淺析如何加強高校基建檔案管理

福建 許碧瑜

2006 年實施“十一五”規劃以來，隨著我國高等教育事業的大眾化發展，高校的辦學規模也日益擴大，隨之產生了大量的高校基建檔案資料，大大增加了高校基建檔案管理的難度。因而，如何加強高校基建檔案管理，最大限度地發揮其經濟、社會效益，為高校穩定持續發展提供便利服務，成為擺在我們面前的一個急迫需要解決的新課題。

一、高校基建檔案的特點和作用

1.高校基建檔案的重要特點

高校基建檔案數量多且繁雜，要做好高校基建檔案管理，了解高校基建檔案的特點是首要任務。其特點可概括為以下四點：

（1）檔案周期長。一個基建項目一般包含項目的申請批復、可研、立項、設計、施工、竣工、結算等幾個階段，這往往需要數月甚至數年的時間才能完成。因此，基建檔案的歸檔周期要比其他檔案長。

（2）專業性強。基建工程一般由建筑、結構、電氣、暖通、給排水等專業組成。每個項目資料既相互獨立，又相互關聯，技術性很強。且每一個項目又涉及好幾個分部分項工程。

（3）動態性。基建檔案是記錄基建從提出到交付使用全過程的檔案，在建設過程中，基建資料隨時都可能存在動態變化。如在設計中常遇到設計變更、施工質量出現問題需要采取補強方案等。

（4）龐大性。基建檔案由于投資規模大，參建部門多，設計專業廣，使得形成的數量往往多于其他類型檔案。

2.高校基建檔案的作用

基建檔案是高校基建工作的歷史記錄，它真實客觀地反映了學校內建筑物、構筑物、地下管線的位置及走向，是高校建設發展的重要歷史憑證。它對今后學校改建、擴建、抗災及今后發展都具有極高的參考價值。學校通過對基建檔案的利用，可以直接或間接的在改造、修繕等各種生產和經濟活動中起到增值的作用。以華南女子職業學院煙臺山校區教學樓辦產權為例，由于種種原因，該校區在建成后未及時辦理產權證，學校固定資產科通過檔案室查找借閱辦理產權需要的基建檔案順利辦下產權證，落實學校產業。

二、高校基建檔案管理的現狀及問題

1.基建檔案管理重視不夠，歸檔資料質量低

大部分高校在基建前期建設中，往往對基建檔案的重視不夠，建設過程中不注重資料的收集，無法提供完整的檔案資料。在基建檔案的收集整理過程中，發現有：（1）信息記錄不完整且不符要求。有的資料填寫有錯漏，如工程的竣工日期、竣工圖的編制日期未填，施工、監理報告在套用其他工程格式后工程名稱未及時更改，隱蔽工程的資料不齊全和資料隨意用鉛筆、紅色水筆等涂改等。（2）竣工圖紙編制不規范。主要表現為未按實際現場施工情況編制、直接用施工圖代替竣工圖，竣工圖章上的簽章存在代簽現象等。上述與事實不符、不能真實反映實際情況的竣工圖是沒有利用價值的。（3）提供的資料很多為復印件。作為最有力憑證的檔案原件，建設相關單位提供的數量少，在辦理規劃許可證、消防圖審、施工許可證等流程時，又要求提供原件辦證，導致最終學校歸檔時僅能使用復印件。但復印件與原件的法律效力有很大區別，在利用時復印件不能作為依據。

2.檔案管理人員水平不高

基建檔案管理是基建檔案的真實性、連續性和完整性的可靠保證。如果忽視基建檔案形成的任何一個環節，勢必無法保障基建檔案成套性和完整性。目前，大部分高校安排基建部門技術人員兼職擔任基建檔案管理人員，雖其專業知識強，但對基建檔案重要性的認識存在不足，存在“重建設，輕檔案”的思想。且兼職檔案員工作繁雜，時間和精力都放在如何監管基建項目上。在工作繁忙時，根本就顧不上基建檔案的收集整理。而高校檔案管理機構派出的管理人員工程知識匱乏，對基建程序不了解，無法對基建檔案起到很好的監管作用。

3.利用方式不妥

由于基建檔案的復雜多樣性，很多高校在利用基建檔案時直接借用原件，造成原件殘破，大大影響對檔案的保管。

三、做好高校基建檔案管理的對策

1.轉變觀念，提高基建檔案意識

正確認識基建檔案的重要性是提高基建工程管理質量的關鍵和保證。基建檔案管理必須以人為本，貫徹科學發展觀，化被動為主動，使學校領導、各參建單位和檔案人員達成共識，分工配合，共同做好基建檔案工作。同時通過加大檔案宣傳，加強基建檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性，群策群力，共同配合提升基建檔案管理水平。

2.制定和完善各項管理制度

一是，做好高校基建檔案的管理要提升專業化管理水平，應強化基建檔案管理人員的職業道德和提高其業務技能。檔案管理人員不但要培養良好的職業道德，了解工程專業基礎知識及識圖知識，更要熟悉工程建設流程，做好基建檔案前期準備階段、施工、監理階段和竣工驗收階段的檔案收集整理工作。二是，根據國家及省內編制的基建檔案管理條例，制定符合本校自身情況的基建檔案歸檔范圍及期限，學校基建職能部門按要求定期向檔案管理機構移交檔案，同時學校檔案管理機構及時安排人員下現場指導整理、立卷工作，并制定交檔計劃。三是，把項目基建檔案工作寫入與施工單位、監理單位簽訂的合同中，使施工、監理單位既明確基建檔案歸檔的要求以及需提交的竣工驗收檔案資料數量，又能促使其按時保質收集檔案，從而規范化管理基建檔案，做到有章可循，有據可依。

3.做好基建檔案工作“三同步、三參加、三納入”管理

“三同步”、“三參加”、“三納入”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內涵主要包括：（1）三同步。基建工程從工程項目的申請開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交多套齊全合格的竣工圖的驗收同步進行。（2）三參加。工程建設開始，基建檔案管理人員參加基建例會、協調會議等；工程竣工驗收時，檔案人員要參加基建項目的竣工驗收；參加重要設備、儀器的開箱工作，如水泵、高低壓配電柜等設備開箱、調試工作等。（3）三納入：將檔案工作納入項目（工程）建設計劃；納入施工管理各個環節；納入基建分管領導和參建部門人員的崗位責任制。

做好基建檔案管理的“三參加、三參加、三納入”，關鍵在于學校從制定基建計劃起就將檔案管理納入其中，且從工程提出開始，基建檔案員就提前介入，及時的參與、收集、整理該項目檔案，保證檔案的質量。否則，若在工程結束后在開始收集，容易錯漏些重要資料，且因參建部門多，事后補資料手續繁瑣核實困難，而造成檔案的缺失。

4.逐步完善基建檔案現代化管理

隨著高校辦公系統信息化與網絡技術的普及，高校檔案管理模式也在逐步信息化，基建檔案歸檔也應同步更新。因此，高校基建檔案管理工作，必須從傳統手工作業方式向信息化管理過渡，采用科學、先進的檔案管理軟件進行檔案信息的存儲和利用，提高工作效率，避免重復工作。同時通過計算機信息系統將傳統的紙質載體檔案材料轉化為可以自動檢索、網絡化運用的技術。例如，設計單位除提供紙質的藍圖外還應提供規范的CAD圖等設計成果；施工單位可將設計變更、簽證等直接在電子圖上修改、標識，作為竣工電子圖交存；與基建相關的管理文件進行電子掃描存檔，建立電子目錄；施工階段照片、隱蔽工程照片、會議錄音錄像等資料收集存檔，建立電子目錄；繪制建設工程情況一覽表和投資情況統計表等，用于后期工程利用時檢索、統計和查閱。

四、結束語

做好高校基建檔案工作，是高校可持續發展的前提條件之一。加強基建檔案管理，是每個基建檔案員責無旁貸的義務。因此，我們必須不斷研究、客服基建檔案管理工作中遇到的困難和問題，不斷改進新思路、新技術，才能進一步做好高校基建檔案工作，為高校又好又快發展發揮應有的作用。

[1]田岳海.淺談基建檔案管理中存在的問題與對策.檔案天地,2012年第8期.

[2]劉曉玲.我國高校基建檔案管理對策初探.硅谷,2008年第24期.