淺談質量檔案管理的信息化

張麗俠

摘 要：信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著信息技術的進步和發展，信息化進程不斷加快。檔案也不例外，許多企業的檔案管理已經完全實現信息化，為企業發展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。本文主要介紹質量檔案管理的信息化，分析了現階段檔案管理信息化過程存在的諸多問題，希望能夠為質量檔案管理的信息化進程提供一些幫助。

關鍵詞：質量檔案；管理；信息化

一、質量檔案管理的信息化定義

所謂質量檔案管理的信息化，就是根據企業的實際情況，在質量檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業質量檔案進行信息化處置、管理并提供利用服務。一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。

二、質量檔案管理的信息化現狀

質量檔案管理的信息化雖然有諸多好處，國家也在不斷推進，但實踐中仍然進展緩慢，遠沒有達到全面普及和廣泛應用的程度。大企業檔案信息化建設進展迅速，但中小型企業發展現狀仍不理想，主要存在以下幾方面的問題：

1.基礎配套設施不到位。隨著信息化技術的迅速發展，質量檔案管理工作將面臨新的機遇與挑戰，質量檔案管理的信息化是一項系統化的浩大工程，是一項全新的工作。信息化建設需要購買大量的新設備，并投入大量的人力、物力、財力。但大多數企業無法提供也不愿提供大量資金來完成檔案的信息化建設，從而檔案的信息化建設一拖再拖。

2.缺乏檔案專業人才。目前，大多數企業的質量檔案管理人員還是信息化開始之前培養的人員，無法跟上時代的步伐，無法適應現代化的信息化管理模式。當提到檔案管理時，甚至許多人認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業進入信息化管理了。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產生抵觸情緒。觀念的落后，導致檔案管理的信息化進程更慢。重新招聘無形之中又增加了企業的用工成本和財政壓力。所以，許多中小企業仍然采用半傳統、半信息化的管理模式，仍然處于比較落后的階段。

3.檔案內容的信息化進程緩慢。檔案信息化建設落后的重要原因就是檔案內容的信息化進程緩慢。傳統檔案多數以紙質原件等非信息狀態體現，必須通過打字、掃描等形式將其傳入電腦才能將傳統的檔案內容轉化為信息狀態，才能為實現質量檔案信息化管理奠定基礎。這個工作量非常大，并且十分繁瑣，許多單位無法找到合適的人選來從事相關工作，只能將這個過程放一放或緩慢推進，從而影響整個檔案信息化的進程。

4.缺乏有效整合。在推進檔案管理信息化建設過程中，很重要的是充分利用企業各種信息資源為經營管理服務。一些企業檔案管理系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各系統間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，必然會造成在信息系統軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

5.缺乏長遠規劃。由于許多單位正處在企業管理信息化起步階段，尚未掌握科學的企業管理方法，企業對自身的發展戰略缺乏考慮。因此，很難在推進本企業信息化建設方面做好總體規劃，這就直接影響到企業信息化建設的成功實施。

三、質量檔案管理的信息化建議

雖然質量檔案管理的信息化現狀不容樂觀，存在諸多問題，但隨著經濟發展、技術進步和企業的發展壯大，這些問題都會解決。推進質量檔案管理的信息化進程，還是要從以下三個方面來說：

1.建設檔案管理信息化系統工程。企業在檔案管理信息化建設進程中，應站在科研生產經營管理的整體規劃高度，從全面和長遠發展的角度來確定信息化建設的總體規劃和長遠規劃。在信息化建設時，應注意使信息化建設和企業發展相輔相成，相互促進。企業質量管理的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統與數字化檔案管理系統充分銜接，實現信息資源共享，最大限度地支持企業的發展。不能孤立的僅建設質量檔案的信息化管理工程，完工后也無法與其他系統相連，無法實現共享功能。

2.合理安排檔案信息化建設進程。質量檔案管理的信息化建設是一個長期的、艱巨的工程，其工作量非常大，從信息錄入、建立管理系統、與相關系統共享資源等等，每一個環節都需要投入巨大的人力、物力和財力。因此，檔案管理的信息化建設進程要從企業實際發展狀況出發，符合企業自身的日常業務需要，要對檔案管理信息化進行深入的可行性研究，逐步推進信息化建設。檔案管理的信息化建設目的是為企業發展服務，利用管理和技術優勢，為企業發展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

3.提高檔案工作人員素質。檔案工作者必須具有較高的政治素質，良好的職業道德和崇高的敬業精神以及扎實的現代科技管理知識。隨著當今信息網絡技術的快速發展，檔案管理已由過去的勞動密集型轉為知識密集型工作，這要求管理者具有很強的能力，對專業性的檔案要做到精確把握，并要根據企業需求提供大量的數據檔案信息。每個企業都應當采取多種途徑和方法，加大對檔案管理人員的培訓力度，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，盡快提高工作水平和效果。

四、小結

質量檔案管理的信息化已經成為質量檔案管理模式中最為重要的一環，隨著技術進步和企業發展而不斷發展完善。我們應當更加重視質量檔案管理的信息化建設，創新管理理念和方法，充分利用檔案資源的優勢，更好的為企業生產經營提供快捷有力的支撐，從而實現檔案潛在的巨大利用價值。。

參考文獻：

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