人才流動、人事代理中檔案管理存在的問題與對策

趙彥紅

[摘要]傳統的檔案管理體制阻礙著人才流動，人事代理管理促使檔案管理改革初見成效。隨著社會的進步，人們不僅希望檔案管理能夠有利于社會發展，有利于人才流動，同時希望揭開覆蓋在檔案表面上的神秘面紗，使之成為公民的說明書，成為用人單位與當事人誠信的信約，促使人們以誠信去工作，以誠信回報社會。

[關鍵詞]人才流動；人事代理；檔案管理

人事代理是為了適應社會主義市場經濟的發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。人事代理為營造人才合理流動的社會環境、解除人才在不同所有制單位之間流動而帶來的后顧之憂、更好地保證和促進人才的合理流動發揮了重大作用，但與人事代理密不可分的人事檔案管理問題，也成了檔案管理中突出的問題。

近年來，隨著人事檔案目標管理活動的不斷深化，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸現。人才交流中心在流動人員人事檔案管理工作實踐中，高度重視基礎設施建設，按標準對檔案庫房進行改造，購置了檔案密集架，按規定實行了庫房、辦公、查閱三分開，配備了防火、防盜、防潮、防光、防蛀、防高溫的設施，組織專門人員對流動人員檔案進行了專業化的整理，為流動人員檔案管理晉升一級工作打下了堅實基礎。同時為廣大流動人員提供了接轉人事關系、調整檔案工資、辦理職稱評定、退休和社會保險等服務。但在人事制度改革的深化過程中，流動人員人事檔案管理也出現了一些問題，直接影響了人才的合理流動，迫切需要采取有力措施加以解決。

一、流動人員人事檔案管理工作存在的問題

（一）流動人員人事檔案管理體制未理順。1996年12月，中共中央組織部、國家人事部發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確規定：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。”但目前該政策落實的并不理想，存在人事、勞動、教育等部門多頭管理，不具備檔管資格的企業和個人越權、違規管理等現象。這既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂，又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構成了嚴重的威脅，使檔案管理缺乏嚴肅性。之所以出現上述問題，主要原因還是對該規定的宣傳不夠，一些人員、一些單位不了解、不掌握關于流動人員人事檔案管理的規定，不清楚流動人員檔案涵蓋的范圍和管理機構等。

（二）流動人員人事檔案管理的相關政策難以適應市場經濟發展的要求。隨著人才流動的日益頻繁，全國各地人才中心保管的流動人員人事檔案的數量不斷攀升，與此同時，大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”也不斷增多，石家莊市井陘礦區人才中心現存流動人員人事檔案1800余份，“死檔”已超過150份，個別達到10年。當前人事檔案管理制度仍保持計劃經濟時代的管理模式，在人事代理業務未開展前，人事檔案純屬單位所有，很多單位從留人才的角度考慮，以卡人事檔案為手段，來制約人才跳槽；同時還有很多流動人員對人事檔案和人事檔案性質、地位、作用認識模糊，檔案觀念淡薄，自動放棄檔案，使檔案遭遇冷落，導致“棄檔”、“死檔”。這就使得工齡無法計算，戶口無處掛靠，職稱不能及時申報，需要考研、出國政審等證明時無處可開，造成許多不必要的損失。

（三）流動人員人事檔案材料收集整理不規范

人事檔案是每個人形象的“縮影”，檔案材料是流動人員身份、工作經歷、學歷、人事關系等最真實、最直接的證明。檔案整理工作直接關系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續不完備、內容不完整。如，有的呈報表有呈報意見，無批準機關意見；有的履歷表沒有審核簽署意見或沒有蓋章；有的政歷審查結論和處分決定沒有審批意見，還有的復印件也裝入了檔案袋，等等。這樣的材料實質上不具有人事檔案的可靠性，這就增加了流動人員性質確定的難度。二是流動人員人事檔案材料內容陳舊，補充更新不及時。還有部分材料的內容單薄、缺乏連續性。一些流動人員人事檔案中只有一些簡單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時間、入黨時問、文化程度及簡歷等基本概況，而反映本人工作實績和技術特長等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”。

（四） 流動人員人事檔案轉遞程序不規范

在市場經濟中，勞動管理制度和用工制度發生變化。隨著人才的流動，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時將其人事檔案轉到新的主管部門或協管單位。檔隨人走，使人事檔案管理的范圍與人員管理的范圍相一致。但是在實際的操作過程中，一些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規定將其人事檔案轉交人才服務機構管理，使檔案丟失；一些單位以聘用合同形式招聘人員，但沒有按規定到人才服務機構辦理人事代理手續，其人事檔案沒有及時移交。還有一些單位在轉遞擋案時沒有按照規定填寫干部人事檔案轉遞通知單，也沒有及時進行登記，致使檔案去向無從查找。甚至一些單位違反政策規定將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉遞過程中丟失或損壞。特別是一些大中專畢業生在求職過程中，私自攜帶檔案，導致檔案違規拆封，檔案材料失真和遺失等現象。

（五）檔案管理水平有待提高。中央組織部明文規定“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”，但實際上一人管理數千份檔案的比比皆是。檔案數量翻番，材料收集范圍和歸檔材料數量大，利用頻率大幅度提高，工作任務重、人手少。管理檔案應付日常工作已需加班加點，鉆研業務、探討管理方法就無暇顧及。大部分檔案管理者對流動人員人事檔案的管理還只限于裝好袋子，鎖好柜子的程度。流動人員人事檔案管理的信息化程度不高。在建立流動人員人事檔案管理庫，提高信息資源使用效率，用現代化手段管理流動人員人事檔案等方面缺少探索與嘗試。

二、強化流動人員人事檔案管理工作的對策

（一）明確政府所屬人才交流服務機構在流動人員人事檔案管理中的惟一合法性地位，加強對外宣傳，提高流動人員檔案意識。增強整個社會的檔案意識，提高貫徹執行黨和國家人事政策和檔案法規的自覺性。嚴格檔案的轉遞制度，及時對各單位辭職、辭退人員和新聘人員進行清理，流動人員人事檔案要及時轉遞。檔案轉遞，應派專人或通過機要交通送取，嚴禁流動人員自帶檔案，對不按程序轉遞的人事檔案，管檔單位不得接收。對流動人員人事檔案管理中出現的混亂現象進行嚴格整頓，依法管理。對不具備管理檔案資格的中介機構、私營企業堅決予以取締。

（二）以人事代理制為契機，建立流動人員人事檔案社會化公共管理服務新模式。人事代理制度是指代理機構按照國家有關人事政策法規的要求，受單位或者個人委托，以社會化服務的方式，代理有關的人事業務。它的最大特點在于實現人事關系管理與人員使用分離，變單位人為社會人，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作則由代理機構負責。這種模式不同于過去人事檔案管理偏重封閉內向、分散各部門的管理模式，而是向社會化、公開化的方向發展，擺脫了過去傳統的以人事檔案為核心的對單位的依附關系，保證了人才有充分的擇業自主權；這種模式不僅能促進流動人員人事檔案管理規范化、系統化，而且為流動人員人事檔案管理走向社會邁出了堅實的一步。進一步促進流動人員人事檔案管理制度更加完善，管理方法更加統一，管理程序更加規范。這種模式還能有效的激活流動人員人事檔案的生命力，使一些多年來無人問津的“無頭檔案”找到的歸宿。變“死檔”為“活檔”，充分發揮其應有的作用。

（三）進一步明確流動人員人事檔案目標管理方向。一是把好入口關，確保檔案的完整。在接收檔案時，一定要對每份檔案認真地進行檢查核對，一經發現材料短缺，必須及時向檔案來源處索取，以此確保檔案的完整。同時要加強宣傳流動人員人事檔案管理的針對性，對流動人員本人的宣傳應側重于檔案材料的重要性；對用人單位的宣傳應側重于檔案材料的審核把關和及時送達。二是提高檔案管理人員素質，從政治素質.業務能力等方面對檔案管理人員進行嚴格要求，推行檔案管理人員持證上崗，明確崗位職責，加強日常管理。認真做好檔案材料的收集、鑒定、整理、編目等工作，科學地管理流動人員人事檔案，通過檔案管理機構的規范化管理，不斷促進流動人員檔案管理的科學化、制度化、規范化建設。并逐步推進微機管理，提高檔案管理現代化水平。■endprint