論檔案鑒定中如何分析和預測檔案價值

高仕賢

(云南省大理州云龍縣檔案局,云南云龍 672700)

論檔案鑒定中如何分析和預測檔案價值

高仕賢

(云南省大理州云龍縣檔案局,云南云龍 672700)

檔案價值鑒定是決定檔案命運的工作，必須全方位考查文件的去留，甑別和判定其價值，分析和預測檔案價值的方法。

檔案價值鑒定 分析和預測檔案價值

檔案的鑒定工作，就是甄別和判定檔案價值，并根據檔案對各方面所起的作用，確定其保管期限，并把不需要保管的檔案剔除銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，也是檔案館和機關檔案管理工作中非常重要同時也是難度最大的一項工作。

檔案工作中的鑒定有兩方面含義：一個是鑒定檔案的真偽； 一個是鑒定檔案的價值。鑒定工作主要有兩方面內容： 一是確定需要保存的檔案，并確定其保管期限； 二是要揀出不需要保存的檔案加以銷毀。 第一項是主要的，第二項是次要的。有的人片面地認為檔案鑒定工作就是銷毀檔案。銷毀檔案不是我們的目的，鑒定是為了保存重要檔案的一種手段。人們的社會各項事業在不斷的發展，各單位每年都會形成大量的文件，檔案也就會愈積愈多，如果全部都保存，就需要很多檔案柜和檔案庫房存放，將不利于保管和利用。

1 檔案鑒定的制度

建立檔案鑒定制度的目的，在于保護有價值的檔案，避免由于鑒定工作人員認識不夠或疏忽大意而銷毀掉珍貴檔案。珍貴檔案一旦被銷毀，其損失是無法挽回的。因此，建立統一的鑒定制度是非常必要的，它是保證正確地、順利地鑒定檔案價值的重要依據。鑒定工作是一項極其嚴肅、細致的，決定檔案命運的工作，必須嚴格按照黨和國家的規定和制度執行。

(1)黨和國家及其檔案管理機關確定了統一的鑒定原則和標準，制定和頒發了鑒定工作的指導性文件和歸檔文件材料保管期限表。(2)檔案館(室)在鑒定檔案時，必須有組織有領導地進行。(3)不按規定辦理批準手續的，不得任意銷毀檔案。

檔案保存價值是客觀存在的，不是人們主觀認識的產物。檔案的保存價值，是由檔案對于社會事業以及對我們的子孫后代的積極作用決定的。某一部分檔案，某一個案卷，某一份文件，是否有保存價值。一是看檔案本身的內容、來源、形式上的一些特點反映和記載了歷史上的各種現象和歷史經驗；二是看國家、社會及個人對檔案利用的需要。

2 檔案鑒定的基本原則

以黨的方針政策為指導，用全面的、歷史的、辯證的觀點，去認識和估計檔案對于社會事業的作用，是鑒定檔案的基本原則。

(1)以黨的方針政策為指導思想。社會各項事業各方面都貫徹和體現了黨的方針政策，在分析檔案時，必須以黨的方針政策為指導思想，才能理解檔案的內容和性質。(2)從社會的總體需求出發，用全面的、歷史的、發展的觀點來判定檔案的價值。一是從檔案本身來說，它的產生不是孤立的，各個全宗之間或一個全宗內的檔案之間都有相互的聯系，在分析和估計檔案的價值時要從全部檔案作為一個整體來對待。二是對檔案的利用需要來說，不能只從局部考慮檔案的作用，應從全局觀點來考慮它的作用。

檔案是歷史的記錄，它的產生是與一定的歷史相聯系的，因此，必須用歷史的觀點來看待檔案的價值；另一方面從客觀對檔案的利用需要來看，既要考慮現實作用又要考慮將來的作用，用發展的觀點判定檔案價值。

3 分析和預測檔案價值的方法

第一、直接地、具體地審閱，檔案。分析檔案的價值，應當在總的原則指導下，以分析檔案的內容為主結合考慮檔案的被保存程度，要從文件的作者、時間、名稱、可靠性、有效性以及外形特點等方面，直接審閱每一份文件，不能只從目錄、案卷的標題來確定檔案的保存價值。界定檔案的保管期限時要體現“以我為主”的思想。第二、檔案價值是由社會需求決定的，全面地估計和預測對檔案的利用需要。利用檔案的需要是多方面的，從范圍來說：有政治、經濟、文化、軍事等；從時間來說：有現實、當代、將來子孫后代的需要；從用途來說：有用作參考或憑證，有正面或作反證用的，用其全部內容或部分內容也有用其外表形式的。第三、研究過去檔案被利用的情況，總結鑒定工作的經驗。如：有的縣檔案館為了減少重復文件，凡是上級頒發的文件過了若干年就認為沒有保存價值，在十年動亂中都銷毀了。可是，要查十五年或二十年以前黨中央、國務院的有關規定只好到省、州去借閱， 非常不方便。由此得出一個認識，不能認為上級普發性文件都沒有保存價值，在一個縣檔案館范圍內至少要存一、二份。第四，鑒定檔案價值需要注意的幾個問題。(1)近年來檔案界提出了新的鑒定標準—效益標準，已日趨實用化。鑒定檔案不能只看現實作用，而當檔案發揮的作用所代來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，才判定檔案具有保存價值。(2)檔案的保存價值，是由重要性和時間性兩方面的標準來衡量的，兩者應統一起來進行考察。(3)鑒定檔案的保存價值，既然是對檔案可能被利用的一種估計和預測？所以不太可能完全準確。應保存從寬，銷毀從嚴；孤本(別的單位沒的)從寬，復本從嚴。

鑒定檔案的方法有直接鑒定法與間接鑒定法兩種。一般是采用直接的逐件審查卷內文件，確定保管期限；間接是根據案卷目錄和標題確定保管期限。第二種辦法，不拆卷，如一個案卷，有部分永久，一部分長期，可以就高不就低，不重要的服從重要的。我們在鑒定過程中有兩種可能： (1)不利用原來案卷的基礎。凡是卷內文件價值不同的，大多數拆卷。結果，拆卷面大，浪費了人力、物力。(2)充分利用原有基礎，就高不就低，一般不拆卷(除特殊卷外)，一個保管期限內混雜其它保管期限較多的案卷要拆卷。

筆者認為第二種作法較合適，它利用了原有的基礎，提高了永久卷的質量。為了使今后鑒定少拆卷，檔案部門應加強對機關文書歸檔的指導，這是很關鍵的問題。此外，經過鑒定的永久、長期、定期檔案要分開編制目錄和分別保存。

檔案經過鑒定后，剔除勿需繼續保存的案卷進行銷毀。

(1)編造銷毀清冊。經過鑒定，要銷毀的檔案材料，必須造冊和寫出銷毀分析報告。(2)要經審查批準。準備銷毀的檔案材料，必須經過一定的批準手續后才能銷毀，批準權限嚴格按照有關規定執行。機關銷毀檔案材料，必須經領導審核、批準后，才可以銷毀；檔案館銷毀檔案，必須經主管領導批準；歷史檔案一律不得銷毀。(3)銷毀時要進行監銷。銷毀檔案材料的方法多，可送造紙廠造紙或燒毀，但不能當包裝紙，或出售給廢品店。

經過批準銷毀的案卷必須在“案卷目錄”、“流水登記簿”、“移出簿”上注明“銷毀”。