淺談人事檔案管理工作的重要性

孟祥國

（山東省科技館，山東 濟南 250011）

在現代人的工作生活中，檔案扮演著重要角色。加強人事檔案管理對提高人事工作的效率和質量具有重要意義和作用，對人才資源開發起著重要作用。

1 人事檔案的定義

人事檔案是指國家機構，社會組織在人事管理活動中形成的，記敘和反應個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它包含以下幾種含義：

（1）人事檔案是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據。是國家檔案的重要組成部分。我國的人事檔案主要分為學生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四種類型。

（2）人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動，是國家在用人治事，以及處理與人有關的事情時所形成的文字資料，如履歷表、職工登記表、考核表、鑒定表、調資表、干部任免表等有參考價值的各種文字、表格等數據。

（3）人事檔案是反映一個人的經歷、思想品德、業務實際、專長愛好等情況的原始記錄，是個人情況的如實記載。

（4）人事檔案是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文字資料。凡是決定歸入人事檔案的文字資料，必須是完成了審批程序、手續完備、內容真實、有查考價值的資料，不是個人的所有資料都要歸檔。

（5）人事檔案是以個人姓名為特征、內容條理、排列有序而組成的專卷或專冊，它的內容和成分只能是同一個人的有關材料，不允許混雜他人的材料。

2 人事檔案管理過程中存在的問題

(1)對人事檔案管理工作認識不足。主要是相當一部分人對人事檔案工作的認識存在一些誤區，感覺人事檔案管理工作不是單位的一項主要工作，只是一項普普通通的事務性保管工作，只要做到不泄密，不丟失就行。能方便查檔，能應付調動就可以。從根本講，是沒有將這項工作列入領導的議事日程，因此往往容易忽略人事檔案管理工作。

（2）歷史遺留問題多，檔案不規范。隨著各單位體制改革的深入，人事檔案遺失，殘缺成了見怪不怪的現象。由于隸屬關系、管理方式不同、管理人員頻繁更換發等歷史原因，導致出現人事檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有規范整理；歸檔材料規格不一；有的甚至沒有科學的分類和裝訂等等。這其中主要是檔案交接工作存在的問題比較嚴重，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量不清、責任不明、界限不清等問題。

（3）人事檔案內容失真，材料不全。真實性是人事檔案的生命，而現有的人事檔案材料中真實性卻不高，有的檔案內容前后不符，如時間方面，出生年月農歷、公歷隨意填寫，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致，每次填寫往往不一致；姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明等等，著給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點；只有成績，沒有差錯。這些問題的出現在與干部職工在填寫材料時沒有實事求是，怎么有利于自己就怎么寫，有太大的隨意性。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（4）人力，物力資源配置不足。由于辦公條件限制，有些單位雖然檔案材料堆積如山，但沒有實現三室分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器等硬件設施。在各種材料的限制下導致檔案材料霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。

（5）檔案管理手段落后，現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用，目前，大部分企業、事業單位的檔案管理還是僅限于紙質管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，根本沒有涉及到聲像管理。計算機在人事檔案的管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入工作，人事檔案管理信息化功能尚未開發。隨著社會的發展，辦公條件的改善，為了更加全面的記錄職工所有的經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

3 對目前人事檔案管理的幾點建議

（1）領導重視，組織得力。單位領導，應該進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案管理工作在單位的重要作用和地位，進一步加強對這項工作的領導和部署，注意加強對檔案管理的監督、指導、檢查等工作，隨時發現問題并解決問題。要主動關心檔案工作者的工作、學習和生活，這些措施最終可以促進人事檔案工作效率的提高。

（2）配備專職檔案管理人員，提高管理人員的素質。按照《干部檔案工作條例》規定，人事部門要高度重視檔案工作干部隊伍的建設，注意挑選責任心強的黨員干部負責檔案工作，加強對其培養教育，調動與發揮其積極性與創造性，定期進行業務培訓，使他們盡快掌握現代化管理知識，提高檔案管理的技術水平。要關系從事檔案管理人員的生活條件，適當給予他們一定的特殊崗位津貼，這樣才會調動檔案管理工作人員的積極性與創造性，保障檔案事業持續、協調、健康發展。

（3）加強制度執行力度，進一步規范檔案資料管理。堅持“五不查閱”即：無查閱干部介紹信不準查，非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，牽涉到親屬不準查；“四不借出”即：未經部門負責人批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借；“三不轉遞”即：個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接受單位不明不轉。對轉進轉出的檔案嚴格把關，履行登記手續。做到轉入、轉出、接受材料有登記，查閱、借閱檔案有登記、提供準確。這樣可以做到避免檔案的丟失、涂改、抽取、偽造等現象，保證檔案管理規范有序。

（4）提高人事檔案管理的現代化水平。根據我國的國情，無論從哪個角度講，紙質檔案的作用都是不可替代的，但是，隨著我國人才流動向廣度和深度的發展，單一的紙質檔案給人事檔案的管理和利用帶來了較大的局限性，檔案管理的發展方向是將先進科技運用于檔案管理工作之中，一來可以提高工作效率，二來使人事檔案能夠最大限度的延長其壽命。實現檔案管理現代化，是我國人事制度改革與整體發展的需要，也是檔案信息適應日漸增強的社會客觀需要。在此形勢下，需要人事檔案管理部門充分利用計算機、掃描儀等設備和技術，把文字、圖片、聲像等資料存于電腦，轉變為數據資料，這樣，人事檔案就可以達到紙質與數據并存，以實現人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

人事檔案管理是一項政策性兼具系統性、科學性、專業性的工作，在每一個相關單位中，都需要領導與其他同事們的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務于本單位的重要前提。同時，給予人事管理部門相應的人力、物力、財力等方面的支持，也是加強人事檔案的管理，推動人事檔案管理工作順利開展的重要保證。隨著人事改革制度的不斷深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動也會越來越頻繁，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。此外，如何將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存與利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好。

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