施工企業正走向移動辦公

文｜本刊記者 小雅

移動OA的出現，打破了傳統的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。

協同辦公平臺是將現代化辦公思想和計算機、網絡、通信等現代化工作進行整合，大多以“溝通、協作、控制”為設計理念，以工作流和信息流技術為核心，以軟件為載體和實現手段，實現辦公事務處理、信息管理與資源共享、輔助領導決策、即時提醒等方面的工作內容平臺。

根據調查數據，建筑施工企業的協同辦公平臺應用相對比較成熟，且應用的功能內容也比較豐富。從住房和城鄉建設部信息中心2013年的調查數據來看，協同辦公系統在建筑施工企業中的普及率比較高，整體占比達到了58.2%。并且還有6.3%的企業計劃在近期建設協同辦公系統。而且協同辦公系統的應用情況也比較好，在企業員工的日常工作中，應用比率可以高達93.2%，滿意度也可以達到97.7%。而且該系統應用人員范圍也是眾多運營管理系統中最廣泛的。

系統辦公平臺的功能

事務管理，提高工作人員日常工作效率，提供個性化服務功能。通過該功能，工作人員可以及時了解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排，管理個人文件，收發電子郵件，修改個人的登錄口令等。

公文管理，實現公文“收、發、辦、管”一體化管理，為領導閱示批示、簽發文件、部門閱辦文件、會簽文件提供快速方便的電子辦公手段。按可自定義的工作流，自動完成公文在各步驟（起草、審核、簽發、分發、歸檔等）流轉，并記錄相關文件內容、擬稿人、審稿人、批準人以及審批意見、審批時間等信息。

行政管理，利用系統輔助實現行政事務管理和后勤服務保障網絡化管理，實現“人、財、物”統一管理。理順各功能之間相互關系，實現信息在不同模塊中順暢流轉，從而做到“一次輸入，多處使用”，實現了行政事務審批的網絡化、流程化處理。

知識管理，以知識管理為核心，全面地收集、整理游離在各部門多方面知識，最大程度發揮知識的價值。

協同工作，為用戶構筑一個安全、高效、實用的協作式工作平臺，實現與各個業務系統之間的協同集成，同時還能夠實現與電子郵件系統、RTX及時通信系統、手機短信平臺、移動OA平臺等無縫集成，拓展信息交流渠道，提高信息傳輸速度。

如，河南二建的協同辦公系統搭建在企業自建服務器上（應用和數據庫采用了在兩個服務器上分開部署的方式），集團級純B/S架構網絡協同辦公平臺、信息交流平臺和知識共享平臺，具備集團空間、單位（或部門）空間、業務空間、個人空間等四大維度空間。在信息化建設之前，河南二建傳統的辦公模式幾乎全靠手工作業，最多再輔以電話、傳真、郵件等相對先進的辦公手段，集團公司和分支機構、項目經理部的文件溝通基本全靠人員出差和手工傳遞，管理手段落后，工作效率較低，辦公成本居高不下。通過建設信息化，開啟了河南二建無紙化網上協同辦公的新模式，借助網絡跨地域、跨時空和快速、高效傳遞的網絡特性和信息系統自身基于流程驅動標準化運行模式，普及了公司全員的計算機應用知識，提高了公司全員信息化應用水平。

隨著施工企業的信息化普及程度越來越高，建筑施工企業近幾年所關注的協同應用主要集中在以下三個方面：

（1）供應鏈的協同。重點幫助建筑施工企業，建立與材料供應商之間的協同關系，通過協同平臺的應用，實現材料采購、倉儲、運輸等環節的高效管理。

（2）大項目的協同。重點解決項目的相關數據信息如何在多個管理部門之間的協同流轉，幫助這些部門有效地利用項目有關數據。

（3）項目管理與財務的協同。重點解決項目收付款、成本與財務之間的協同應用，通過協同既滿足財務部門對成本核算、收付款流程管控的要求，又滿足項目部對項目成本及時控制的需要。

施工企業需要移動辦公

建筑行業的項目分散性、人員的工作移動性強、現場環境復雜是制約信息化推廣應用的主要原因之一。隨著信息技術和通信技術的發展，例如3G網絡的普及，PAD平板電腦、智能手機等終端設備的技術成熟與普及，企業或個人利用移動終端設備進行日常工作和生產作業成為可能。建筑施工企業70%左右的業務工作都發生在現場，這種特點正與移動信息化相匹配，實現了工作的時效性需求和空間性需求，可以在業務發生之時立即應用信息化解決，決策層可以隨時隨地移動審批、運籌帷幄，大大提高企業的運作效率和運作質量。

＞＞OA系統個人空間主界面圖

決策層領導在辦公室的時間也是非常有限，但是對于企業的運營狀況的了解，是需要隨時掌握的。作為企業的管理者，走出去參與到外部的聯系是企業發展的必然。河南二建作為建筑施工企業，管理者出差是無法避免的。在有了協同平臺之后，管理者出差一定會背著筆記本電腦以方便在某些時間能夠集中處理當天的日常事務。但是漸漸，管理者隨身攜帶筆記本成為一種負擔，每次除了自帶的行李之外，筆記本電腦至少是幾公斤，每次開關機也需要耗費時間。隨著技術的發展，移動協同的出現，對管理者是再一次解放。

企業上了信息化系統后，通過手機移動終端的接入，利用商業智能的手段對業務系統的數據進行分析和數據挖掘，并以圖表和報表的方式在手機或PAD的終端展示，非常直觀和方便地讓領導運籌帷幄。而且目前移動終端設備的技術發展、操作的人性化，極大地縮短了適應過程，提高了操作效率。移動OA的出現，打破了傳統的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。