社區檔案管理工作的現狀、問題及對策

錢海峰

摘要：文章介紹了北京市社區檔案管理工作現狀的調研情況；分析了北京市社區檔案管理存在的問題；提出了基本解決思路。

關鍵詞：社區檔案檔案管理檔案工作

近年來，隨著政府職能的轉型和城市體制的變革，社區建設力度不斷加大，社區承擔的社會職能得到進一步強化，社區在推進城市化進程、加強基層民主建設和提高人民生活水平等方面發揮著越來越重要的作用。社區檔案真實完整地記錄了社區自治管理工作歷程，社區檔案工作直接關系到社區各項工作的開展。在新形勢下如何更好地開展社區檔案工作，實現社區檔案的規范化管理，為社區發展和城市建設服務，是當前面臨的一項重要任務。

在本文中，筆者以北京市社區檔案管理現狀為例，談談對加強社區檔案工作的認識。

一、北京市社區檔案管理現狀及問題

北京市社區檔案工作起步于上世紀90年代末，2003年，北京市檔案局和北京市民政局聯合印發《關于進一步做好我市社區檔案管理工作的意見》，對加強全市社區檔案管理工作起到了指導和引領作用。全市16個區縣檔案局結合《意見》要求，都制定了社區檔案管理規范性文件，并通過培訓、現場指導、檢查等方式方法加強對社區檔案管理工作的指導。

經過10多年的發展，社區組織和規模有了很大的變化，社區居委會及社區服務站等社會組織承擔著越來越多政府主導下的社會職能工作。社區檔案工作同樣隨著社區各方面的發展而變化。社區檔案內容涵蓋了社區組織機構與管理、黨建、共青團婦女、統戰、老齡、綜合治理和人民調解、人口與計劃生育、衛生、文化教育體育、社區服務與管理、社會保障工作等各個方面，既為社區建設留下歷史見證，也為社區發展積累了豐富的資料。

為深入了解全市社區檔案管理情況，北京市檔案局在2013年10月對社區檔案的門類、數量、管理狀況、經費保障、人員情況及信息化等方面進行了全面調查，通過發放調查表對全市16個區縣220個街道（地區）辦事處，2662個社區進行了廣泛調研，并對部分社區實地走訪。從調研的結果來看，社區檔案工作存在檔案門類較多、數量較大，庫房及設施設備不能滿足安全保管的需要，信息化不能適應現代化管理的需要等狀況。

（一）社區檔案的門類和數量情況

各社區一般保存有文書、科技、會計、聲像、電子、實物等多種門類和載體的檔案，并編制了案卷目錄、歸檔文件目錄等必要的檢索工具。文書檔案是社區檔案的主體，主要包含民政救助、勞動保障、計生、老齡、殘疾、治保調解、經濟適用房和廉租房申請、社會化管理等業務工作檔案。截至2013年10月底，全市社區室藏檔案總數1828587卷/件，其中文書檔案1425302卷/件，會計檔案29108卷，科技檔案9785卷，設備檔案9089卷，照片檔案418987張，實物46544件，電子檔案151298件（圖1）。

（二）社區檔案管理情況

各社區檔案工作一般歸屬社區黨委分管，社區承擔的社會服務職能的增多以及各類型業務檔案的增加，迫切要求社區黨委進一步強化檔案管理工作，加大建章立制，配備庫房、檔案專柜等。

1.社區檔案管理制度建設情況。社區逐步建立了歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀、換屆交接等一系列檔案管理制度。全市2662個社區中，有1990個社區制定了歸檔制度，占74.8%；有2124個社區制定了保管制度，占79.8%；有1598個社區制定了借閱制度，占60%；有1115個社區制定了鑒定銷毀制度，占41.9%；有1423個社區制定了換屆交接制度，占53.5%（表1）。

2.檔案專用庫房及硬件建設情況。2662個社區中，有484個社區配有獨立的檔案庫房，占18.9%；有2182個社區配有檔案專用鐵皮柜，占81.9%；有855個社區保管檔案場所配備了防盜門窗，占32.1%；有1540個社區配備了滅火器，占57.9%（表2），檔案保管還存在一定隱患。

（三）檔案管理人員及經費情況

1.社區檔案管理人員普遍存在人員少，且流動性強的特點。絕大部分是兼職檔案員，兼職基本都在3項工作以上，有的甚至兼7、8項工作；從身份上看，有的是正式在編人員，有的是聘用人員。據統計，2662個社區檔案人員中，專職檔案人員89人，僅占3.3%；兼職檔案人員2573人，占96.7%；正式在編人員1803人，占67.7%；聘用人員859人，占32.3%（表3）。

2.檔案經費情況

全市所有社區都沒有專門的檔案業務經費，檔案管理工作所需經費一般從社區辦公經費中支出。

3.檔案信息化發展情況

隨著社會信息化的發展和檔案信息化管理的實際需要，社區檔案的數字化管理得到一定發展，整理和保存了一定數量的電子文檔、數碼照片和視頻等。2662個社區中，有357個社區配備了檔案專用電腦，占13.4%；有462個社區建立了計算機檔案檢索目錄，占17.4%。

（四）社區檔案管理存在的主要問題

社區檔案管理是社區開展黨的建設、社區自治、社區文化、社區服務和社區安全等各項工作的重要基礎，雖然各社區檔案管理工作已經取得了一定的進展，但還存在著各區縣社區的檔案管理水平不均衡，同一區縣不同社區之間檔案管理工作水平不平衡的狀況。

1.檔案管理意識比較薄弱

（1）部分社區檔案工作還未形成正常領導體制和工作機制，社區領導對檔案工作重要性認識不夠，對檔案相關法律法規不了解，檔案工作沒有得到應有的重視和關注，檔案管理所需的人、財、物無法得到很好保障。

（2）市、區街道業務主管部門干涉過多，他們為便于本部門專業工作需要，要求社區按照本部門規定建專卷，既干涉了社區的自主管理，又導致社區檔案不能集中統一管理，且重復建檔，給社區檔案管理工作有序開展造成較大的影響。

（3）部分社區工作人員對檔案工作不理解，認為社區搞建檔又多了一項工作，是給自身找麻煩；少數人甚至認為社區不需要建立檔案工作，社區服務中產生的文件材料上交上級對口業務部門即可，本社區不需要歸檔。

（4）部分社區檔案管理人員缺少檔案法制觀念，不熟悉檔案法律法規和相關業務知識。

2.檔案業務保障基礎薄弱

（1）檔案專業人員隊伍建設不到位

社區檔案管理人員配備不到位，部分人員身兼多職，精力不足。檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些社區甚至沒有配備相對固定的專兼職檔案員。部分檔案人員很少參加檔案業務技能培訓，缺乏基本的檔案管理知識和基本技能，很難勝任和完成檔案管理工作。

（2）硬件建設無法適應檔案工作需要

隨著社區服務職能的拓展，大量各門類和載體檔案產生，檔案保管硬件建設無法適應工作需要的矛盾凸顯。全市2178個社區沒有專門的檔案庫房，有761個社區采用分散保管的方式，檔案保管專柜的容量不足，檔案設施設備不能滿足需求的問題在各個社區普遍存在。

（3）檔案業務經費不足

社區檔案管理工作所需經費是從社區辦公經費中支出，而每年的社區辦公經費也僅僅2萬元左右，能夠用到檔案管理上的經費更是少之又少，這就導致檔案整理保管必備的檔案裝具、專柜等都不能予以保障。

3.檔案管理不規范

（1）檔案工作的機制還未完全建立，檔案工作制度還不健全。由于缺乏統一的協調機制，一些社區業務工作形成的檔案基本處于誰形成誰管理的狀態，部分社區還缺少歸檔、保管、借閱和換屆交接等基本的檔案管理制度，在文件歸檔整理時，有的按上級業務部門要求整理，有的隨自己工作方便整理，既沒實現檔案的集中統一管理，也沒有按照檔案標準規范化整理，且造成文件材料歸檔不齊全，嚴重影響了社區檔案管理工作的有序開展。

（2）檔案信息化工作相對滯后。由于社區經濟條件有限，檔案管理人員素質不高等原因，大部分社區信息化建設比較滯后，仍然采用傳統紙質手段保管檔案，產生的電子文件也沒有歸檔，不僅影響了社區檔案的完整性，也不利于今后的開放利用。

二、做好社區檔案管理工作的對策

社區檔案工作是社區工作的重要組成部分，也是檔案工作的新領域。做好社區檔案工作，需要檔案行政管理部門和社區業務主管部門及社區的共同努力。各級部門要通過各種途徑，加強檔案法律法規的宣傳力度，組織社區人員學習《檔案法》等，提高社區人員的檔案法制觀念；要采取多種形式，宣傳社區檔案工作的重要性和作用，宣傳社區檔案工作與社區建設、與城市文明建設的關系，真正把檔案工作作為社區基礎工作的一項重要任務來抓，做到社區檔案工作與社區各項工作同步。

（一）加強頂層設計，嚴格規范標準

省級檔案行政管理部門要加強與省級民政、社工等部門的溝通協調，爭取相關部門對社區檔案工作的理解和支持，做好全省社區檔案行政規范性文件的制定工作，協調與民政、社工等部門共同制發。積極組織地市縣級檔案局做好規范性文件的宣貫，確定工作目標，提出工作標準，明確工作要求。同時加強對社區檔案工作的宏觀監督指導和調研工作，發現社區好的做法，及時認真研究，總結經驗，樹立典型，做好宣傳和推廣，以點帶面，帶動整個區域社區檔案工作全面提升。

（二）加強溝通協調，做好培訓指導

地市縣級檔案局要加強以下幾項工作：一是加強與本行政區域組織、民政、社工、街道等部門的溝通與聯系，積極為社區檔案工作營造良好環境。二是協調成立社區檔案工作領導小組，由地市縣級檔案局牽頭，民政、社工等部門為成員單位，重點做好相關部門的溝通協調工作，確保社區檔案工作所需的人、財、物等得到充分保障。建立社區檔案工作管理網絡，形成檔案行政管理部門—街道—社區居委會三級檔案管理網絡。地市縣級檔案局研究制定本地區社區檔案工作標準，并同街道辦事處一起按照標準抓落實，努力使社區檔案工作朝著規范、標準、有序的方向發展。三是組織培訓街道和社區檔案管理人員，提高其檔案業務知識和能力。四是積極與街道檔案管理人員溝通，調動和激發他們的工作熱情和積極性，指導街道辦事處檔案人員通過上門指導、檢查考核等方式，進一步促進社區檔案工作取得新進展。

（三）加強支持保障，促進齊抓共管

街道辦事處作為社區直接的行政管理部門，要關心和支持社區檔案工作，切實做好社區檔案工作必需的人員、經費、庫房、裝具保護設備等基礎保障，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。社區檔案工作是一項系統工程，涉及民政、社工、勞動保障、計生、文明辦、安全綜治等多個部門，只有各相關職能部門加強合作，齊抓共管，形成合力，才能抓好社區檔案工作。社區各項工作直接受街道辦事相關職能部門的領導，街道辦事處分管檔案工作的領導應統籌相關職能部門制定有關檔案的各項制度、辦法，統一歸檔、整理標準；與相關部門達成共識，建立社區檔案協同管理體系，對社區檔案資源進行整合，集中收集、整理和保管，確保檔案收集齊全、整理規范、保管有序、利用有效。街道辦事處檔案管理人員要經常指導社區工作人員做好社區業務工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并對社區工作人員定期進行業務培訓。

（四）加強建章立制，抓好層層落實

社區領導要通過各種途徑，加強與社區主管機關（主要是街道辦事處各職能部門）的溝通與聯系，爭取社區行政管理部門的支持，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。要明確一名分管領導具體負責檔案工作，選用責任心強、業務素質好的同志擔任專（兼）職檔案人員。

要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境，最大程度上保持檔案管理人員崗位的相對穩定，通過提供晉升機會和待遇等方法，加強對檔案管理人員的崗位吸引力，使檔案管理工作開展得更好。

社區檔案管理人員要加強以下幾項工作：1.加強自身檔案業務知識的學習，通過參加檔案行政管理部門和街道辦事處組織的培訓，不斷提高檔案業務技能和能力，同時提高使用現代化技術設備管理檔案的能力。2.做好社區各項檔案管理制度，建立健全文件材料的形成、積累、歸檔、整理及檔案保管、借閱、統計、鑒定和移交、檔案人員崗位責任制等制度，使社區檔案工作走上標準化、規范化、制度化的軌道。3.指導社區工作人員做好社區業務工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并開展相關業務培訓，確保各種載體的文件材料歸檔齊全完整，規范整理。4.做好本社區檔案的安全保管和提供利用工作。

社區工作人員要加強日常業務工作形成的文件材料的積累和歸檔工作，尤其是加強對民政救助、勞動保障、計生、老齡、殘疾、治保調解、保險、社會化管理等涉及民生的文件資料的收集，保證反映社區業務工作的文件齊全完整，更好地為百姓調解糾紛，排憂解難發揮作用。

當然，由于新時期社區檔案工作面臨許多新情況，在實際工作中還會存在很多問題，各級檔案行政管理部門和廣大社區檔案管理人員要在實踐中發現問題、解決問題，并加強理論研究以更好地指導實踐，在全新的工作狀態中，積極有效的完善檔案管理工作的創新與發展。

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作者單位：北京市檔案局