素質要求及提高院系行政秘書管理素質的基本途徑，為提高高校院系行政秘書管理素質提供參考。

院系；行政秘書；管理素質

院系是高校中按學科性質設立的基層單位，院系行政秘書則是院系中專門處理綜合事務的行政管理崗位。院系行政秘書獨特的工作特點，要求其必須具有較高的管理素質才能適應高等院校發展的要求。

一、院系行政秘書的工作特點

院系行政秘書工作的首要特點是具有煩瑣性。一般來說，根據院系規模和工作需要，院系秘書分為行政秘書、教學秘書、科研秘書、黨務秘書等。院系行政秘書的日常工作十分煩瑣，工作范圍涉及院系工作的各個方面：文件的收發、傳閱；行政檔案管理；印章管理；財務管理；文書處理；會務工作；信息、宣傳工作；保密工作；接待、聯絡工作等。院系行政秘書工作的第二個特性是上傳下達，左右協調。行政秘書作為院系行政工作的主要管理者，要做到承上啟下、溝通內外、協調左右。既要處理、協調好本院系內部事務，又要協調與上下級職能部門、兄弟院系及合作單位等的關系，為高校和院系的教學、科研等各項工作創造寬松、和諧的環境。院系行政秘書工作區別于其他企事業單位行政秘書最重要的特性是服務性。美國企業家西洛斯·梅考克提出的梅考克法則將管理視為“一種嚴肅的愛”。與企業管理不同，對于高校來講，管理更準確地說是“服務”。院系行政秘書的工作直接面向廣大師生，必須堅持以人為本，樹立良好的服務意識。工作中要有強烈的責任心，為師生服務要做到認真負責，更要真誠、熱情。

二、院系級行政秘書應具備的管理素質

院系行政秘書工作的特殊性要求其必須具備較高的管理素質，包括政治素質、業務素質、心理素質。同時還要具備一定的法律素養，樹立良好的個人形象。政治素質是高校院系行政秘書最重要的素質。行政秘書要有堅定的政治立場，了解國家重大政治活動，在任何時刻都要維護好國家、學校、院系的利益，拒腐防變，保持優良的作風。業務素質是行政秘書必須具備的基本素質，包括協調能力、表達能力、信息處理能力等。院系級行政秘書要有較高的協調能力，要善于協調各種關系，及時溝通信息，消除矛盾、融洽關系，在堅持原則的基礎上注重工作方式的靈活性，調動一切積極因素，為單位營造良好的工作氛圍。文書、宣傳工作是院系行政秘書工作中的重要內容，這就要求行政秘書必須具備較高的表達能力。

在信息處理工作中，行政秘書要有超前意識，要善于運用科學的分析手段和思維方法，對事物的發展做出科學的預測，及時向領導提供正確的預測性信息[1]。處理信息，要跟得上潮流的發展，如掌握微博、微信等現代信息技術，為師生提供貼心服務。高校院系是培育人才的基本單位，院系行政秘書的工作與高等教育緊密相關。因此，高校院系行政秘書必須具有教育學、心理學知識，從而有效保證工作質量，提高效率。行政秘書必須具備基本的法律知識和素養。如在蓋章用印等方面要做到有章可循、有法必依，盡量避免糾紛的產生。院系行政秘書崗位是外界了解院系的重要窗口，行政秘書的言談舉止、個人素養直接關系著院系的對外形象。因此，院系行政秘書必須樹立良好的個人形象，在對外交往中維護好院系和學校利益，做好本單位的形象大使。

三、提高院系級行政秘書管理素質的基本途徑

特殊的角色定位要求院系級行政秘書必須具有較高的管理素質。然而，目前高校院系行政秘書隊伍普遍呈現管理素質整體不高，發展不平衡的狀態。院系行政秘書的管理素質距離社會發展對高等教育管理改革的要求和學校對院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。為了提升院系行政秘書隊伍的管理素質，要在把好入行關的基礎上，注重對行政秘書加強培訓等多種途徑的運用。

1.提高入行標準。目前，許多高等院校已提高了對行政管理崗位的入行標準。浙江大學等高校已對黨政管理崗位的入行標準提高到碩士學歷，甚至博士學歷并面向社會公開進行招聘考試，通過筆試、面試等形式對求職人員進行全面考察。

2.重視對院系行政秘書的培訓。在高學歷的基礎上選拔行政秘書是提高從業人員素質的重要保障，但只有高學歷是遠遠不夠的，入職后學校對從業人員的培訓更為重要。目前，行政秘書普遍面臨“重使用、輕培訓”的狀況。行政秘書除了認真做事之外，還需掌握一定的管理、信息、教育學等知識。高校可以利用自身有利條件請管理學科、教育學科、法學學科的老師為行政秘書做專題培訓。此外，在高校國際化推進日益迅速的今天，院系行政秘書熟練掌握國際化運作的能力十分重要。高等院?？梢酝ㄟ^組織院系行政秘書出國學習、交流，使其管理理念和知識水平與國際前沿接軌。

3.構筑專業平臺，促進院系行政秘書的專業發展。歐美等發達國家十分注重高效行政人員的專業化發展。美國通過設立美國學校管理人員協會等組織為高校行政管理人員提升管理素質提供平臺，為高校院系行政秘書提供專業服務，有效地維護了高校行政秘書的權益，促進了行政秘書管理水平的專業化提升。我國應該借鑒其成功經驗，構筑具有中國特色的專業平臺，促進高校院系行政秘書的專業發展，以提高其管理素質和專業化水平。

4.健全競爭、激勵機制。競爭是提高工作效率的有效途徑。健全競爭機制，可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大鍋飯”狀態。競爭必須以激勵為保障，只有公平、公正、合理的考核體系才能激發員工的工作熱情，對競爭起到相應的激勵作用。美國管理學家貝雷爾森和斯坦尼爾認為“一切內心要爭取的條件、希望、愿望、動力等都構成了對人的激勵?！侨祟惢顒拥囊环N內心狀態”[2]。通過競爭和激勵機制，員工在薪水和職位晉升等機會中獲得公平、公正對待，其工作能力和努力程度將得到最大程度的激發。

5.重視對非事業編制行政秘書的管理。由于學校人員編制的限制，有些高校院系可能存在編內人員不能滿足院系行政事務煩瑣復雜的需要，也會聘用一些非事業編制的合同制用工人員作為適當補充?！昂贤迫藛T已經成為高校員工的重要組成部分”[3]。院系應重視對這類非事業編制性質行政秘書的管理，為其提供穩定的工作環境和適當的發展空間。同時，對能力高的秘書給予相應的物質和精神鼓勵，留住好的人才[3]。

6.行政秘書要勤于學習和實踐，提升自身素養。人的各種能力是在后天的學習、生活和社會實踐中形成和發展起來的。提高秘書素質最有效的辦法是自學，這是秘書成才的根本途徑[4]。院系級行政秘書要有良好的學習態度，注重自身學習能力的提高。工作生活中，要積極向周圍素質高、能力高、經驗多的領導和同事學習，不斷總結經驗、勤于思考、勇于創新，跟得上時代發展的要求。

四、結語

鄧小平同志說過，我們需要大量的、合格的學校管理人員。加強高校管理工作，關鍵在于管理隊伍。院系行政秘書作為高校最基層的行政管理人員，其工作看似平凡，但每一項工作都與院系乃至學校的發展息息相關。因此，院系行政秘書人員管理素質的整體水平對于院系的健康、可持續發展和高等院校的建設與發展都有著十分重要的意義。

[1]楊鋒.秘書實務[M].北京：中國人民大學出版社，2011.

[2]小詹姆斯.管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，1982.

[3]王春紅.如何有效地進行高校合同制秘書管理[J].人力資源管理，2012，（3）.

[4]屈躍能.高校教學院系行政秘書工作的探討[J].高等函授學報，2010，（4）.

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1674-9324（2014）36-0009-02

邱晗凌（1980-），女，河北新河人，研究生，浙江大學能源工程學系行政秘書，研究方向：教育管理；黃蘭芳（1985-），女，浙江嘉善人，研究生，浙江大學能源工程學系教學秘書，研究方向：教育管理。