淺析企業會計檔案鑒定銷毀中存在的問題及對策

嚴 方

（淮北礦業集團公司檔案館，安徽 淮北 235006）

企業會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據。目前，各企業一般將會計檔案的管理重點放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷毀工作沒有引起足夠重視。

筆者所在的淮北礦業集團公司，經過五十多年的建設與發展,現已成為國家特大型企業。目前館藏檔案達7.883萬卷、3.9376萬件，永久檔案4.3722萬卷、1.3568萬件。據不完全統計，其中到期的會計檔案達0.7萬卷以上，占整個會計檔案的32.7%以上。那么庫存這么多到期沒有利用價值的會計檔案為什么沒有及時鑒定銷毀呢？其主要原因是這部分會計檔案中含很多涉及到征地、購置大型設備、報稅等方面的憑證，有時為了土地糾紛、地方征稅、民事糾紛等情況，還經常需要提供這方面的會計憑證；另一方面，每一屆領導都怕擔責任；還有一個主要原因，就是人力不足。因為鑒定銷毀前，財務主管部門需要抽出許多人力對每一張憑證逐一進行鑒定等。由于上述問題，雖然國家財政部、國家檔案局1998年聯合頒發了《會計檔案管理辦法》，對各類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規定，但因為過期會計檔案鑒定銷毀工作的政策性、業務性、程序性、責任性很強，自淮北礦業集團公司成立以來，從未對過期會計檔案進行組織鑒定銷毀。目前，保管在淮北礦業集團公司檔案館過期會計檔案數量很大，為保管這批檔案擠占了庫房容量，浪費了人力物力，很有必要對此進行研究，分析其原因，采取一些有效措施，妥善加以解決。

1 企業會計檔案鑒定銷毀中存在問題剖析

1.1 在鑒定銷毀工作中怕冒風險擔責任

《檔案法》第二十四條中提到對“損毀、丟失或者擅自銷毀屬于國家所有的檔案的”要依法追究刑事責任。因此，對未到期的會計檔案或者到期但仍有憑證和參考價值的會計檔案擅自進行銷毀的，也應追究其領導或部門法律責任。由于有時在對到期的會計檔案鑒定時不能做到百分之百準確的原因，企業領導或部門領導怕冒風險，往往采取保守做法，那就是將到期的會計檔案實行延期保管或一律從長保管。另外《會計檔案管理辦法》中并沒有明確對不開展過期會計檔案鑒定銷毀活動的行為追究責任，出于避害趨利的心理，企業領導一般選擇放棄銷毀或不在過期會計檔案鑒定銷毀審批表上簽字。

1.2 國有企業缺乏檔案工作經濟效益意識

企業會計檔案除了按“八防”即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害氣體等方面花出一定費用外，還要在保存空間（庫房）、裝具、人力等方面支出一定的費用。綜合以上費用，可得出大約每卷檔案保管費用在150元/年左右。按此計算，目前本館到期的會計檔案0.7萬卷以上，占整個會計檔案的32.7%以上，其中過期的會計檔案數量在0.7－0.8萬卷之間，則每年需支付105-120萬元的費用。這樣對于年產值過百億元的國有企業來說不算什么，而如果放在私人企業或民營企業上肯定行不通，這就是國有企業缺乏經濟效益意識的緣故。隨著淮北礦業集團公司經濟建設的不斷深入和發展，會計檔案數量日益劇增，檔案庫容趨于飽和。為了克服會計檔案數量的無限增長與有限保存能力之間的矛盾，最終解決的辦法就是企業檔案管理要與企業經濟效益掛鉤。因此，會計檔案鑒定時，必須考慮并控制檔案的利用價值與保存成本之間的比例，摒棄那些不計成本、多多益善的觀念。同時，還要斟酌一下每卷檔案的保存價值，即是否值得保存、值得保存多久。

1.3 人員編制問題影響對會計檔案的鑒定銷毀工作

按照勞動人事部、國家檔案局1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標準(試行)》的規定，檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有參考價值的資料)數量計算，即以館藏檔案一萬卷確定編制為基數：地、縣(區)及縣級市檔案館五人，如館藏不足一萬卷，編制可適當減少，但不少于三人；地區級城市檔案館七人；省、自治區、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分按每增加五千卷增配一人；超過三十萬卷的，其超過部分按每增加七千卷增配一人。由于受到人員的限制和工作量大的因素，國有企業檔案部門往往出于自身利益考慮，不會積極、主動地開展對到期會計檔案鑒定銷毀工作的活動。雖然這個標準已經試行20余年，但一直存在著如何使檔案館人員編制標準與檔案館藏量更趨于科學化和合理化的配置問題。其原因：一是檔案現代化管理手段逐步提高；二是此標準不符合企業“精簡、高效”的原則；三是標準設置幅度應隨社會發展進步而不斷調整，如果還按原有方案配置人員，已經與時代發展不相適應，也會造成人力資源的浪費和人事編制工作的混亂。

2 企業會計檔案鑒定銷毀中的對策

2.1 轉變觀念優化館藏提高效益

在實際工作中，要轉變那種“怕擔責任、工作量大”的觀念，要從提高企業經濟效益的戰略高度正確地看待和重視這項工作。檔案保管的目的在于利用，檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種經濟效益，所存檔案若不能滿足社會和企業發展的需求，那就得不償失，那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經濟不斷發展的今天，在檔案部門財力有限、庫房緊張的狀況下，迫切需要轉變只重視社會效益而忽視經濟效益的觀念，重視并積極開展對到期會計檔案的鑒定銷毀工作，從而優化館藏，提高經濟效益。

2.2 制定規范、可行的會計檔案鑒定銷毀制度

要加強對企業會計檔案鑒定銷毀方面法律法規的研究，以便有利于指導實踐。檔案部門應注重學習和研究一些操作性強的工作規范和工作標準，并結合本企業生產、經營實際，制定出適合本企業會計檔案鑒定銷毀的工作細則、工作規范和工作制度，并加以實施，使企業會計檔案鑒定銷毀工作更為規范化、制度化。

2.3 采取措施創新檔案鑒定銷毀機制

2.3.1 把檔案鑒定工作納入企業內控制度

要想把會計檔案的鑒定銷毀工作落實到位，就必須把它納入到企業內控制度，并且每年按內控流程定期開展對過期會計檔案的鑒定銷毀工作。鑒定銷毀工作并不是可干可不干的事情，而是必須要做的工作。在內控流程中應明確界定各環節人員的工作職責以及應承擔的權利和義務，通過合理、科學的規范管理，盡可能地避免人為因素對會計檔案鑒定銷毀工作產生的風險。

2.3.2 在政府檔案管理部門中成立檔案鑒定銷毀機構

在檔案鑒定銷毀時，除了企業必須嚴格履行相關程序，成立企業檔案鑒定領導小組，組織鑒定臨時機構，會同涉及所銷毀檔案的有關部門聯合進行審查與鑒定，制作出銷毀清冊，報上級主管領導和主管部門審批外，還應在各級政府檔案部門中成立檔案鑒定銷毀機構，定期對企業過期會計檔案鑒定銷毀工作進行指導。因為檔案行政管理部門、檔案館的鑒定專家以及富有實際工作經驗的人員組成的檔案鑒定銷毀機構最具有代表性，更具權威性，這也符合當今政府進行職能轉變，為企業服務的大方向和趨勢。檔案鑒定銷毀機構專職負責檔案鑒定、會計檔案的存留與銷毀問題的研究及經常性的檔案鑒定銷毀工作，這樣就可以保證企業會計檔案鑒定銷毀工作始終處于被監督或受控的狀態，使之成為常態化的工作，從而可以提高企業的管理效果。

3 結束語

綜上所述，企業會計檔案鑒定銷毀工作是企業檔案管理工作的一部分，必需從企業發展的戰略高度正確地看待和重視這項工作。要從提高企業經濟效益入手，轉變那種“怕擔責任、工作量大”的觀念，進一步優化企業會計檔案鑒定銷毀工作機制和工作規范，切實地做好這項工作，為提高企業經濟效益做出貢獻。