簡議農業科技檔案管理存在的問題與對策

陸 梅，白 蕊

（云南省農業科學院，云南 昆明 650231）

0 引言

農業科技檔案管理是農業部門科研工作和綜合管理工作中重要的組成部分，對農業部門的科研工作有著重要的意義，是科研工作的重要環節。農業科技檔案管理工作具有政治性、管理性、保密性和服務性等特點，其管理效果的達成與否很大程度上影響著農業科研項目活動的開展。充分開發利用農業科技檔案信息資源，提高農業科技檔案管理水平，有利于促進我國農業科研工作的深入發展，文章從農業科技檔案管理現狀入手，簡要論述了現階段農業科技檔案管理工作中存在的問題，并結合工作經驗，提出了相關對策。

1 農業科技檔案管理現狀

1.1 檔案管理缺乏系統性

現階段，許多農業科研單位仍沒有意識到檔案工作的重要性，對于檔案的管理工作不重視，導致許多科研人員不信任單位，以至于將科研核心資料保留在個人手中，而沒有進行農業科研檔案歸檔，導致農業科研數據的缺失或者遺失。與此同時，許多農業科研單位對于科技檔案的管理只重視科技成果、報獎階段的檔案資料管理工作，而對于科研準備階段以及研究實驗階段的檔案管理不重視。對于科研檔案的管理工作多傾向于成果性的記錄，而對于科研實驗過程中的原始數據等系統資料卻很少，這也直接導致了許多科技檔案無法在爭論性問題中成為重要依據，影響了科技檔案的實用性。這些問題的出現一方面反映了農業科研單位對于檔案的重視程度不夠，另一方面也說明了目前狀態下農業科技檔案管理工作缺乏系統性和準確性。

1.2 檔案管理數字化程度低

我國信息技術高速發展，信息化和數字化技術被廣泛應用于檔案管理工作中，為許多單位的管理工作帶來了巨大的便利。但現階段許多農業科研單位的科技檔案仍多以紙質檔案為主，這也直接導致檔案資料整理工作數量龐大，加大了檔案管理工作的人力資源，而實際上紙質檔案的檢索工具也較為單一，查閱也并不便利。隨著信息技術的高速發展，紙質檔案比重應該逐漸降低，電子文件的比重將不斷增大，但許多基層農業科研單位，由于經費問題，無法完善電子管理體系，不能夠建立起完善的信息化檔案管理系統，使得檔案信息無法大量的信息化和電子化，這樣大大的降低了檔案開發服務的效果。

1.3 檔案利用率低下

許多農業科研單位，尤其是基層科研單位，對于檔案管理工作存在嚴重的“重保管，輕利用”的現象，過分強調檔案管理的保密性，而忽略了檔案管理所追求的重要意義——數據利用，這也使得許多農業科技檔案的利用率十分低下。科研單位沒有集中對于科研檔案進行利用，使得許多基礎數據、研究信息被擱置，無法及時的應用到現實生產力中，不僅造成了信息資源的浪費，同時也使得相關科研實驗工作的成果失去現實意義。

2 農業科技檔案管理工作中存在的問題

從農業科研單位檔案管理工作現狀，我們不難看出在農業科技檔案管理工作中存在的問題。

2.1 管理制度不健全

制度的建立是為了更好的規范行為，是為了提高工作效率，達成工作目標。只有建立完善的檔案管理工作制度，才能夠更好的規范檔案管理工作，提高檔案收集、利用、開發效率。現階段，許多農業科研單位在檔案管理制度的建立上主要體現在檔案管理職責不統一，檔案管理的各個程序沒有落實到具體部門，檔案資料的管理方案也沒有統一起來。

2.2 檔案管理設備、資金不足

檔案管理工作中存在的另一個較為嚴重的問題則集中體現在檔案管理投入資金的缺乏上，尤其是基層農業科研單位，能夠利用于檔案管理工作的經費十分有限。這也就直接導致了許多基層單位無法實現電子化辦公，從而也無法利用信息技術來提高檔案管理工作效率，科技檔案信息化更加無從談起。

資金的不足，導致檔案管理設備無法進行及時更新，是農業科研單位檔案管理工作上“硬件”上的不足。而“軟件”的不足則主要體現在新一代的年輕檔案管理員的綜合素質水平不高，許多基層檔案管理員學歷水平比較低，專業素質不強，對于檔案信息科學管理的認識程度不深，并且對于檔案管理的意識不強，沒有意識到檔案管理工作的重要性。

3 農業科技檔案管理工作應采取的對策

3.1 強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

綜上所述，現階段農業科研單位想要改善科技檔案管理工作中存在的不足，首先應該轉變工作思想，強化檔案管理意識。思想是行動的主導，要不斷向基層檔案管理工作人員宣傳檔案管理工作的真正內涵，讓他們正確認識科技檔案的管理工作的重要性。相關科研單位科研采用不定期舉行基層檔案管理工作培訓班，加強科技人員的指導工作，從思想源頭上肅清基層工作人員的不正確思想，保證管理工作思想的統一，促進管理工作的確切落實。與此同時，相關單位還應該認真篩選基層年輕工作人員，保證基層管理工作者的綜合素質達到基本工作標準。需要定期展開工作學習，組織檔案管理部門內的整體學習活動，切實提高檔案管理工作者的綜合素質。

其次，相關單位應該健全檔案管理制度，明確各部門的管理職責，確保農業科技檔案工作的有效管理。相關農業科研單位應該借鑒先進單位的做法，可以實行課題研究負責人歸檔責任制，每一項科研課題結束后，課題負責人應該對課題研究過程中所形成的各種基礎數據、文件材料進行審查、鑒定、驗收后，最后歸檔。科技材料歸檔后，由檔案管理人員接受，按照檔案管理要求，將原始文件制成材料統一、圖樣清晰、格式統一的檔案文件。

3.2 提升檔案的信息化、數字化水平

農業科技檔案的最終目的是為了讓信息得到有效的利用，讓農業科技信息能夠充分應用于現實生產活動中去，提高科技信息的技術效用和社會經濟價值。隨著信息技術的高速發展，提升檔案的信息化、數字化是現階段各單位檔案管理工作的重中之重。

落實農業科技檔案的信息化工作，首先需要檔案管理人員處理好檔案安全性和保密性的問題，準確認真的鑒別農業科技檔案內容，對于能夠公開的內容，應加大檔案信息的文獻編寫工作。通過計算機技術，建立完善的信息共享平臺，編制必要的檢索工具，加速檔案信息化的轉化。對于有密級的檔案，則需要嚴格管理，若轉換為電子檔案，應該建立嚴密的檔案安全管理系統。其次，需要農業科研單位合理利用管理資金。根據檔案工作管理的實際狀況，合理的更新管理設備，為信息化檔案管理提供必備的實施設備和實施平臺。最后，相關單位還應該加強檔案管理的網絡連接方式，通過相關科技信息網，搭建農業科技信息服務平臺，實現科技資源的共享。

4 結束語

只有實現農業科技檔案管理的規范化、數字化管理，建立完善的檔案管理制度，加強檔案管理工作效率，才能夠進一步的提高科技檔案的利用率，繼而促進科技資料對現實生產力的轉換，實現科研成果的經濟價值，實現檔案管理的最終利用目標。想要實現這一目標，相關農業科研單位需要正視檔案管理工作中存在的問題和不足，結合自身情況制定出有效的改善方案，狠抓落實工作，切實提高科技檔案的管理工作效率。

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