演出場館科技化管理需求及功能分析

郝志　李鐘升

【摘 要】 分析演出場館科技化管理的背景、現狀及需求，并從演出項目運營與管理、品牌營銷與公共關系、場館管理與 后勤支持等方面進行了系統功能設計。

【關鍵詞】 演出場館；科技化；管理；需求；功能設計

文章編號： 10.3969/j.issn.1674-8239.2014.07.008

引言

隨著我國演出場館建設速度不斷加快，演出市場份額不斷增長，演藝產業也迎來了跨越式發展的新時期。據不完全統計，2011年至2015年間，全國各地新建大劇院將突破70家，總投資規模超過500億元，可以說迎來了劇院建設的又一個高峰；與此同時，老舊劇院的翻新改造工作也在不斷加快。在此背景下，演出場館如何具備多樣化的觀演要素，并與地域特色、市場需求、時代發展與城市長遠規劃相結合，是新時期演出場館設計、建設、運營所面臨的重大課題。根據國內外行業發展背景及現狀分析，演出場館未來能否實現科技化管理與運營，將是其能否順利解決這一重大課題的關鍵所在，這也為我國演藝產業整體發展提供了一條新的探索路徑。

1 演出場館科技化管理的背景及現狀

所謂演出場館科技化管理，是指融合了綜合信息集成分析和應用高科技手段輔助運營的現代化管理理念，借助成熟的系統化軟件技術開發模式與經驗，通過業務模塊化的設定、專業性軟件及標準數據庫的綜合有效利用，以達到對演出場館科技化、信息化、高效化、集約化管理的主要目的。這一概念與趨勢是文化與科技融合的重要方向，將對演藝行業乃至整個文化產業產生重要的影響。

通過科技創新和應用來提升文化產業與文化事業的發展水平，是近年來我國政府文化政策的重要導向之一。早在2009年國務院頒布的《文化產業振興規劃》中就表示，要“堅持以體制改革和科技進步為動力，增強文化產業發展活力，提升文化創新能力”，達到“文化企業裝備水平和科技含量顯著提高”的目的，以利于文化產業發展。中央十八大報告進一步明確提出，要“促進文化和科技融合，發展新型文化業態，提高文化產業規模化、集約化、專業化水平。”這些政策都強調了科技在文化發展，特別是文化軟實力建設方面的提升作用。

縱觀我國近年來演出場館的建設與運營，新型科技研發和應用優勢已經具備一定基礎，但絕大部分都體現在場館設計與建設、舞臺設施現代化水平等硬件方面，在場館建成后的日常運營上仍未探索出一套行之有效的科技化管理模式。場館管理和項目運營也基本停留在人工化、松散化的狀態，距離集約化、專業化還有一定差距。

反觀世界其他國家，自20世紀90年代初開始，一些發達國家的綜合性演出場館在科技化管理與運營方面進行了諸多嘗試，如美國紐約劇院聯盟（ART New York）、英國皇家歌劇院（Royal Opera House）、澳大利亞悉尼歌劇院（Sydney Opera House）、昆士蘭表演藝術中心（Queensland Performing Arts Center）、加拿大多倫多藝術中心（Toronto Centre for the Arts）、溫哥華市民劇院（Vancouver Civic Theatres）、索尼表演藝術中心（Sony Centre for the Performing Arts）、新加坡濱海藝術中心（Esplanade Theatres on the Bay）等知名劇院，都采用科技化、系統化管理的模式，根據場館特性和地區市場，形成了各具特色的運營體系與配套流程。其主要元素包括設施管理、事件流程設定與操作、系統集成與協調、財務管理及與第三方服務對接等。這種系統化、集成化、標準化的管理模式，為我國演出場館科技化運營提供了很好的借鑒。

2 演出場館科技化管理的需求分析

我國演出場館科技化管理與運營模式的需求，是與其主營業務和未來發展趨勢密切相關的，主要表現為以下五個部分。

2.1 項目運營的需求

演出項目運營是演出場館最為主要的業務，涉及到項目遴選、合作方式確定、前期談判協調、具體實施、演出后核算總結等環節，相關人員、單位、部門眾多，特別是綜合性場館還會出現項目并發、環節重疊進行等情況。如果不能確定一種行之有效的科技化管理模式，從前期溝通到后期核算，使各部門、各單位、各項目有條不紊地同步協作，就會出現很多漏洞及隱患。這就需要該系統能夠達成標準化項目管理流程、加強各環節內部控制、優化各部門溝通與協作的目標，以減少風險、提高效率。同時，這種模式還可以減輕員工壓力并從循環業務中獲取更多收益。

2.2 場館管理的需求

演出場館管理不僅局限在物業及設施的管理與維護上，還應該在空間綜合利用開發、合理化協調各項目組需求、專業人才儲備與培養、專業管理體系建設與規劃等方面著力探索。通過科技化管理系統，場館管理方能夠有效地增加設施和空間使用率，減少前、后臺工作人員成本，合理控制系統維護成本，提出場館使用效果分析和數據支持，從而有效提高演出場館運營的靈活性和前瞻性。

2.3 品牌推廣的需求

演出場館的品牌推廣工作包括整體品牌認知度的提升、戰略合作伙伴拓展及維護、演出及展覽項目宣傳推廣營銷、衍生產品開發、會員系統發展等，涉及到演出場館經營的各個方面。科技化的管理系統能夠有效地避免信息不對稱和業務流程紊亂所造成的重復溝通、信用風險、逆向選擇等不良狀況，從而提高資源配置和流動效率，提高與客戶、供應商及觀眾會員群體的溝通效果，并可以通過數據集成和挖掘來分析市場特征及屬性，強化各途徑的宣傳推廣效果。

2.4 信息安全的需求

演出場館科技化管理趨勢也是場館信息安全的具體要求。演出場館的諸多信息都涉及商業秘密，同時由于大量人群的觀演與流動，這些信息也切實表現出關乎社會安全的重要意義。通過科技化管理系統的應用，可以有效地保護演出場館運營的信息免受各種類型的威脅、干擾和破壞，如信息泄露、破壞信息的完整性、非授權訪問、信息造假、媒介廢棄等，從而在保證信息安全性的同時節約資源和時間成本。endprint

2.5 演出院線發展的需求

當前，在市場經濟和全球化的背景下，劇院產業的發展趨勢是連鎖經營。在國務院《文化產業振興規劃》中，將“發展文藝演出院線，推動主要城市演出場所連鎖經營”作為政府文化產業的八項重點工作之一。可以說，“演出院線”的發展打破了演出場館單體經營的瓶頸和限制，通過集體議價、項目巡演、集中宣傳、人才流動、共生經營等模式與手段，將單體經營的獨立場館進行聯合，以發揮集成優勢和規模效應。在此趨勢下，就需要確立一套科技化、標準化的劇院管理系統，并與院線相對接，以最小的成本和最高的效率集成、分析各演出場館的經營業務情況，為院線總部的決策提供強有力的支持。

3 演出場館科技化管理功能設計

3.1 演出項目運營及管理

3.1.1 演藝活動策劃管理

演出場館的演藝活動，一般包含演出、發布會、展覽、藝術講座等類型，其策劃管理涉及組織人員、通用物資、道具、場地、檔期、觀眾、媒體、演員或藝術家的綜合協調，是演出場館管理中最為復雜、協同跨度最大的一項日常活動。

科學化的演藝活動策劃管理模塊，應在定義演藝活動周期概念的基礎上，根據周期內的主要事件細分為前期洽談、立項、推廣、售票（或報名）、執行、結項總結等若干環節。模塊應以項目為基本單元建立活動事件，與活動事件相關的元素通過一個獨立數據庫模塊進行儲存和管理，由活動發起人在活動立項時配置項目干系部門和干系人，系統將每一個相關項（由系統管理員提前配置相關項，可由人員、物資、場地等要素組成）都視作資源，供發起人調配，最終形成圖形化的項目執行計劃和資源分配安排。系統根據此安排將對應的進度、資源情況分發給每一個干系人，作為演藝項目的執行參考。

項目結項后，系統根據實時錄入的資源成本清單，自動核算該項目的執行成本，并最終與項目預算、實際支出進行對比，結合同類活動的歷史支出水平，產生評估報告發送給場館管理層審閱。

3.1.2 演出檔期協調管理

演出場館的場地資源是所有演藝活動排期的基礎，也是場館經營者最需要整合與利用的重點資源。大型演出（如歌劇、舞劇等）的舞臺整裝、彩排及演出，動輒占據場地半個月甚至一個月，而小型演出則可能存在一天內演出多場的情況。高效地安排使用場地的檔期能增加項目運作提前量、有效提升場地資源利用率，從而降低運作成本與風險，增加在同一周期內吸納更多演藝活動以增加整體收入的可能性。

科學化的演出檔期協調管理模塊，是面向場地管理部門、文藝院團、演出中介機構等相關單位統籌設計的模塊。在演出場館內部由場地管理部門統籌排期，在已定演出項目及活動所分配的場地資源基礎上進行資源的再分配管理。管理用戶可在系統界面中以圖形化的方式直觀地查詢場地占用情況，并可適當地根據項目的執行情況對預計不合理的部分進行裁剪或優化，以便在該項目執行過程中靈活安排其他類型的活動，以提高使用率。面向文藝院團、演出中介機構等相關單位，則在官方網站或專業系統中，以開放權限對演出場館內未被使用的場地資源進行查詢、預定等工作，并建立多方溝通的平臺。對于臨時變更的場地安排，模塊可自動將最新的排期變動發送給預設的多方聯系人，確保場地資訊傳遞的及時性。同時，模塊可根據歷史同類演出的排期情況，生成各類演出或當前季度的場地使用預計值，為同類演出的計劃排期及周期管理提供數據參考。

3.2 品牌營銷與公共關系

3.2.1 客戶關系管理

演出場館運營的客戶是指消費場館資源的各類用戶，如進行場地租賃、消費演出門票、合作置換、品牌贊助等活動的主體，包含政府機關、企事業單位、文藝演出院團、演出中介機構、票務服務商、媒體等。如何充分挖掘已有客戶的需求、維系客戶關系、拓展新客戶資源，從而利用演出場館創造更大的利潤與價值，成為場館增值運營的一大重點。

客戶關系管理模塊，以客戶基本信息、歷次合作信息、客戶服務信息的管理為基礎，對以上信息進行充分的共享、分析和規范化管理。模塊通過對銷售機會、客戶開發過程的追蹤和記錄，提高新客戶的開發能力，并優化對單個或同類客戶的資源投入及配置。根據過往合作記錄和本年度演出項目及活動排期的綜合預判分析，系統對長期未達成實質性合作的客戶發出提醒，并在客戶將要流失前做出及時預警，以便銷售部門及時采取措施；或可根據客戶的消費歷史及習慣偏好，對近期的演出及活動安排做出調整或新增建議。同時，系統可提供合作伙伴關系維護分析、合作種類模式統計、合作金額年限等情況報表，使場館管理層及時了解客戶關系動態與發展方向。

3.2.2 市場營銷與推廣

劇場演出的受眾消費容易受到其他類型文化消費的影響，如電影、大型演唱會、體育賽事等。對于出現相同時間內競爭同一觀眾群體的情況而言，因其受眾相對較為小眾化和細分化，劇場演出的市場營銷與推廣工作比起其他大眾娛樂項目面臨著更大壓力，進而刺激演出場館經營方必須通過更有效的管理方式來帶動營銷推廣的效果。

科學化的市場營銷與推廣模塊，應包含宣傳管理、票務營銷管理、會員管理等三個子模塊：

（1）宣傳管理

演藝項目及活動的宣傳管理屬于其周期管理的一個分支，界定了相關項目宣傳的綜合管理范圍，包含宣傳周期設定、人員配置、資源調度及管理、物料管理、媒體資源管理、費用管理、傳播效率分析、事件策劃及執行等要素。該子模塊將收集及記錄上述要素的相關信息，可由項目宣傳負責人在項目立項后錄入執行計劃，形成完整規范的宣傳管理數據庫，由系統自動將活動要素分發給干系人，并以任務時間為節點做出自動提醒。為及時掌握各類媒體資源在項目應用中的傳播效果，該功能應具備數據接口以支持各大搜索引擎及社交媒體平臺的數據挖掘、傳統媒體的數據錄入功能，結合官方網站的流量統計數據，形成實時性的綜合傳播分析報表，供宣傳負責人評估，以便及時調整宣傳方案和執行。項目結項后，系統將生成綜合報表，包含成本收益對比、傳播效果分析、執行情況等要素，供場館管理層審閱。endprint

（2）票務營銷管理

票務銷售是劇場運營的重要環節，一般情況下，票務收入占綜合性演出場館全年收入的50%～80%，購票觀眾也成為劇場在藝術建設與培養方面參與的中堅力量。票務營銷管理不僅需要一套完善的流程化管理機制和體系，滿足多訂單處理的需求，還需要人性化的客戶服務，以滿足客戶對高端文化消費的期待。

科學化的票務營銷管理子模塊應主要分為訂單服務、報表統計、呼叫中心、服務質量監測、快遞管理等功能。訂單服務的功能將匯總來自官方網站、現場售票、客服電話、社交媒體等渠道的訂單，由當班坐席人員統一跟蹤處理。坐席人員通過呼叫中心進行對外服務，服務質量和水平可由當班負責人進行監督管控，也可通過對客戶服務后的質量意見反饋獲得，以此作為定期評估和服務質量提升的基礎。系統將在固定時間進行日結處理，匯總當日成交訂單數據，與售票系統出票金額進行匹配，并將結果報送財務負責人員核賬。報表統計包含單個項目統計、系列演出統計、周期內銷售額統計、銷售人員銷售額匯總等綜合統計功能，便于各項目相關人員使用。同時，系統設置接口接入負責票品配送的第三方快遞公司，在坐席人員完成訂單處理后，客戶可在網站自行查詢訂單詳情及配送進度。

（3）會員管理

會員是綜合性演出場館可持續發展的重要資源之一，其在演出銷售、口碑宣傳、藝術普及、展覽參觀、服務反饋等綜合運營方面都起著至關重要的作用。某種程度上，會員的基數和活躍程度直觀反映了劇場的經營狀況，所以，會員的服務和管理是劇場營銷管理工作的一項重要內容。

會員管理功能主要體現為會員信息管理、積分管理、促銷活動管理、自助服務設置、電子郵件及短信推送等子功能，并達到較高的信息安全要求，確保會員資料安全保密。該功能可通過外部接口的開發整合，允許會員在官方網站以外的流行社交媒體如微信、微博等平臺上查詢個人信息、訂單、積分等資訊，可充分利用移動互聯網的便捷性來提供優質服務。同時，該功能可配合會員活動的需要，在系統中設定促銷活動的機制，如優惠折扣、積分贈送、特殊獎勵等信息，支持會員活動的順利開展，從而提高會員忠誠度并促進會員消費。

3.2.3 藝術教育

藝術教育是演出場館培育觀眾和拓展市場的重要窗口，通過舉辦與演出相關的藝術講座、展覽、大師班、見面會、基礎藝術培訓等活動，可以加深觀眾對演出劇目、藝術家、各藝術門類的了解，進而促進觀眾群體的培育與發展。同時，依托演出場館的資源優勢，面向少兒或成人開設各類藝術教育課程，也成為其綜合發展的新趨勢。

科學化的藝術教育課程管理模塊，應主要包括在線報名、活動資訊、課程安排資訊、教師學員管理等內容。由系統生成周期內的教學課程表，并通過班級科目設定來合理分配教學資源，以確保教學質量。學員可通過網站及移動客戶端在線查詢課程及師資信息，并可通過在線支付的方式獲得培訓資格。教師和學員均可通過系統查詢課程安排、課程教學進度、課程資料等信息，以優化課程管理效率、提高培訓效果。學員在系統內填寫的課程教學意見反饋將作為教師教學質量評估的重要參考。在課程結束后，系統將按科目生成課程執行情況表、項目收益表供場館管理層進行查閱。

3.3 場館管理與后勤支持

3.3.1 后臺管理

演出場館的后臺管理是其所有項目活動正常開展的基礎保障，經營方所策劃的演藝活動最終都會落實到后臺的相關部門負責執行，一般包括項目流程管理、人員管理及調配、設施管理及維護、固定資產管理等任務。

科學化的后臺管理模塊，主要分為工作流程管理、資源管理和基礎數據管理等功能。工作流程由業務部門在演藝活動策劃管理模塊中發起，在項目執行階段流轉到舞臺技術、物業后勤等部門，相關部門可根據實際情況對系統內的資源申請進行接受或拒絕的操作。接受后，項目將會繼續向下一層的執行負責人流轉；拒絕后，項目則會回傳到發起人處進行調整。項目流程的發起、管理和執行將作為后臺人員管理的依據，并可通過對多個并發項目流程的綜合協調操作，有效提高后臺技術人員、支持人員的管理效率，降低相關人員的管理成本和工作壓力。

對于后臺設施、固定資產、樂器等設備，模塊具備獨立的數據庫用以保存調用設備數據、維護文檔、維護記錄等信息，確保該類數據信息的長期性和有效性。

3.3.2 后勤服務管理

演出場館的后勤服務是其日常運營的潤滑劑，有效的后勤管理能保障場館各類活動的順利進行。科學化的后勤服務管理模塊，應包含餐飲管理、物品采購、庫存管理等功能。針對演藝活動普遍存在的大量演員、工作人員同時作業、同時進餐的情況，以及綜合性場館面向觀眾提供餐飲服務的需求，該功能可根據項目流程的要求預計用餐人數及時間，也可根據當場演出的售票情況預計劇場觀眾的餐飲需求，從而協助后勤部門有效地預判及管理餐飲服務。管理人員可根據演員、觀眾反饋的餐飲意見，對餐飲狀況進行評價管理，從而優選出用戶更喜好的餐飲口味，提升綜合服務質量。針對消耗品的采購及庫存管理功能，系統可支持每一項物品細類的區分和記錄，重點管理消耗品價格、需存數量、進出庫記錄、請購部門等信息，得出平均消耗量、當月成本等統計分析，供管理層審閱。該功能可有效避免采購過程中的漏洞，并降低庫存管理的成本。

3.3.3 財務管理

財務管理是演出場館管理的一項重點工作，任何一項收支活動的計劃、決策等都涉及財務管理的范疇，由于其對安全性、保密性、專業性的要求較高，本模塊的設計主要以接口及中間件開發為主，通過支持第三方專業的財務管理系統（如用友、金蝶等）接入，實行獨立管理的運作模式。設計的服務接口將每日同步場館管理系統的數據到財務系統中進行核算管理，設計單點登錄的方式允許授權用戶直接從當前場館管理系統中跳轉到財務系統進行管理、查閱。

3.3.4 人力資源管理

科學化的人力資源管理模塊主要包括人事管理、考勤管理、薪資管理、績效管理等功能。演出場館的人事管理一般涉及常任工作人員、臨聘技術人員、實習人員等，考勤周期分為固定考勤、浮動考勤、項目考勤等情況，結合不同工種的分派任務及考核標準多元化的特點，在不同的組合場景下對應的績效評估方式也不盡相同。滿足以上需求而設計的功能應采取耦合度低的獨立模塊化設計，能支持不同模塊間的靈活配置和組合。管理人員可以通過圖形化的界面，根據某類員工屬性分類，在人事、考勤、績效評估等模塊中，任意連接各模塊中的元素，系統按此規則自動生成該類員工的綜合統計報表和分析。薪資部分的數據則通過系統接口傳入財務管理系統進行單獨管理。

4 結語

綜上所述，演出場館科技化管理對于我國演藝產業跨越式發展意義重大，不僅能夠有效提升場館各項經營工作的效率和效果，還能緊緊把握住演藝產業鏈中游的關鍵環節，并通過此環節分別影響上游藝術產品制作和下游營銷渠道拓展。文中所涉及的演出場館科技化管理功能需求及設計，只是基于目前的狀況進行有益探索的第一步。在此基礎上，科技化管理系統的功能和范疇將結合演出場館實際業務的拓展和演出院線產業鏈的延伸，變得更加完善和豐富，并將與“大數據”、“云計算”、“社區創新”、“物聯網”等科技新趨勢有機結合，從而有效促進產業升級，實現演出場館與演藝產業規模化、集約化、專業化運營，全面提升其市場競爭力和影響力。

注：本文屬于“國家科技支撐計劃”重點項目《文化演出網絡化協同服務及應用示范》（項目編號：No. 2012BAH02F00）研究成果。

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（編輯 薛云霞）endprint