提高電商運營能力

沙江

我公司業態包含批發、零售、委外加工，隨著電子商務的澎湃發展，在2013年成立電子商務部，現已拓展了天貓、淘寶、京東、微盟、康愛多、東方購物等11個電子交易平臺，業務量爆炸性增長。受到現有流程的制約，單據處理的速度嚴重滯后，導致日處理的商品無法突破400件，制約了發展的規模與運營能力；同時為實現對客戶48小時內發貨的承諾，往往物流先處理，后補完成信息流的相關手續，容易造成物流信息與信息流的不匹配，發生差錯。

我帶領IT團隊和他們一起仔細地分析了工作流程，發現問題主要集中在電子商務部的訂單處理流程套用線下傳統門店模式，復雜且易錯，需要重復輸單，過多依賴其他部門的操作，體現在2個方面：首先，電子商務部對外承諾從接單起48小時內發貨，對內要求下午4點前接的訂單當天發貨，再從批發轉倉庫移庫到所需商品的網絡平臺對應的零售倉庫，然后做零售收款生成零售記錄，多做了2個環節4步，期間需要重復輸單，2/3訂單處理時間花在這些工作上面，他們迫切希望用一套軟件搞定所有網絡平臺的接單、審單、自動配貨、打單、復核、發貨、線上訂單轉線下ERP零售記錄不用重復輸單，并且能把公司可銷庫存和發貨信息回寫到網絡平臺店鋪頁面，提高電商運轉效率，降低人工操作出錯。其次，不同的網絡平臺需要配置各自的實物倉庫，在線下ERP中設置對應的機構號和倉庫號，有多少個網絡平臺就有多少個倉庫的進銷存，商品互相調撥要走流程耽擱時間，他們迫切希望把所有倉庫合并成一個倉庫對接所有網絡平臺，但又能區分是哪家網絡平臺的交易。

我們IT團隊提出了兩種解決方法：第一種方法是在公司的用友時空ERP基礎上，開發一套電商ERP軟件實現和各網絡平臺對接；第二種方法是購買或者租賃一套已經能和各網絡平臺對接的電商ERP商業軟件，再開發一個它和線下ERP的接口。

電商ERP，有旺店通、萬里牛、商派、富潤、百勝等，其中萬里牛軟件公司功能完整，操作簡便，而且和我公司線下ERP的實施方-用友比碩軟件公司有多次合作的經驗，彼此熟悉對方軟件的架構，性價比最高。我們經過充分的市場調研，權衡利弊，選擇第二種方法，租賃萬里牛電商ERP軟件，并開發電商ERP和線下ERP的接口程序。

本解決方案設計成兩層架構，第一層是租賃萬里牛電商ERP軟件平臺（簡稱電商ERP），第二層是用友時空ERP（簡稱線下ERP）零售和批發帳套，即租賃萬里牛電商ERP軟件平臺，對外連接各網絡平臺的網店，對內連接線下ERP。合并了所有網絡平臺的庫存，并定時同步到電商ERP的默認倉庫庫存，在電商ERP里就可以直接對所有網絡平臺進行發貨，速度快又準確；其次庫存集中管理，各網絡平臺再也不用互相借貨了。各網絡平臺只需開設獨立的單位編碼，用于區分訂單的歸屬。

一、電商運營流程圖前后對比：

萬里牛除了原來能和天貓、淘寶、京東后臺直連外，又新增微盟、飛牛網、1號店、蘑菇街等后臺直連，其它網絡平臺的訂單需要按標準格式批量導入電商ERP，含消費者姓名或昵稱、電話、送貨地址；

電商ERP手工同步訂單時間間隔是5分鐘，自動是15分鐘。

電商ERP有商品關系表，特地為我公司二開，其數量不僅支持整數，而且支持帶4位小數。

電商ERP自動對接后臺直連的天貓、淘寶、京東、微盟上的網店，把按一定比例設置的可銷庫存和發貨信息回寫到網店頁面，其它平臺需要到平臺手工更新庫存和發貨確認。

電商ERP審單：根據抓取的訂單數據進行確認（主要對發貨倉庫、發貨地址、發貨商品、數量等信息進行確認），根據需要是否需要拆分訂單等情況進行處理。

電商ERP負責打印出庫發貨單、快遞單、零售發票，并交線下倉庫人員揀貨、打包發貨，復核確認無誤，再在電商ERP系統確認發貨，已發貨的電商ERP記錄才能被線下ERP提取轉零售記錄。

二、退貨業務流程方案

不能二次銷售的，萬里牛是新增一個次品倉庫，退貨入庫的時候，選擇次品倉庫；能二次銷售的，進萬里牛的默認倉庫。

天貓、京東、淘寶、微盟的顧客退貨單，由萬里牛電商ERP軟件自動接單、收貨后，線下ERP零售系統可以提取萬里牛退貨單并確認后，生成ERP零售

其他平臺由售后人員在電商管理系統手工新建售后單；

審核人員對售后單進行審核。

審核通過后的退貨單客戶進行退貨發貨

退貨入庫后，線下ERP零售帳套才能提取到電商ERP的退貨訂單；退貨數據也進線下ERP零售帳套的電商總倉，線下ERP零售帳套同時向批發帳套申請退貨，鎖定這部分因退貨入庫增加的庫存數量。

三、接口程序：

（1）增量同步庫存：

每隔15分鐘（或其他間隔），線下ERP主動發起請求，將上次同步以來，線下ERP的電商總倉請貨入庫或者電商總倉自身的退貨造成線下庫存有變化的商品最新庫存量，以接口報文形式，發送給電商ERP，電商ERP根據變化狀況進行庫存數量的修正并更新各網絡平臺庫存。我公司選擇“增量同步庫存”。

（2）全量同步庫存：

除了定時做增量同步庫存外，每天晚上（如凌晨3點），線下ERP主動發起請求，把所有商品最新庫存量，以接口報文形式，發送給電商ERP，電商ERP隨后作一次全網的庫存更新。

（3）線下ERP零售帳套新增以下功能：

在“電商總倉”的基礎上根據各網絡平臺對應的單位編碼，查詢電商ERP上有哪些網絡平臺的新訂單及其狀態；按各網絡平臺對應的單位編碼提取電商ERP訂單轉零售記錄；提取電商ERP退貨訂單轉零售記錄；。

按照上述解決方案，重新設計了電子商務部的業務流程：接單、審單、配貨、打印、發貨、訂單轉線下ERP，理順線上線下關系，加快周轉速度，加強庫存管理，實踐下來，日處理上千單訂單也卓卓有余。真正有能力做到“貨不動數據動”，貨全部放在自己倉庫里，只有訂單牽動的數據在各平臺流動，當數據到消費者那里之后，貨再從自己倉庫直接發往消費者手中。