探討流動人才檔案管理模式的創(chuàng)新

王 瑕

（涼山州人力資源和社會保障局人才交流中心，四川 涼山 615000）

人才檔案是人才信息的主要載體，是人才的主要信息來源，可以完全體現(xiàn)出一個人的經(jīng)歷、成績、品德、工作表現(xiàn)、獎懲記錄、行為記錄、歷史背景以及其他重大事件，是用來了解一個人本質(zhì)與能力的主要方式。只有管理好流動人才的檔案，才可以讓人才資源的開發(fā)發(fā)揮最大的作用。由于我國人事制度改革力度的持續(xù)提升，流動人才檔案管理更加重要。

一、流動人才檔案人員構(gòu)成

流動人才檔案大體有以下人員構(gòu)成：辭職或者被辭職的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位的專業(yè)技術(shù)人員以及管理人員的人才檔案；用人單位消除勞動合同的專業(yè)技術(shù)人員以及管理人員的人才檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自主就業(yè)的部隊轉(zhuǎn)業(yè)軍人人才檔案；社會其他新增加就業(yè)人員的人才檔案等等。

二、流動人才檔案管理特征

1．流動人才檔案管理對象具有較強(qiáng)的社會性

市場經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)建令很多領(lǐng)域的人才呈現(xiàn)流動狀態(tài)，這樣不僅有利于不同類型經(jīng)濟(jì)組織形式吸收人才，還可以加快人才檔案管理的社會性，給人才流動供應(yīng)了一個健康的社會氛圍。因此出現(xiàn)了具有較強(qiáng)社會性的人才檔案管理部門。而不用只局限在管理自己所屬單位的人才檔案，通過面向全社會，為全社會提供服務(wù)。

2．流動人才檔案具有來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

流動人才檔案管理的社會性體現(xiàn)了來源的廣泛性以及內(nèi)容的復(fù)雜性。對于計劃經(jīng)濟(jì)時代的人才檔案管理來講，人才檔案管理通常是由各個公司的人才部門進(jìn)行管理。管理的范圍也只局限在單位的相關(guān)人員，內(nèi)容也十分簡單。流動人員的認(rèn)識檔案管理部門的社會性取決了管理檔案范疇的廣泛性。所以管理人員身份的區(qū)別會使得檔案的內(nèi)容具備復(fù)雜性。

3．社會對人才檔案需求的多樣性

當(dāng)前這個社會是一個用知識來創(chuàng)新的時代，市場經(jīng)濟(jì)想要進(jìn)步就一定要具備可以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的人才，通過用人單位對新員工進(jìn)行考察，要通過這種方式將人才檔案的內(nèi)容、載體、傳播形式等方面都需求多樣性發(fā)展。

4．人才檔案管理形式的開放性

雖然是流動人員，可是體現(xiàn)了他們大部分不存在固定單位的現(xiàn)象，所進(jìn)行的工作變化過大，基本和原單位沒有任何聯(lián)系。人才檔案管理機(jī)構(gòu)就可以通過當(dāng)前的管理方式以及手段，把不屬于自己隱私的內(nèi)容通過人才檔案上傳上網(wǎng)，讓這個人的信息變成了開放的交流形式。

三、流動人才檔案管理現(xiàn)狀

流動人才檔案管理影響到人才的交流、升遷調(diào)動、職稱評定、辦理社保、離退休等，和人力資源的利用有直接的關(guān)聯(lián)。可是在具體的管理過程里，依舊存在人當(dāng)脫離、遺失檔案、檔案糾紛等問題的發(fā)生。

1．遺失檔案、死檔、人檔脫離的現(xiàn)象時有發(fā)生

目前，我國企事業(yè)單位發(fā)展尤為迅猛，社會對于用人方面的體制逐漸完善，并且從業(yè)人員對于就業(yè)的觀念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這樣可以給人才提供了更多的就業(yè)幾率，就業(yè)人員常常只需要將建立信息以及職業(yè)資格、技術(shù)職稱、學(xué)歷學(xué)位、獲獎情況等相關(guān)信息提交上去，用人單位就可以以此為基礎(chǔ)判斷一個人的潛力，而省略了對其檔案進(jìn)行的硬性要求。日趨柔性化的制度使得許多跳槽的職員把檔案丟失，還有多種多樣的人才流動，造成了人檔分離或者死檔、其當(dāng)現(xiàn)象的發(fā)生。

2．流動人才檔案管理政策執(zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)

對于流動人才檔案管理方面，以往內(nèi)管理政策的疏忽，使得當(dāng)前形勢有些混亂。雖然國家已經(jīng)對社會人才檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)一步明確，可是沒有通過授權(quán)的其他主體都沒有權(quán)限和資格進(jìn)行管理，也沒有資格對人才檔案進(jìn)行管理，這樣的做法會是管理秩序出現(xiàn)混亂。

3．流動人才檔案傳遞方式以及程序不夠規(guī)范

當(dāng)前有的人才檔案并沒有及時跟隨流動人才進(jìn)行流轉(zhuǎn)，因為對于專門的檔案管理部門來講沒有合理的溝通，或者人才檔案管理人員沒有充分的專業(yè)知識以及政策原則，讓檔案流轉(zhuǎn)的道路不夠順利，程序不夠規(guī)范、不夠統(tǒng)一。有些還會令流動人才自行攜帶，這些都會讓流動人才檔案管理產(chǎn)生漏洞，還會為檔案糾紛造成阻礙。

4．流動人才檔案管理方法過于落后

很多檔案管理部門還通過手工填報、批轉(zhuǎn)檔案的方式進(jìn)行，其信息化程度較低，有的基層部門對于檔案室的管理來講，并不及時進(jìn)行更新，硬件設(shè)施過于落后，管理能力以及效率能力過低，并且，社會人才的流動量過大，使得檔案信息的收集、更新工作較難，由于沒有將重要資料收集完整，使得個人信息大量丟失。

四、形成流動人才檔案管理困境的原因

1．人才檔案功能的弱化

流動人才檔案內(nèi)容落后，過于乏味，無法感受最新鮮的信息以及最明顯的特征。而且，和以往相比，當(dāng)前人才檔案的功能正在逐步減弱，大多以評職稱、提供政審、辦理社保以及人事關(guān)系調(diào)動等相關(guān)服務(wù)為主，可是這些人力資源服務(wù)的內(nèi)容也逐步和檔案相脫離。例如，當(dāng)前由于私事出境只需要戶口本和身份證就可以進(jìn)行辦理，可以不通過政審；結(jié)婚生育也不用提供檔案資料。

2．不重視檔案管理

對于計劃經(jīng)濟(jì)時期構(gòu)成的人事制度至今還在發(fā)光發(fā)熱，檔案的創(chuàng)建、更新、流轉(zhuǎn)都具備了十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊螅珓?wù)員系統(tǒng)以外的人事關(guān)系正在進(jìn)行變革，聘任制、派遣等用人方式正在普及，私企的用人量占據(jù)了比例的大部分，讓原有的人事制度遇到了挑戰(zhàn)。市場自由競爭環(huán)境下逐漸降低了對流動人才檔案的重視度。

3．相關(guān)管理制度不完善

對于管理部門制定的具體的管理方法中，并沒有全面的、多層次的流動人才檔案管理制度。如果部門不同，那么對于流動人才檔案的辦理程序、管理職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)等一些要求也就無法統(tǒng)一，并且在流轉(zhuǎn)過程里對于接收方和轉(zhuǎn)出方并沒有給予明確的指引，使得流轉(zhuǎn)程序十分復(fù)雜，給辦理檔案的人員造成了麻煩。

五、目前流動人才檔案管理工作中存在的問題

1．管理力量薄弱，管理能力過低，管理方式滯后

由于人事制度改革逐漸深入，機(jī)構(gòu)調(diào)整、管理人員的崗位變動，大多數(shù)人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識訓(xùn)練，對于檔案的重要性，以及收集檔案、整理檔案、對檔案進(jìn)行歸檔、裝訂等方面的工作了解的并不詳盡，對于檔案工作經(jīng)濟(jì)投入不夠，平時的事務(wù)通常只是把材料裝進(jìn)檔案盒，并沒有進(jìn)行及時的整理歸檔，嚴(yán)重阻礙了檔案管理能力的發(fā)展。對于設(shè)備來講，通過因地制宜的原則，沒有專門的檔案庫房以及閱檔室，使得防潮、防火、防盜等方式只能處于較低的層面上。管理的方法也相當(dāng)陳舊，調(diào)閱檔案時，都是通過古老的手工操作形式進(jìn)行，因為文件被反復(fù)調(diào)用，再經(jīng)歷著時間的照射，使得紙張已經(jīng)開始泛黃、變脆，字跡開始褪色，這些對于檔案的完整度和安全度都造成了直接的影響。

2．流動人才檔案收集工作力度不夠充分

首先收集歸檔工作制度不夠完善，執(zhí)行力度不夠，收集歸檔工作無法及時完成，尤其是針對沒有專業(yè)的流動人才檔案管理人員的企業(yè)，這一問題尤為明顯；其次，收集歸檔的材料不夠全面；再次，歸檔資料不真實(shí)、不準(zhǔn)確。人才檔案材料屬于從客觀的角度、歷史性的記錄一個人的情況，具有真實(shí)性以及唯一性，可是實(shí)際檔案里，對于年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷的虛報現(xiàn)象頗為嚴(yán)重。有的材料的內(nèi)容和形式上經(jīng)常會出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。例如一些有關(guān)審核、鑒定、評價的材料，大多都是千篇一律、如出一轍的現(xiàn)象。無法正確體現(xiàn)出每個人的真實(shí)狀況。這些都嚴(yán)重阻礙了檔案的質(zhì)量，阻礙了檔案的利用率。

3．人檔脫離、棄檔不用的人數(shù)逐漸增多

由于社會的不斷進(jìn)步，特別是人才資源配置逐漸實(shí)現(xiàn)市場化，人才流動住家頻繁，使得越來越多的單位人變成了社會人，人才的流動使得任檔分離現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，棄檔不用的人也越來越多。

4．流動人才檔案管理的科學(xué)化和信息化程度過低

由于科技的不斷發(fā)展，人才檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普及，計算機(jī)信息的水平也獲得了提升，可是有的先進(jìn)技術(shù)方法還沒有被開發(fā)出來，計算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理當(dāng)中被普遍應(yīng)用，有些且要僅僅將個人信息、檔案目錄輸進(jìn)計算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等依舊通過手工方式進(jìn)行，無紙化的閱檔還沒有進(jìn)行。如此一來，不但對檔案保管工作十分不利，還嚴(yán)重阻礙了工作的效率。

5．流動人才檔案利用工作水平較低，還沒有充分發(fā)揮出作用

對于人才檔案管理人員來講，不管是對檔案進(jìn)行整理、收集、保管還是鑒別，都是為了能夠更加便利的提供檔案信息，服務(wù)于認(rèn)識工作，給認(rèn)識決策提供一個有效的依據(jù)。就當(dāng)前來講，人才檔案管理具有重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識較弱。查閱的大部分內(nèi)容為簡歷、自然情況、支撐、工資等，并且利用的方法非常單一，只要所需人員進(jìn)行上門提供利用，工作呈現(xiàn)一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這樣重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，讓人才檔案的利用失去意義，功能逐漸弱化。

六、當(dāng)前人才檔案管理模式創(chuàng)新思考的具體內(nèi)容

由于經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才檔案管理也逐漸被給予重視。我國將人才檔案管理實(shí)現(xiàn)全國性，也就是要通過一些子系統(tǒng)，對于發(fā)展道路上的知識經(jīng)濟(jì)會十分艱難。因此，我們只有吸取經(jīng)驗，才可以調(diào)整好整個管理體系，跟隨發(fā)展的步伐。創(chuàng)建區(qū)域性的人才檔案管理中心，屬于市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，也是人才檔案管理工作系統(tǒng)化的需求，屬于人才檔案作為社會信息資源執(zhí)行的科學(xué)化管理需求，是將人才檔案作為一種社會信息資源執(zhí)行的管理要求，通過有效的控制，加快人才檔案管理工作的飛躍式發(fā)展，加快人才檔案管理工作，使其更加標(biāo)準(zhǔn)、更加規(guī)范、更加具有現(xiàn)代化。

1．對于創(chuàng)建完善的流動人才檔案信息管理制度的具體內(nèi)容

流動人才檔案信息給科研工作提供了十分豐富的查閱資料，企業(yè)只要不斷對檔案進(jìn)行完善，才能加快檔案管理能力的提升。在以后的科技檔案信息管理里需要創(chuàng)建完善的檔案管理制度，面對人才檔案信息執(zhí)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理方式。

2．完善流動人才檔案信息管理系統(tǒng)

在以后的人才檔案管理當(dāng)中，需要創(chuàng)建完善的信息管理系統(tǒng)，把人才檔案進(jìn)行入庫式管理，這樣不僅提升了檔案管理的水準(zhǔn)，還確保了人才檔案信息的完整性。

3．提升人才檔案管理人員素質(zhì)的要求

流動人才檔案管理人員的自身素質(zhì)直接關(guān)系到人才檔案信息管理的能力，目前，人才檔案管理人員的素質(zhì)還有很多空間需要提高。不但需要提高工作人員的對檔案管理的知識水準(zhǔn)，讓檔案的管理和分配工作十分有序。企業(yè)需要強(qiáng)化對人才檔案管理人員的專業(yè)知識訓(xùn)練課程，提升工作人員對檔案知識的了解程度，了解人才檔案管理相關(guān)的資料。

七、結(jié)束語

創(chuàng)新流動人才檔案管理，要結(jié)合科學(xué)的技術(shù)對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理。人才檔案的管理是一種無形資產(chǎn)，是展現(xiàn)信息在特定時間作為歷史參考以及法律憑證的主要文件，通過妥善的保管，為檔案管理提供更加有效的服務(wù)效率，如此才可以進(jìn)一步完善人才檔案管理的模式，讓流動人才檔案在社會中體現(xiàn)應(yīng)用的價值。

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