淺談如何做好油田企業公務接待工作

李偉 張智 王蕾 南青青(中國石油長慶油田分公司第四采油廠)

一、產生背景

在《接待原理與實務》一書中介紹：接待是一種招待和交流活動，是人類社會關系和社會交往實踐的產物。任何社會組織為了實現自身的生存與發展，必須使自己成為一個開放系統，維持和發展組織系統內外交流與溝通，接待工作正是為了適應這種需要而產生。

二、意義與作用

接待工作是辦公室工作系統的重要環節，接待工作水平的高低能夠集中反映企業的對外形象和員工的整體素質，對于推動工作開展、企業發展具有十分重要的作用。

1.服務保障。作為油田生產單位，接待工作是為企業生產經營提供物質條件和服務保障的工作。職能部門認真籌劃、合理運用人力、物力、財力，保證接待活動的正常運行，確保上級部門、領導的來訪、檢查、調研、參觀、技術交流等各項活動提供必要的工作和生活條件。服務保障是公務接待工作的基本屬性。

2.展示形象。每個企業都有自己不同歷史和文化，而接待工作正是展示企業實力和內涵的窗口，接待人員可以說是企業的“形象大使”，細致入微的服務和企業文化的展現使得接待工作對塑造、提升和創新企業形象具有重要意義，良好的口碑和形象對于企業的發展具有極大的促進作用。

3.擴大溝通交流。接待也是一種投資，有著明顯情感效應和延伸效應。通過熱情、周到、細致的服務和良好的印象，能夠擴大企業對外溝通交流。而作為一個以原油生產為中心的石油單位，信息、技術的交流日益頻繁，公務接待工作逐漸成為了另一種不可替代的“生產力”。

三、實踐與探索

接待工作是辦公室系統的一項重要職能。長慶油田分公司第四采油廠由于實施“兩地辦公”運行機制，為了更好的做好本職工作，提升服務質量，通過多年的探索與實踐，在公務接待工作中，采用“先方案后實施”、“先討論后完善”、“先對接后聯動”的原則開展工作。

1.統一思想、提升認識，圍繞大局工作，進一步豐富接待內涵。

公務接待工作是連接上下關系的紐帶，是溝通左右的橋梁，是展示企業形象的重要窗口，更是保證生產建設中心工作順利開展的有效途徑。隨著社會經濟的快速發展，接待工作由單一化的接待轉變為服務政治、經濟和社會事業發展的多元化接待，作為一名接待工作者也由生活服務型轉變為領導的“左膀右臂”、“好助手”、“好參謀”，更可以成為企業文化的傳播者、油田發展的推動者，接待工作的服務職能進一步加強、擴延、輻射。因此，該企業辦公室善于從企業發展的新形勢、新要求出發，不斷豐富接待工作內涵，充分發揮辦公室服務職能作用，積極挖掘接待工作的新觀念、新特色、新方法，最大限度的為賓客提供工作、生活保障，不斷增強接待輔政能力和服務水平。

2.優化流程、規范體系，圍繞企業運行機制，加強接待規范建設。

公務接待工作是一項系統工程，做好接待工作，首先要有大局意識，堅持按程序辦事，既要有統籌兼顧的總體思路和方案，又要充分考慮到各方面的細節。其體系表現在四個方面：一是匯總信息。接到來賓接待任務或領導交辦事項的文件、電話、會議等事宜，辦公室的專職接待秘書迅速匯總來賓信息，形成初步方案匯報辦公室主任或廠領導。二是形成方案。辦公室根據掌握的來賓信息和領導要求，逐一落實來賓接待的各項事宜及接待總負責人員，擬定接待方案報廠主要領導審定后實施。三是實施接待。接待實施環節是不確定因素最多的環節，也是體現辦公室應變能力和準備工作是否扎實的重要一環。根據近年來工作經驗的積累，在公務接待過程中方面堅持把握好兩個尺度：第一是要以變應變，第二是要以不變應萬變。四是全面總結。每一項接待任務完成后，辦公室都會總結梳理接待過程，查找不足之處，形成月度、季度、年度書面總結，不斷積累工作經驗。

3.精心策劃、突出特色，圍繞本單位實際，構建“大接待”新格局。

一是堅持接待工作原則。即：堅持“兩地聯動、統一協調、簡樸熱烈、內部優先”四大原則。兩地聯動——接待工作堅持“兩地辦公”一盤棋，做到信息共享、團結協作、水準一致，更高效的服務于企業生產經營工作，促進對外交流，營造良好發展環境。統一協調——辦公室是企業公務接待的歸口管理部門，負責接待任務的籌備、實施、協調、結算、匯總等工作，有效的避免了各自為政造成的信息不暢、效率低下等不足。簡樸熱烈——接待工作嚴格按照要求嚴格控制費用支出，堅持以地方特色為主，杜絕鋪張浪費。內部優先——接待工作優先考慮廠內接待點，不斷細化服務質量，努力營造“賓至如歸”的良好氛圍，便于其他工作開展。二是規范接待工作制度?？偨Y近年來的工作經驗，該企業重新修訂完善了《業務招待管理實施細則》等費用管理制度，按照集中控制、集中管理的要求進一步加強三項經費的管理，嚴格審批關、核銷關，做到有制度、有程序、有規范、有責任，節約了企業經營成本，確保了與接待工作相關的各項業務工作有序運轉。三是嚴格費用控制工作。根據中央、企業有關文件、制度精神，在長期的工作中，在費用控制工作上總結形成了“月度匯總、季度分析”的原則，實時監控費用發生情況，做到每月一匯總、每季一匯報，以突出本地特色為主，厲行節約、點滴做起，確保接待費用不超。

四、認識與體會

1.做好公務接待工作，要把講政治放在首位。要把接待工作看做一項特殊的政治任務和使命，“接待就是現場直播”，要有高度的責任心和奉獻精神，更要有踏實的作風和敏銳的政治智慧。

2.做好公務接待工作，要把講團結作為重點。公務接待工作單靠某個人，某個部門是完不成、做不好的，這就要求加強與相關部門的銜接溝通，團隊的力量是無窮的，要學會融入團隊、依靠團隊、引領團隊共同完成好企業的接待工作。

3.做好公務接待工作，要把追求卓越作為落腳點。在新形勢下，社會需求越來越多樣化，接待工作早已不僅僅是“吃穿住行加開會”的老模式能應對自如的，辦公室只有結合企業自身的特點，在工作中有所思、有所悟，不斷創新接待工作思路，豐富接待工作內容，才能推動接待工作不斷推陳出新。.