論燃?xì)夤こ虣n案管理方法

陳 瑤

（中石化中原油建工程有限公司，河南 濮陽457000）

0 引言

隨著燃?xì)夤芫W(wǎng)在城市建設(shè)中的不斷擴(kuò)建延伸,形成的各種資料也越來越多,對燃?xì)夤こ虣n案管理工作要求也越來越高。長期以來,檔案管理工作的重要性沒有得到足夠的重視,檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門存在脫節(jié)現(xiàn)象,各類工程資料歸檔不及時或不完整,導(dǎo)致檔案資料殘缺不全,后續(xù)的檔案使用工作也十分困難。因此,筆者認(rèn)為，要意識到檔案管理工作的重要性,采取一定的措施和方法，對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行管理。

1 工程項(xiàng)目檔案概述

項(xiàng)目檔案，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過程中形成的，具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅持“三同時”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時，應(yīng)同時明確項(xiàng)目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對項(xiàng)目檔案的職責(zé)；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時，應(yīng)同時審查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件的歸檔情況。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理內(nèi)容

燃?xì)夤こ虣n案管理是對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案文件進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

3 燃?xì)夤こ虣n案管理方法

3.1 科學(xué)系統(tǒng)分類，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理

將檔案科學(xué)系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)已從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技工程檔案管理。

根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合燃?xì)夤緳n案的自有特征，將燃?xì)夤こ虣n案分成以下四類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃?xì)夤緲I(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，天然氣工程建設(shè)類最為重要，包括分廠站建設(shè)類(其中包括門站、儲配站、調(diào)壓站、加氣站建設(shè))及管道工程建設(shè)類(其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設(shè))。實(shí)現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對工程檔案進(jìn)行后續(xù)的專業(yè)化管理。

3.2 編制檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

結(jié)合國家頒布的 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》(CJJ33—2005)、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》(CJJ94—2009)的標(biāo)準(zhǔn)要求，燃?xì)夤緫?yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，編制企業(yè)內(nèi)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3.3 落實(shí)檔案規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化管理

3.3.1 建立的規(guī)范化

企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實(shí)際工作貫徹到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)管理中,然后再編制貫徹中的相關(guān)制度。它們與工程建設(shè)同步進(jìn)行，即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次,把文件材料管理納入到設(shè)計單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應(yīng)有相應(yīng)的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時歸檔，可制定財務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，來保證工程檔案資料的完整及時歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對涉及燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置使用權(quán)限。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

為提高燃?xì)庠O(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實(shí)際情況,配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關(guān)數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤更新處理。對已竣工的燃?xì)夤こ虣n案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢更方便及時，提高查全率和查準(zhǔn)率，應(yīng)合理認(rèn)真使用檔案管理軟件。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識和計算機(jī)管理檔案的操作技能，而且要有燃?xì)夥矫娴膶I(yè)知識。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。

為了適應(yīng)新形勢和新技術(shù)對檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展,可以提高工程檔案管理水平，確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量。

3.6 積極提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人性化管理

燃?xì)夤こ虣n案的形成完善是檔案工作者人員不斷努力的結(jié)果，做好燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、整理、歸檔、保存,是為了充分開發(fā)檔案信息資源，可以快速便捷地提供給燃?xì)夤ぷ髡呤褂茫瑱n案管理工作人員應(yīng)根據(jù)燃?xì)夤緦?shí)際情況，為工程服務(wù)時靈活應(yīng)對，為更好地為公司的建設(shè)服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，對燃?xì)鈴S的工程檔案管理中，應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用,實(shí)現(xiàn)檔案管理為燃?xì)夤竟こ坦ぷ鞣?wù)的根本目的。

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