高?？蒲袡n案管理存在的問題及對策構想

李燕

王鏘

韓華

王理

康小龍

（西安理工大學，西安710048）

0 引言

高?？蒲袡n案形成具有保存價值和開發利用價值，主要記載的是高校廣大教職員工在科研教學活動中的研究方法和研究經驗成果等，反映的是高校的科研領域與研究方向。它便于人們了解各領域所研究的深度，為高校從事科研的人員提供了一定的借鑒，使其避免一些重復的研究，對提高教學質量和科研水平有著舉足輕重的作用，它已成為影響學校綜合實力的重要因素。

2013年底，教育部提出了關于深化高等學?？萍荚u價改革的意見。意見中指出高等學校是國家創新體系的重要組成部分，科技評價是高?？萍脊芾淼闹匾侄危彩呛暧^管理和資源配置的重要依據，具有突出的導向作用。意見中指出的高校實施的科學分類評價辦法，主要是建立科學合理、各有側重的評價標準。若要建立一套這樣的評價標準，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準確的數據基礎。

隨著高?？蒲心芰Φ牟粩嗵嵘?，科研工作中形成的具有保存價值的材料數量也大幅度上升，其管理中也隨之出現了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協調好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質量。

1 科研檔案的種類

一般高校的科研檔案是在學校及學生的科學活動中形成的，經過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數據和載體的歷史記錄。高?？蒲袡n案具有專業性、成套性和載體類型多樣化等特點。

1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數據和聲像等各種形式的材料。主要包括：學校頒布的有關科研工作的規章制度、科研項目和成果統計報表、經費來源情況以及學術活動材料來源等。

1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結題的過程，是一個系列的整體過程。

2 科研檔案管理面臨的主要問題

高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導致在高校科研檔案的管理中會出現一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質和信息化建設的程度也對檔案管理質量有著嚴重的影響。

2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應歸檔的材料沒有歸檔，導致歸檔的難度越來越大，嚴重影響高?？萍細w檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學術水平，更無法有效地開發利用高校科研檔案資源。

2.2 科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足 現階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少?？蒲袡n案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用?？傮w來說，大部分高?？蒲袡n案管理的數字化、網絡化建設不足，這是導致科研檔案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研檔案管理人員綜合素質不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責，這就導致部門科研管理人員責任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，對檔案價值及其對高校發展所起的作用沒有足夠的認識，這會對檔案的管理質量造成一定的影響。

3 改善科研檔案管理現狀的幾點構想

普遍來說，現階段各個高校科研檔案的管理存在很多問題，導致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進高?？蒲袡n案管理的方法，提高科研檔案的管理質量和利用率是非常重要的。

3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學校由于管理部門人手少，任務重，從而影響檔案歸檔的質量，造成科研文件材料殘缺不全。

因此，學校應考慮制定提高檔案管理質量的相關規章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學校應重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經費支持。其次，二級學院應配合學校做好科研檔案管理工作，在學院設置專人負責檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結合起來[2]。

3.2 信息化建設 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數的科研檔案都是紙質檔案，不利于完成統計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設[3]，可以把死檔案變為活檔案，從而實現檔案的高效利用，促進高校科研水平的提升。當然，在進行信息化建設的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。

3.3 提高檔案管理人員素質 由于學校對于科研檔案的管理工作重視不夠，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，從而影響科研檔案的管理質量[4]。因此，應當對科研檔案管理人員進行專業的培訓，并加強保密意識，從而提高科研檔案管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強自身的修養和職業道德教育，嚴格遵守工作紀律和保密工作。最后，科研檔案管理人員還要強化服務意識，培養愛崗敬業、無私奉獻的精神，從而提高科研檔案管理人員具有端正的工作態度、高度的責任心，以更好地服務與高校的科研發展。

4 結束語

科研檔案的管理質量對促進學?？蒲谐晒芾砗娃D化利用至關重要，但隨著高?？蒲泄ぷ鞯呐畈l展，各高校就需要提高對科研檔案的重視程度，不斷加強科研檔案的歸檔工作管理力度，使其更好地服務于教學、科研等其他各項工作?？蒲袡n案管理普遍存在著歸檔不及時、不齊全、重檔輕管、缺乏科學規范管理和制度保證等問題。要改善上述問題，可以考慮從學校、學院和個人三級加強科研檔案管理意識，制定完善的科研檔案管理制度，以此提高科研檔案管理人員的綜合素質，促進高?？蒲泄ぷ鞯呐畈l展，實現科研檔案的高效管理和有效利用。

[1]何玉艷，鄭慧.高校科研檔案三級管理模式研究[J].蘭臺世界，2013（6）：59-60.

[2]黃貞俍.高校科技檔案收集工作與教師績效評價的互動研究[J].科技教育創新，2011（19）：140-141.

[3]顧維維.科研檔案信息化建設工作初探[J].辦公室業務，2013（8）：161-162.