淺議當前高職院校學院辦公室管理面臨的問題與對策

李玲

（廣東女子職業(yè)技術學院，廣州511450）

0 引言

隨著我國高高職教育的蓬勃發(fā)展，作為高職院校綜合辦事機構的學院辦公室，擔負著承上啟下銜接各部門的重要任務，其工作和管理效率、水平直接關系到學校各項工作的實施以及在社會上的形象。本文就學院辦公室管理存在的一些問題進行探討，以期更好地發(fā)揮部門作用。“學院辦公室”在本篇文章中簡稱“院辦”。

1 當前高職院校院辦工作存在的問題

現階段的高職院校學院辦公室工作問題主要表現在管理方式、管理理念上。

1.1 官本位思想殘存 學院辦公室的基本職能是為學院領導提供決策服務，為師生的教育、教學、生活等服務。目前，高職院校深受官位思想影響，學院領導成為最具權威的決策者。其表現在決策時不民主不公開，獨斷專行，學院辦公室從而也成為聽從指示的從屬部門。筆者認為，學院的決策應更多地依賴于具有豐富經驗的“管理專家”。管理也不再是由個人或少數人決定的事情，而是一項系統化工作，它需要建立各種不同層次的管理群體，共同參與管理。

1.2 服務意識不強 目前，高職院校院辦的部門工作人員對工作重要性的認知不足，思想觀念和思維方式落后。歸根到底，服務意識不強是學院辦公室工作的一個重要缺陷。學院辦公室工作人員經常身心疲憊，或多或少存在著不求有功、但求無過的思想。根據研究資料顯示，當前的高職院校學院辦公室的工作多屬于消極怠工、敷衍了事，甚至對主動服務持一種不理解甚至抵制的態(tài)度。

1.3 工作效率不積極 隨著我國高職教育的蓬勃發(fā)展，新的教育理念、觀點不斷影響著傳統的學院辦公室工作。很多高職院校的學院辦公室工作只局限于校內的工作職能，缺乏主動進取的精神，缺少對外的意識。

1.4 管理制度、管理體制有待健全 就部分高職院校而言，學院辦公室的工作普遍缺乏明確的工作目標，工作沒有計劃性和針對性。往往處于被動的狀態(tài)，工作目的也不夠清晰。為了解決上述問題，首先需要建立健全管理制度；其次建立完善激勵機制，明確工作環(huán)節(jié)中的責任制度。

1.5 人員素質與能力方面的問題 總體上看，大多數高職院校學院辦公室的工作人員了解學校的教學、科研和專業(yè)設置情況，具有較強的組織協調能力和較高的管理水平。但是，辦公室工作人員工作特別繁雜，缺少自主學習和自我提升的時間和動力，從而影響了辦公室整體服務水平的提升，因此很難在工作中有所創(chuàng)新和突破。

除了協調能力、公關能力和應變能力等，院辦工作人員還要了解教育行政管理知識，掌握高職教育教學的發(fā)展規(guī)律，熟練運動計算機操作，有時甚至要有一定的理工科專業(yè)知識。

2 做好院辦工作的措施及對策

目前，我國高職院校院辦管理中存在著諸多問題，這些問題嚴重影響著院辦職能的有效發(fā)揮。為此，筆者提出幾點問題解決的方法及策略，以供參考。

2.1 對院辦管理職能重新定位 院辦是高職院校的“窗口”，具有舉足輕重的管理作用與服務作用。很多人認為，院辦就是一個“打雜兒”的地方，其工作主責就是學校領導布置的“零活”、“散活”，根本談不上在整個學校管理系統中所處的重要地位。此外，很多消極的思想也在院辦蔓延，如“多一事不如少一事”，“多做無益”，“不求有功，但求無過”等等。這些錯誤的、消極的思想若不能糾正和消除，重新定位院辦管理職能就變得毫無意義。首先，應樹立院辦在學校管理系統中的核心地位。其次，要發(fā)揮院辦的輔助作用和服務作用。辦公室是領導工作的輔助機構。學校每天都有大量繁雜的事情要辦，學校領導的工作千頭萬緒，院辦應協助領導辦文、辦事，做好協調工作。此外，院辦要為全校師生服務，比如：承擔協調、咨詢、文件管理、檔案管理等工作，搞好服務。

2.2 提高綜合素質，打造優(yōu)秀團隊 隨著高等職業(yè)教育改革的深化，教育理念更新加快，高職院校的辦學理念及管理理念也發(fā)生了很大的變化。越來越多樣化的新思想、新理念的融入，給院辦工作人員的綜合素質提出了更高的要求與目標。院辦工作人員不能被動的工作，必須要主動、積極地適應各種變化，在自身工作實踐中不斷提高和完善綜合素質，從而打造一支有戰(zhàn)斗力的團隊。首先，院辦工作人員必須具備良好的政治理論水平和大局意識。在溝通上下、協調左右、聯絡內外的工作中，院辦工作人員既要能堅持原則不放松，又要靈活機動地處理各項事情，這就要求院辦工作人員始終要保持清醒的頭腦，牢牢把握政治方向，根據問題表面看本質，分清輕重緩急，把工作處理地更加到位。其次，院辦工作人員應具備愛崗敬業(yè)、以人為本的精神。院辦工作人員是最貼近學院領導的一批人，是領導各項工作的有效拓展渠道，這就要求院辦工作人員必須廉潔奉公，做好上傳下達工作。此外，工作人員應具備良好的知識結構。院辦是對綜合協調能力要求很好的機構，這就要求工作人員不能只專于某一方面，還要做能夠應付多種工作的“全才”。不僅要學習本業(yè)務知識，還要不斷拓展各方面的知識，從而更加有效地完成工作。最后，院辦工作人員必須具備銳意改革、積極創(chuàng)新的意識。由于高職院校的飛速發(fā)展，部分學校在改革創(chuàng)新中也出現了或多或少的問題。院辦工作不能脫離高職教育這個大環(huán)境，獨自為政。工作人員應加強這方面的修養(yǎng)，從而為學院領導出謀劃策，提供參考意見。

2.3 更新領導者的觀念 領導作用是院辦管理職能轉換的基礎，管理創(chuàng)新的關鍵所在。一個善于管理、精明能干的院辦主任，直接決定著整個辦公室的工作氛圍和成效。因此，面臨高職院校管理體制改革和教育改革不斷深化的形勢，更新院辦領導者的思想觀念成為了重中之重。現代管理學認為，人的因素是最重要也是最不穩(wěn)定的因素，必須堅持以人為本，管理要以人為本，在工作中突出人的地位，實現以人為中心的管理。院辦管理者在管理的過程中，應強化三種觀念。一是民主觀念，發(fā)揮工作人員參與管理和決策的積極性、創(chuàng)造性和主動性；二是法治觀念，黨和國家的政策、法規(guī)，以及學校的各項規(guī)章制度，是管理的基礎和依據；三是創(chuàng)新觀念，院辦領導著應在各個環(huán)節(jié)注意培養(yǎng)和強化工作人員的創(chuàng)新意識，引導和鼓勵他們不斷創(chuàng)新工作機制、方式和方法，并努力為工作人員打造發(fā)揮其創(chuàng)造力的平臺。

2.4 培養(yǎng)信息技術運用能力 隨著信息技術的不斷發(fā)展和計算機及網絡技術的廣泛應用，越來越多的信息化辦公軟件及工具應用到院辦實際工作中來，如OA辦文系統、新聞發(fā)布系統等等。因此，院辦工作人員必須學會計算機各種基本軟件的應用，掌握應用現代化信息技術的能力，從而提高辦公效率，努力實現辦公自動化。

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