工程技術檔案管理探討

李博

摘 要：隨著信息時代的不斷進步，國家對初始投資大、建筑周期長、工程難度大的城市工程項目建設愈發重視，對工程技術的檔案管理更是投入了越來越多的關注。本文將在充分、全面地闡述當前工程技術檔案管理面臨的困難和挑戰的基礎上，深入、系統地探究完善工程技術檔案管理工作的具體戰略和措施。

關鍵詞：工程技術； 檔案管理；挑戰；措施

1、引言

隨著城市工程建設事業的不斷發展，提高工程技術的檔案管理水平、為基礎設施建設提供足夠的資料和技術儲備對城市建設而言十分重要。而當前，信息技術的飛速發展給工程技術的檔案管理帶來了很大的便利，工程技術檔案管理工作的效率和質量也顯著提高。但是，當前工程技術的檔案管理工作仍舊面臨不少困難和挑戰，這是十分值得我們關注和重視的。

2、工程技術檔案管理面臨的困難和挑戰

2.1工程技術檔案管理專業性和系統性強，資料收集和歸類整理難度大

誠如我們所知，專項工程的建設需要經過專業的工程管理人員在建筑、結構、電氣、排水等多個方面上進行合作設計與分工。因此，這些工程的工程技術管理的資料收集和歸類整理工作，必須充分考慮到技術檔案的專業性和系統性，也就是說，檔案管理需要經過一個復雜、繁冗的整理和核對過程。而在這個過程中，常常會出現不同專業的技術檔案的混淆與錯放問題，這直接導致了當前檔案管理體系的混亂。

2.2工程技術檔案變更工作頻繁，檔案管理人員工作強度大

不可否認的是，工程建設具有階段性的特征。從設計到完工的過程中，形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖像（批文、勘察測繪文件、設計文件）等資料種類繁多，階段性特征明顯。而且，在施工過程中，由于常常會遇到突發狀況或者是技術革新等種種問題，工程隊的設計圖紙或者是建筑方案要進行臨時的調整和改變。而這些調整和改變，會直接導致工程建設檔案管理的變更工作難度的增加，使得檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力顯著提升，還會導致工程建設檔案管理工作效率和質量提高的進程受阻。

3、完善工程技術檔案管理工作的具體戰略和措施

正如上文所述，科學、嚴密的工程技術的檔案管理對城市基礎設施建設的長遠發展具有重大的意義和價值。但是，當前的工程技術檔案管理工作仍舊面臨著不少困難和挑戰。因此，我們必須在充分認識和解決這些問題和挑戰的基礎上，探尋出一套行之有效的管理規劃或方案設計來推動工程技術檔案管理工作的完善和發展。

3.1開展檔案管理人員的專業培訓，調動職工工作積極性

正如上文所述，工程建設的檔案管理工作具有專業性、系統性、階段性的特征。因此，一方面，我們要開展檔案管理人員的專業知識和技能培訓，例如建筑工程設計各專業的基礎知識、設計圖紙和文件的分類處理，檔案鑒定、編目、保管、變更、利用等方面程序和步驟安排以及對檔案管理信息化系統的操作和應用，以此不斷提高相關工作人員的業務能力和工作能力。

另一方面，上級單位要完善檔案管理部門的薪酬福利、晉升獎懲機制，讓檔案管理人員的工資水平、晉升機會與他們的工作表現、工作績效直接聯系在一起，以盡可能地提升檔案管理人員工作的積極性和主動性，推動檔案管理工作的創新和變革。

3.2樹立超前管理意識，在檔案管理的各個階段實現超前控制

具體說來，在合同簽訂階段，相關工作人員就應該將工程檔案的收集、整理和歸檔工作作為合同或協議的一部分確定下來，并為工程技術的檔案管理預留足夠的管理經費和抵押金，讓檔案管理工作有專門的法律和經濟保障。

在工程施工階段，一方面，我們要將國家政策法規明文規定的檔案管理細則與檔案管理部門的工作實際相結合，制定出符合檔案管理部門工作實際的守則指令；與此同時，檔案管理人員在施工階段要加強對施工單位的檔案管理工作的準確性、專業性、科學性的定期排查和監督。更重要的是，相關工作人員要嚴謹、細致地檢查案卷資料的質量和價值，對不符合質量標準要求的案卷進行重新整理和歸集，從而減小后期檔案鑒定工作的強度。

在竣工階段，檔案管理人員要加強對工程建設方案變更和突發狀況的記錄，對施工單位提供的案卷資料的完整性、系統性、正確性進行嚴密的檢查，最后再及時退還抵押金，開展檔案管理的后期歸集工作。

3.3充分利用現代信息技術，完善檔案管理數據庫

毋庸置疑，由于工程技術檔案管理工作的復雜性和艱巨性，檔案管理工作離不開現代信息技術的輔助。這也就是說，除了培訓專門的檔案管理人員以外，我們還要注重與計算機技術人員的合作與交流。

具體來說，在收集和整理過去或現在的工程技術資料時，我們要不斷改良和創新檔案信息化管理系統，使之更適應新時代背景下的檔案管理工作（尤其是對突發狀況的處理和檔案變更工作的處理），并在此基礎上不斷完善工程技術的檔案信息數據庫，將傳統的手工操作管理模式發展、轉化為現代化的計算機操作模式，減輕檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，構建聯網一體化的管理系統，將編目、保管、應用工作都置于科學運行的計算機管理編程當中，更好地實現資源共享。

4、總結

總的來說，在充分認識當前工程技術檔案管理工作面臨的問題和挑戰的基礎上，探尋完善檔案管理工作的對策具有重大的價值和意義。但是，工程技術檔案管理工作的完善需要經過一個長期的階段，不可能一蹴而就，除了在人力資源、制度層面加大投資和建設，現代信息技術的利用也是必不可少的，這是我們不可忽略的一點；同時，在建設過程中，我們仍需不斷提出新的策略、新的措施，以促進檔案管理工作的新發展、新飛躍。

參考文獻：

[1]陳海.《檔案管理學》. 河南人民出版社. 2010

[2]李慶明. 《工程建設竣工文件材料立卷歸檔整理探討》. 中國廣播電視出版社. 2011endprint