關于強化人事檔案管理措施探索

胡慶珠

摘 要：人事檔案管理就是對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，許多種經(jīng)濟形勢在社會大發(fā)展中形成，原有的人事檔案管理制度已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的人事檔案管理需求，需要越來越成熟的人事管理制度。我國當前人事檔案管理制度存在一定的問題。筆者針對這些問題進行了一些探索，例如加強人員培訓，完善人事檔案管理制度，建立信息化管理模式。但是，真正強化人事檔案管理還需大家在工作實踐中探索出科學實用的方法。

關鍵字：人事檔案；措施；制度；信息化

人事檔案管理就是對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案一般以個人為單位組織材料，重點記述和反映被管理者的個人經(jīng)歷以及道德才能表現(xiàn)，對其進行人事管理的以備相關單位進行考察的一種材料。這些材料是由人事、組織等相關部門在對人員進行培養(yǎng)選拔過程中形成的，主要記述對象的經(jīng)歷、學歷、思想道德等各方面的最原始的記錄。

一、人事檔案管理的意義

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，許多種經(jīng)濟形勢在社會大發(fā)展中形成，原有的人事檔案管理制度已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的人事檔案管理需求，需要越來越成熟的人事管理制度。在新的形勢與舊的制度發(fā)生碰撞的情況下，新型的人事管理制度（如人事代理制度）也就產(chǎn)生了，人事管理活動也就日益成為了一種社會化的活動，作為負責人事檔案相關工作也就逐漸具有社會化的性質。在市場經(jīng)濟時代，人事檔案都是由工作者所在單位進行管理，市場經(jīng)濟條件下，這種模式必須改變，只有建立具有較強社會性人事管理機構，才能滿足日益發(fā)展的社會經(jīng)濟。這種人事檔案管理活動不是面向本單位人事檔案進行管理，而是對整個社會提供人事檔案管理服務的組織。

市場經(jīng)濟的發(fā)展的關鍵在于人才，離開人才也就無從發(fā)展。在市場經(jīng)濟中，各行各業(yè)的人才對人事檔案也有多方面的需求。不管是國企還是外資企業(yè)人才招聘，不管是人才的選拔、任免還是招聘，人事檔案在這些活動都占據(jù)著要的地位。利用種類、利用用途的多樣性導致人事檔案管理需求的多樣性，使得人事檔案管理不僅限于單位組織部門使用，更需要滿足個人的要求，特別是那些與個人切身利益息息相關的，經(jīng)常會被組織或者個人查閱。要求完全不同，展現(xiàn)出了不一樣的利益需求。

二、人事檔案管理存在的問題

首先是檔案內容不夠準確。現(xiàn)有的許多人事檔案材料在內容上存在失真的現(xiàn)象，前后內容不符和正常的人事活動規(guī)律，為單位及個人造成巨大的人事困惑。比如出生年月隨意記載，公歷、農歷不加區(qū)分隨意填寫，個別檔案出現(xiàn)與真人出生年月相差巨大的現(xiàn)象。同時，參加工作的時間，加入中國共產(chǎn)黨和中國共青團的時間展現(xiàn)出前后不一致，人事基礎學歷更是越寫越高，完全沒有真實展現(xiàn)真人應有的一些數(shù)據(jù)，為人才求職和單位求才造成巨大的困惑。

其次是檔案材料不齊全。人事檔案管理是一項非常專業(yè)性、機密性的工作，需要專人進行管理，單獨存放，但是目前在很多單位卻無法辦到這一點，管理方式非常落后。在一些單位里面，分管人事檔案工作的并不是專職人員，這些人員往往身兼數(shù)職，導致在工作過程因其專業(yè)性不夠強或者不夠專注產(chǎn)生許多檔案管理中材歸類不完整之處。這些工作人員只是將檔案材料作為要保存的資料進行收集堆放，而并沒有及時的進行歸檔，致使人事檔案在保存過程不完整。主要表現(xiàn)為，一些人事年度考核表、履歷表可能出現(xiàn)短缺，有時雖然有表，但是這些表并沒有加蓋公章，使其公信力出現(xiàn)一定的問題。同時，一些學歷、培訓、獎懲等相關材料本應也保存在人事檔案中，但因未能及時收集，而繼續(xù)保存在個人手中，造成人事檔案材料的缺失。

最后，在我國，人事檔案使用范圍依然比較狹小。長期以來，我國人事檔案管理制度范圍狹窄，現(xiàn)有的人事檔案管理依然是使用范圍小，而且利用頻率較低。九十年代以來，我國提出建設有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟，經(jīng)過二十年的發(fā)展，中國已經(jīng)逐步建立日益完善的社會主義市場經(jīng)濟，在這種大時代背景下，人事檔案無法及時轉變，導致使用范圍未能及時跟上社會經(jīng)濟的發(fā)展潮流。隨著我國企事業(yè)人事制度的改革，以及我國大中專院院校就業(yè)制度的不斷變革，原有的事業(yè)單位工作人員轉為“社會人”，這就對人事檔案管理提出了要求，需要人事檔案管理制度更加符合社會的需求，滿足人才求職和單位求才的真實需求，積極擴大人事檔案的利用范圍，大力提高人事檔案的利用頻率，使人事檔案成為社會主義經(jīng)濟發(fā)展人才需求提供更有價值的資料數(shù)據(jù)依據(jù)。

三、人事檔案管理措施探索

進入二十一世紀的第二個十年，我國社會經(jīng)濟發(fā)展迎來巨大的機遇期，在全球經(jīng)濟發(fā)展不前的國際背景下，中國的經(jīng)濟發(fā)展依然獲得了飛速發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟改革的不斷深入，我國人事檔案管理改革也到了非改不可的時候了。

首先我們需要提高人事檔案管理人員素質。當前人事管理存在的許多問題很大程度上是因為人事檔案管理人員專業(yè)素質和政治素質不夠過硬所造成的。因此，加強人事檔案管理人員的培訓就勢在必行。

其次，積極規(guī)范人事檔案管理制度。在人事檔案管理過程當中，人員是基礎，但是制度才是保障。人員可以流動，制度卻能保障工作的完善。人事檔案工作的性質決定這項工作的嚴肅性，因此必須建立一套科學的人事檔案管理制度來保障人事檔案管理工作的正常進行，避免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立人事檔案收集網(wǎng)絡體系，人事檔案收集工作有章可循，有據(jù)可依，明確人事檔案收集的范圍和要求，是人事檔案能夠更加真實的全面的反應一個人的情況。工作中，要重視人事檔案的質量，緊抓管理工作，認真做好人事管理工作，保證人事檔案材料的科學有效。

最后，加強信息化管理。隨著當前信息科技的發(fā)展，人事檔案管理工作也應積極順應時代發(fā)展的潮流，以信息化的方式對人事檔案進行管理。運用當代先進科技和最新管理手段，可以有效提高人事檔案管理工作的工作效率，降低人事檔案管理工作中出現(xiàn)的人為失誤，保證人事檔案管理材料的科學實用。

四、結語

人事檔案管理在社會發(fā)展中具有重要的作用，促進人才求職和單位求才。但是我國人事檔案管理制度無法跟上時代發(fā)展，因此檔案管理改革就勢在必行。加強管理人員培訓，完善人事檔案管理制度，建立信息化人事管理方式只是改進人事檔案管理的措施之一，如何提高人事檔案管理效率還需要社會在工作實踐中積極探索出科學有效的方法。