談如何搞好高速公路建設的檔案管理工作

周家興

(貴州高速公路集團有限公司)

談如何搞好高速公路建設的檔案管理工作

周家興

(貴州高速公路集團有限公司)

高速公路建設中，高速公路建設檔案的管理工作占據了非常重要的位置，如何有效的做好高速公路建設的檔案管理工作，成為一個非常重要的需要思考的問題。高速公路工程檔案是工程建設最直接的表現形式，對于工程具有非常詳細的闡述，因而將高速公路建設的檔案管理工作做好，對于高速公路工程的基本建設以及長遠的規劃具有非常重大的意義。隨著社會經濟的不斷發展，高速公路建設投資規模的不斷過大，形成有效的檔案管理制度，對于高速公路建設工程具有非常重大的意義。

高速公路;檔案;管理;建設;問題;對策

1 目前高速公路建設中檔案管理工作存在的主要問題

1.1 缺乏管理意識，對工作不夠重視

在高速公路建設過程中，很多建設單位都是將關注重點放在質量、成本以及進度上，因而忽略了工程的檔案管理工作。認為檔案管理工作對于工程產生的影響不大，沒有必要對其進行管理。還有很多的建設單位在檔案管理工作中，對于檔案管理工作的認識片面，認為只是對工程建設中的一些文件進行整理歸檔，對檔案的管理不夠重視，管理行為也比較草率，而不注重施工過程中的一些數據的收集和整理。比如在高速公路隧道施工中，在工程檢測試驗合格之后，就忽略掉對試驗數據的整理，但是在施工竣工之后做質量評定工作需要這些數據時，就很難找到，從而影響工程的質量評定工作。此外，如果忽視對工程中的相關資料的收集以及整理，或者整理過程中缺乏規范性，只會導致工程施工數據編造的事情發生，產生工程信息表、工程計量單缺失、造成預算不完整的狀況。

1.2 沒有完善的高速公路建設檔案管理機構以及相關配備人員

在高速公路施工中，參建單位為了對成本進行控制，就不會拿出多余的資金進行檔案管理相關機構的建立或者是設置檔案管理的人員。只是依靠工程管理中的其他管理人員對其進行管理，缺乏規范性和制度性。或者說有些工程雖然配備了對應的檔案管理機構，但是卻沒有將檔案管理的相關工作和制度措施運用到實際工程中，造成檔案管理機構形同虛設，沒有發揮應有的作用。

1.3 管理人員素質低下

因為高速公路檔案管理工作的復雜性，所以要求從事檔案管理工作的人員的素質比較高。但是從目前情況來看，檔案管理人員的素質堪憂。

2 加強高速公路建設檔案管理工作的對策

2.1 強化意識，對檔案管理工作進行重視

在高速公路工程建設中，應該不斷采取有效措施對各級管理部門的檔案管理意識進行加強，同時在工程建設過程中，應該對產生的資料以及數據進行及時的記錄和整理，并收集入檔。檔案的收集工作是檔案管理工作的基礎，所以必須采取有效的措施強化檔案管理的收集工作，如建立健全檔案管理收集的制度，以此促進高速公路檔案管理中文件收集的及時性和有效性。

2.2 建立并且完善檔案管理機構以及相關配備人員

高速公路各個勘察、設計、施工、監理、建設等單位，應當明確分管檔案工作的管理人員，同時建立與工程檔案編制工作任務相適應的管理機制，配備檔案管理的設備，如電腦、打印機、掃描儀、復印機、去濕器、照相機、刻錄機，制定內部崗位管理和查閱制度，建立健全工程檔案管理網絡體系。加強檔案室硬件設備配置，為高速公路檔案工作的開展提供良好的工作平臺，按照檔案資料管理相關規定和要求，例如:我集團公司各個公路項目部均設檔案辦公室1間，庫房一間，做到統一管理工程文件和大量的圖紙，如余慶至凱里公路項目辦、凱里至羊甲公路項目辦、畢節至都勻公路項目辦、惠水至羅甸公路項目辦，同時配備檔案柜和臨時檔案架，購置電腦、打印機、復印機、掃描儀、滅火器、空調等設施，安裝了防盜門、防盜窗，盡量做到防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光、防塵等工作。

2.3 建立并且完善相關檔案管理制度

完善有效的管理制度是實現高速公路檔案管理系統、全面、真實、安全的保障。制度建設內容廣泛，除一般規定外，應明確以下內容:高速公路建設項目檔案工作的性質、目標及管理體系;檔案管理方法和操作流程規范需要進一步強化管理模式和管理制度，主管單位部門應該及時監督、檢查和指導，才能使工程文件資料達到工程驗收的標準和要求，管理制度需要不斷探索和總結，主管單位部門應該及時監督、檢查和指導，才能使工程文件資料達到工程驗收的標準和要求。

2.4 建立檔案的形成、收集、整理、歸檔和利用機制

哪一條哪一段的高速公路檔案文件資料的收集、整理由誰負責必須明確分工，明確文件資料的收集范圍、分類與保管期限，資料的整理規范、組卷要求及歸檔等;此外為了確保檔案文件資料的齊全、完整、準確性，工程檔案資料采用統一管理，將建設過程中的試驗、施工、原始資料及工程質量評定等電子資料統一保管。針對資料管理人員的管理水平參差不齊及人員更換頻繁的情況，定期組織檔案業務培訓，確保檔案文件資料與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件資料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統和安全。

2.5 加強檔案人員的管理和培訓，提高人員素質，增加管理水平

采取多種形式，分層次對參建單位檔案人員和相關工程技術人員進行檔案管理等業務培訓，使工程技術人員了解檔案管理知識，檔案管理人員要了解工程建設專業知識，優化知識結構，拓寬知識面，在加強業務學習的同時，檔案人員要注重現代管理理論和方法、網絡和計算機等知識的學習，全面提高自身素質。檔案人員必須強化服務意識，準確定位，扎實工作，主動作為，增強做好檔案工作的積極性和責任感。

2.6 加強工程檔案安全及保管

在高速公路檔案管理工作中所產生的文件以及其他相關資料的數量是非常大的，同時不僅量大，而且非常復雜。很多文件資料都是紙質，因而對其進行有效的管理，保證其安全性和有效性是非常重要的。建立工程檔案的安全管理網絡，從人員組織、設備、場地、經費上提供必要的保障，確保檔案的安全，謹防弄臟、丟失和損壞檔案。在對這些文件進行保存的過程中，要嚴格注意保存場所的溫度以及濕度，防治對紙質文件產生破壞，派專人進行定期以及不定期的檢查，并且加強相關管理的人員的安全意識和管理技能，避免發生安全事故。

2.7 建設單位平時加強督導，竣工驗收時嚴格把關

高速公路建設工程檔案要達到完整、準確、系統，建設單位檔案人員必須從工程一開始就嚴格要求，把工作做到前面，了解工程進展情況，主動配合各參建單位，深入現場調查研究，對工程檔案工作實行全過程跟蹤，要積極督促配合設計、施工、監理、質監等單位對工程檔案的真實性、準確性嚴格把關。如果在驗收過程中，發現檔案管理工作沒有做到位，那么就停止對工程的驗收，等到檔案管理工作合格之后才對工程進行竣工驗收。

2.8 提高檔案信息化管理水平

高速公路建設工程檔案信息化管理，就是將高速公路建設工程產生的文件系統的進行管理，公路建設工程檔案的編制目錄、編號、實行計算機管理，方便檢索利用，以解決人工組卷出錯率高、難以實現統一規范等問題。高速公路項目各參建單位應統一配備檔案管理應用軟件，在建設過程中，可以利用先進的計算機管理技術將工程中設計的相關資料和數據全全部錄入檔案管理系統中。

3 結語

在高速公路建設中，一項非常重要的工作就是檔案的管理工作，根據實踐證明，高速公路檔案管理工作對于高速公路建設管理具體非常重大的意義。只有不斷的加強各個各參建單位的檔案管理水平，才能保證高速公路工程檔案完整、準確、系統、安全和有效利用，從而為交通建設事業的發展做出積極的貢獻。

［1］孫佳麗.淺談如何做好地鐵工程檔案管理工作——以哈爾濱市地鐵建設為例［J］.黑龍江檔案，2011，(4):45－46.

［2］李惠.關于公路工程檔案管理問題及對策研究.安陽工學院學報，2011，(5):12 －13.

U415.1

C

1008－3383(2014)04－0170－01

2013－11－11

周家興(1966－)，女，貴州貴陽人，從事高速公路檔案管理研究。