關(guān)于對企業(yè)檔案建設(shè)的若干思考

許凡(揚(yáng)子化工實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司房產(chǎn)分公司 江蘇 210048)

一、思考之一，企業(yè)檔案建設(shè)要在改革中持續(xù)不斷的發(fā)展

企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)管理、技術(shù)開發(fā)、科學(xué)研究、經(jīng)營活動(dòng)、質(zhì)量活動(dòng)中不可忽視的環(huán)節(jié)。而企業(yè)檔案與圖書、情報(bào)、資料的內(nèi)在聯(lián)系是非常密切的，它們的本質(zhì)都是文獻(xiàn)信息，同屬于社會(huì)知識系統(tǒng)范疇，它們原本就是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的有機(jī)整體。此外，它們的職能、作用、加工方法等基本相同。我們回溯歷史，可以發(fā)現(xiàn)它們同于一源，不過由于社會(huì)發(fā)展的需要進(jìn)行了分流，經(jīng)過各自獨(dú)立的發(fā)展階段，已形成各自的特點(diǎn)，也存在著某些差異。但是它們的工作人員，無論是檔案館工作者，文獻(xiàn)資料工作者，他們?nèi)吭趫?zhí)行同一社會(huì)職能，發(fā)揮同一社會(huì)作用，那就是為需要信息的人提供相關(guān)信息。錢學(xué)森先生則從系統(tǒng)信息工程的角度出發(fā)，稱他們是信息專家或信息工程師。他們既是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是使用該信息系統(tǒng)的向?qū)Ш皖檰?。因此，在企業(yè)檔案建設(shè)中，我們要改變考慮問題，計(jì)劃做事時(shí)的某種坐標(biāo)參照系，對過去的觀念和作法加以反思，這就不能不呼喚一些新的政策和新的運(yùn)行機(jī)制。

二、思考之二，企業(yè)檔案建設(shè)要加快信息化進(jìn)程

1.我們說起企業(yè)檔案建設(shè)，總離不開信息化這個(gè)話題。所謂信息化，是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的開發(fā)，利用和普遍共享，以有效地解決經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的各種問題，最終加快工業(yè)社會(huì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)向信息社會(huì)和信息經(jīng)濟(jì)的演進(jìn)過程。這是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。

2.就宏觀而言，國民經(jīng)濟(jì)信息化就是逐步將開發(fā)好的信息資源運(yùn)用于生產(chǎn)實(shí)踐，應(yīng)用于政府管理，企業(yè)經(jīng)營和居民生活服務(wù)之中，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高民眾生活質(zhì)量和水平。據(jù)美國專家預(yù)測，美國信息高速公路（這是指國家信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的通俗稱呼。它是一個(gè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊為基礎(chǔ)張、衛(wèi)星等傳輸文字、聲音、圖像的信息網(wǎng)絡(luò)。）的建成，將會(huì)使美國生產(chǎn)率提高20%-40%，帶來了35000億美元的經(jīng)濟(jì)效益，使現(xiàn)有的交通流量減少30%-40%同時(shí)極大地緩解能源、交通、保健、醫(yī)療、全民教育和環(huán)境方面的社會(huì)問題。對一個(gè)企業(yè)來講，能使存貨平均減少20%，銀行票據(jù)使用平均下降20%，企業(yè)管理費(fèi)用和行政開支費(fèi)用下降120%，可見，信息資源的開發(fā)和利用，可以極大地提高物質(zhì)流，能量流的效率，節(jié)省大量資源，用信息流動(dòng)來代替部分物質(zhì)能量流動(dòng)。信息化可以給人們帶來如此重大的利好消息，無怪乎人們越來越關(guān)注信息化建設(shè)和進(jìn)程。

三、思考之三，企業(yè)檔案建設(shè)尤要關(guān)注構(gòu)建良好的心理環(huán)境

要把企業(yè)檔案建設(shè)的目標(biāo)內(nèi)化為工作者個(gè)人的目標(biāo)，從而激發(fā)起個(gè)人的工作熱情。調(diào)動(dòng)個(gè)人的主觀積極性，通常是要顧及到這樣一些心理因素的。

1.領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)部門的威信。威信并不是想持有威信的人的個(gè)人主觀愿望的反映。而是在他的群體中，人們意識的集中反映。一個(gè)人的政治品質(zhì)誠實(shí)，專業(yè)知識淵博、主持公道、為人廉潔公正，他就具有較高的威信。善于體諒下屬，就能讓下屬心情愉快地投入工作。

2.個(gè)人的心理。由于人們生理已基本得到了滿足，因而個(gè)人的心理就對個(gè)人的行為具有較大的影響力。如個(gè)人對工作的滿足感。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)每個(gè)人的能力、技能和興趣，盡可能地安排適當(dāng)?shù)墓ぷ?，還要適時(shí)地、因人而宜地提供學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會(huì)，并且在決策和工作過程中，給予個(gè)人一定的自主權(quán)，只有滿足個(gè)人合理、正當(dāng)?shù)男睦硇枰?，才能卓有成效地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)作用，推動(dòng)工作的進(jìn)展。

3.個(gè)人對企業(yè)檔案建設(shè)組織目標(biāo)的態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)者在滿足個(gè)人合理正當(dāng)?shù)男睦硇枰獣r(shí)，還要制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)及給每個(gè)人提供參與管理與決策的機(jī)會(huì)，給人以尊重與信任。如發(fā)動(dòng)群眾獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，采納合理化建議。引導(dǎo)每個(gè)員工都來關(guān)心企業(yè)檔案的建設(shè)。這樣才能做到企業(yè)檔案建設(shè)組織的目標(biāo)內(nèi)化為個(gè)人為之努力的目標(biāo)，成為個(gè)人自覺工作的驅(qū)動(dòng)力。例如：我是一個(gè)企業(yè)單位的檔案員，在一個(gè)企業(yè)單位，檔案工作是一個(gè)輔助性的工作，領(lǐng)導(dǎo)不可能將其擺在突出位置，這是客觀事實(shí)，但檔案工作一些必須的條件還是要爭取的，以往檔案工作側(cè)重于保管、保存，但檔案工作的最終目的是利用，只有開展好服務(wù)利用工作，才能體現(xiàn)檔案工作和檔案員的價(jià)值。而檢索工具落后，利用服務(wù)不到位，導(dǎo)致許多不理解、不支持，與其自怨自艾，不如完善自身，了解單位工作重點(diǎn)、圍繞單位中心工作，發(fā)揮檔案的作用。思想決定行動(dòng)，理清思路開始工作。

4.干群關(guān)系。關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)者的工作作風(fēng)，在于領(lǐng)導(dǎo)對員工的認(rèn)知和態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)者不應(yīng)對員工產(chǎn)生認(rèn)知上的偏見。諸如：“第一印象”、“近因效應(yīng)”、“暈輪效應(yīng)”（即拿固定的框框套人）等。

5.員工隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)。員工之間有理解、合作的和諧氛圍，很少有矛盾沖突和對立的現(xiàn)象，避免內(nèi)耗，這將對完成工作產(chǎn)生事半功倍的效果。

6.合理的經(jīng)濟(jì)報(bào)酬。如果經(jīng)濟(jì)報(bào)酬不合理，就會(huì)影響到個(gè)人的工作熱情，也談不上調(diào)動(dòng)和發(fā)揮個(gè)人的工作積極性。顯而易見，這是勿庸贅言的`。所以，合理的經(jīng)濟(jì)報(bào)酬是穩(wěn)定檔案員工所必須重視與關(guān)注的。

結(jié)束語

在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案也在發(fā)生著日新月異的變化。今天的社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中，它幾乎無處不在。這就提醒我們的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者萬萬不可忽視具有本源性，回溯性，真實(shí)性等特點(diǎn)的檔案型信息資源，一定要腳踏實(shí)地切實(shí)抓好企業(yè)檔案的建設(shè)工作。

[1]謝實(shí)企業(yè)檔案工作要為建立現(xiàn)代企業(yè)制度服務(wù) 山西檔案1994（5）.

[2]黃宗忠主編文獻(xiàn)信息學(xué)科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社1992.

[3]馬克思、恩格斯全集（第8卷）人民出版社 1961（2）.