淺談中小企業移動辦公自動化的選擇與實施

林青

中國的中小企業正在日漸發展壯大，隨著業務、人員的擴充，加上市場競爭日趨激烈，企業發現為了提高競爭力，需要更高效的溝通與決策輔助手段，目睹大公司大企業都已實施辦公自動化，中小企業也開始思考自己是否有必要實施辦公自動化、該遵循什么樣的選擇原則、且實施中又該注意些什么問題？

另外，隨著高速移動互聯網的普及，很多大企業已經開始應用手機移動辦公，中小企業也存在人員工作地點分散、移動，以及決策時效要求高等特點，但又不像大企業能支付大筆的費用用于移動辦公的購買與開發，那有沒有一套適合于中小企業且物廉價美的移動解決方案呢？本文將重點介紹中小企業移動辦公自動選擇與實施注意事項。

一、中小企業實施辦公自動化的意義

移動辦公自動化的核心仍然是辦公自動化系統，中小企業通過內部辦公自動化通信平臺的建立，可實現工作流程的自動化管理及分布式的辦公，有效提升企業內部的溝通和工作效率，并能通過IT流程的監督改變一些企業原來管理人員隨意、不規范的行為，更重要的是能提供更多信息支持快速、科學的決策，其作用具體表現在：（1）極大地提高工作效率，辦事人員不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些都可在網絡上進行；移動辦公的應用，更能打破時間與空間的限制，有效提升工作效率。（2）節省運營成本，包括時間和紙張等。（3）規范單位管理，把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。（4）提高企業競爭力、凝聚力：員工與上級溝通方便，信息反饋暢通，單位的內部的凝聚力將大大增強；同時員工積極性與工作效率的提升可有效提高企業競爭力。（5）辦公自動化平臺能提供更多的基礎信息數據，使得高層決策更迅速科學。

二、中小企業信息化建設特點

市場上有很多類型的辦公自動化產品，但為了做出更好的選擇及確保實施成功，需充分了解中小企業的信息化特點，區別于大企業資金充足、業務流程相對成熟穩定、人員平均素質高等特點，中小企業的信息化特點具體如下：（1）企業發展快，信息化需求變動大。相對大型企業而言，中小企業的業務流程相對靈活，這決定了中小企業信息化應用必須能夠滿足業務變動的節奏，有效匹配新的業務模式。信息系統既要做到流程能固化，但也要便捷、靈活可更改。（2）企業在信息化方面的資金投入壓力大。中小企業的關鍵在于發展，由于企業間競爭壓力大，企業把有限的資金都放在研發和市場上，不愿意在信息化上投入過多資金。（3）企業信息化人才缺乏。往往處在高速發展的中小企業對于信息化缺乏足夠重視，成本投入過少造成待遇不好，因此對人才的吸引力也不大。

三、中國電信綜合辦公——為中小企業量身定制的移動辦公自動化業務云平臺

基于上述中小企業的信息化特點，可知道中小企業在進行辦公自動化部署時的述求是：系統價格低廉、業務功能豐富并靈活可調整、簡單易用最好不用培訓就能上手、最好能避免較多一次性投入、后期維護、升級的費用投入以及技術人員配備。而這些也正是中國電信綜合辦公（網絡版）的業務特點。

綜合辦公（網絡版）業務是基于中國電信的寬帶互聯網、移動互聯網以及集中部署的綜合辦公（網絡版）業務云平臺，為中小企業客戶提供業務功能豐富、的辦公自動化業務，同時可滿足客戶隨時隨地的信息共享和移動辦公需求。其主要特點是：（1）采用云平臺，客戶無需進行一次性軟、硬件投資；（2）業務功能豐富、流程靈活可制定；（3）移動辦公滿足客戶隨時隨地的辦公需求，無需額外付費，應用適配終端多；（4）簡單易用、線上線下多重支撐，售后服務更完備；（5）業務功能不斷升級、企業無需配備維護人員。

1、采用云平臺，客戶無需進行一次性軟、硬件投資。傳統的OA系統，需要客戶騰出機房、機架來擺放服務器以及網絡設備，并花費數十萬甚至百萬購置硬件服務器及各種軟件，而綜合辦公平臺無需客戶任何機房、機架資源及一次性投資，只需按照月支付較少的功能費，即可獲得一套功能齊全的辦公系統。

2、業務功能豐富、流程靈活可制定。綜合辦公業務同時具備常見、全面的辦公自動化軟件業務功能，同時融合了具有運營商特點與優勢的融合通信能力，并且具備靈活的流程定制與變更功能。

（1）信息化功能。信息化功能主要包括單位/個人通信錄、日程管理、內部郵箱、電子公告、工作審批、公文管理、會議管理和文件管理等較為全面的功能。（2）融合通信功能。相比于普通的辦公自動化軟件，中國電信結合通信能力的優勢，提供了短彩信群發、手機多方通話和免費提醒電信功能等多種融合通信服務。（3）移動辦公功能。業務平臺的功能基本均可在移動終端（手機或平板）中應用，滿足客戶隨時隨地的辦公需求，更大提高工作效率。（4）流程靈活定制。業務平臺提供用戶管理、部門管理、角色管理、流程配置、模板管理、簽章管理、單位設置中心等模塊，實現個性化系統管理。通過模板管理、流程配置，可以實現個性、靈活的表單流程，方便單位內部公文審批靈活流轉。

3、移動辦公滿足客戶隨時隨地的辦公需求，無需額外付費，應用適配終端多。企業中從業務員、中層領導到決策層任何一人出差或外出，如果沒有接入辦公平臺，就有可能會影響需求或商機的上報、決策以及公司的工作流轉，而中國電信的綜合辦公業務提供了便捷的移動辦公功能，通過手機或平板即可隨時隨地接入辦公平臺進行業務處理。該強大的移動辦公功能無需企業再另外支付費用，主流的智能手機均可下載客戶端使用。

4、簡單易用、線上線下多重支撐，售后服務更完備。業務平臺界面簡單大方，容易上手使用；相比于其他互聯網公司，中國電信可通過省、市、縣垂直一體化的管理和服務，為客戶提供更周到的現場產品操作培訓及售后等服務、確保客戶熟練使用，并提供7×24小時400電話支持。對于跨省組網的客戶，中國電信將發揮一站式的服務優勢，一點接應需求，為客戶的全國分支機構提供服務。

5、業務功能不斷升級、企業無需配備維護人員。業務平臺由中國電信統一維護，企業無需專門配備軟硬件維護人員，同時業務平臺會不斷進行新功能的增加升級，無需企業進行周期性的升級成本投入。

四、中小企業在移動辦公自動化實施中需注意的問題

由于使用習慣的改變，加上中小企業流程多變、管理規范性不夠的特點，辦公自動化容易由于部分員工或領導的不配合、流程不契合等原因導致實施失敗，因此在部署實施時需注意以下問題：（1）領導重視，加強培訓與監督。領導重視是辦公自動化工作能夠有序推進的根本。在企業辦公自動化系統安裝、培訓、試運行、和正式運行的過程中，企業領導應給予極大關注和指導，帶頭參加培訓和使用辦公自動化系統。各部門負責人應積極配合，明確專人對接，加快辦公自動化網絡的建設與推進，并組織部門員工主動參與培訓。（2）規范先行。辦公自動化的業務流程只是將現實企業中的流程進行IT固化而不是流程再造，因此在實施前企業需梳理出清晰的流程與規范。同時，也應制定出相應的信息化管理制度與規范，通過管理制度監管、約束和促進辦公自動化系統的正常運轉。（3）試用與部署階段需加強溝通。在試用與階段，全體員工、包括領導應真正參與使用，把試用當上線試用，及時發現并提出問題，企業內部針對具體問題達成一致意見，然后再要求辦公自動化實施方進行修改。（4）先易后難，逐步推進。在辦公自動化實施過程中，一定要避免大而全的想法，如果一下子將系統做的很大，很多功能又不是最急需而最實用的，反倒會造成使用不便。因此應該先易后難，逐步推進，分步實施。在企業已經適應了基本功能和模塊后，逐步增加更深層次的應用。按照先易后難、循序漸進的原則，不是將所有功能全部展開，而是一項項釋放，比如我們一般對于基本功能來說是按照內部通訊錄、郵件、信息發布，基本事務（工作簡報，會議管理），公文處理（工作流）逐步安排實施。（5）有問題及時解決。用戶有問題時企業系統管理員要及時解決，解決不了的及時與實施方聯系，避免由于問題的沉淀影響系統的可用性，企業的系統管理員也要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證辦公自動化系統的實施效果。