社會保障電子檔案管理研究

丁 靜

（菏澤市人力資源和社會保障局，山東 菏澤274000）

社會保險業(yè)務(wù)檔案包括參保勞動者的基礎(chǔ)信息、保險繳納記錄、待遇領(lǐng)取核準(zhǔn)材料等，這些信息和材料關(guān)系著勞動者的直接權(quán)益，其記錄的準(zhǔn)確安全性最終影響參保勞動者社會保險待遇的享受與否等切身利益。而人力資源與社會保障經(jīng)辦機構(gòu)必須要實現(xiàn)對勞動者終身性服務(wù)，因此，人力資源與社會保障部門要記錄、跟蹤勞動者的相關(guān)信息，并極力確保這一類檔案的安全、正確和完整，以此為基礎(chǔ)來為勞動者提供服務(wù)和保障。

隨著日益更新的社會信息化和網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案的使用成為不可避免的趨勢。電子檔案的使用可以十分明顯的提高檔案利用率，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，成為實際工作中受歡迎的檔案形式。

1 社會保障中電子檔案的必要性

電子檔案就是將有保存價值的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)歸檔之后形成的數(shù)字檔案[1]，具有智能化、網(wǎng)絡(luò)化等特征。電子檔案的使用可以提高檔案利用率，符合日益更新的信息社會發(fā)展趨勢。

社會保障電子檔案就是將檔案文件電子化的民生檔案，這種檔案關(guān)乎公眾一生的利益，其管理過程主要是基于社會保障行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)平臺，由社會保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員利用計算機、系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)平臺及其他外圍設(shè)備，進(jìn)行社會保障行業(yè)檔案信息的收集、整理、儲存、更新和維護(hù)等操作。社會保障電子檔案的使用可以提高社會保障業(yè)務(wù)檔案利用效率。

我國參保勞動者的增加、社會保障事業(yè)的發(fā)展對社會保障服務(wù)提出了更高的要求，社會保障中電子檔案的使用為實現(xiàn)異地查保、繳納、發(fā)放等提供技術(shù)支持，為參保勞動者提供更為便捷的服務(wù)，因此是社會保障事業(yè)發(fā)展的客觀要求。

2 目前社會保障中電子檔案的現(xiàn)狀

國際上關(guān)于電子檔案的研究和應(yīng)用集中在圖書館、醫(yī)療等方面，我國則由于檔案學(xué)與圖書館學(xué)專業(yè)研究的相對分離致使電子檔案研究相對滯后。近年來國家各級檔案機構(gòu)也積累了一定的電子檔案館建設(shè)以及文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)方面的實踐經(jīng)驗，但是在其他需要電子檔案的部門和領(lǐng)域，比如公共服務(wù)領(lǐng)域、社會保障領(lǐng)域中電子檔案的研究與使用尚且不足。

2.1 社保電子檔案發(fā)展不均衡

目前我國社會保障電子檔案的建設(shè)和使用在不同地區(qū)發(fā)展很不平衡，即使在電子檔案建設(shè)和使用較發(fā)達(dá)的地區(qū)，也大多只是電子形式的簡單存儲，其資源庫與業(yè)務(wù)平臺沒有關(guān)聯(lián)，沒有達(dá)到不同地區(qū)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和互動共享。不同縣市、不同保障種類間數(shù)據(jù)庫不能共享，同一人員在不同數(shù)據(jù)庫中存在重復(fù)基礎(chǔ)信息，這種各自獨立的狀態(tài)影響了社保的整合，成為了參保勞動者的進(jìn)行繳納、查詢信息的障礙，更是造成了資源的重復(fù)開發(fā)建設(shè)和人力財力的浪費。

2.2 電子信息本身特質(zhì)阻礙了社保電子檔案的推廣

電子檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)、智能化，導(dǎo)致了電子檔案的不穩(wěn)定性。電子檔案修改痕跡容易隱藏，降低了電子檔案的準(zhǔn)確性。電子信息內(nèi)容存儲依賴的載體對存儲條件要求較紙質(zhì)高、受技術(shù)限制使用壽命較紙質(zhì)短等因素也是電子檔案推廣緩慢的原因。

另外，電子檔案的管理范圍仍然沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、對于電子檔案的認(rèn)識的局限性、專業(yè)的電子檔案管理人才缺乏、電子檔案的真實性存在缺陷等也成為阻礙電子檔案推廣的不利因素[2]。

3 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在使用中的體驗

根據(jù)人力資源與社會保障行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)中的實際需求和辦事流程，可以發(fā)現(xiàn)，使用電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行管理在很大程度上減輕了工作量，在部分業(yè)務(wù)方面達(dá)到了更加高效、便捷的為公眾服務(wù)的效果。尤其是使用查詢系統(tǒng)，在嚴(yán)格遵守國家人力資源與社會保障相關(guān)法規(guī)及檔案管理規(guī)范的前提下，可以極為快速的為前來辦理業(yè)務(wù)人員查詢所需信息，當(dāng)場解決了部分社保檔案查詢方面的問題，這種實時性、在線性的檔案查詢方式極大的節(jié)省了時間，使參保勞動者非常滿意。但社會保障中電子檔案的管理與使用仍有其局限性，需要進(jìn)一步完善。

3.1 社保電子檔案管理缺乏共享性

社會保障電子檔案的管理工作主要是使用平臺中的電子檔案管理系統(tǒng)，完成檔案的輸入、審查、復(fù)核、待遇發(fā)放、統(tǒng)計、匯總以及查詢等業(yè)務(wù)。

但目前沒有全國統(tǒng)一操作平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)購商業(yè)平臺不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，接口通用等功能，其可擴展性、可移植性、可維護(hù)性以及穩(wěn)定性都有待改進(jìn)。社會保障電子檔案管理系統(tǒng)需要繼續(xù)改進(jìn)，加強人機交互性、達(dá)到公共資源共享的功能，為異地查保、繳納等業(yè)務(wù)提供技術(shù)支持。

3.2 社保電子檔案的使用有局限性

近年來，電子檔案的使用已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)為參保查詢勞動者基礎(chǔ)信息、保險繳納記錄，待遇領(lǐng)取核準(zhǔn)等功能，但在實際操作中尚不能作為完全依據(jù)。部分公眾對電腦記載信息不完全認(rèn)可，有爭議時依然以紙質(zhì)檔案為準(zhǔn)。另外，由于電子檔案信息庫建設(shè)的年數(shù)短，沒有實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致目前部分參保勞動者的歷史待遇發(fā)放不能顯示，可追溯性低。

傳統(tǒng)思路認(rèn)為檔案必需實行“雙軌制”，實行紙質(zhì)與電子相結(jié)合的檔案管理與使用方式。有的學(xué)者認(rèn)為這種認(rèn)識的不足造成了資源的重復(fù)開發(fā)與建設(shè)，浪費了人力和財力，呼吁檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)改進(jìn)認(rèn)識，摒棄“傳統(tǒng)思路”。但是在實際工作中，并不能達(dá)到完全脫離紙質(zhì)檔案，單獨依靠電子檔案完成相關(guān)業(yè)務(wù)。這種檔案的信息化不可一蹴而就，需要技術(shù)的提高和文化的積累才能實現(xiàn)。

3.3 規(guī)范社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員行為

在政府信息公開和以人為本的行政理念下，我國的檔案管理趨向于向檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變。依據(jù)國家人力資源與社會保障相關(guān)法規(guī)及檔案管理規(guī)范，檔案管理者需要將相關(guān)信息主動公布，并為公民依照法律申請?zhí)岢龅牟樵儭⒖截惖葮I(yè)務(wù)提供服務(wù)。部門要切實維護(hù)和實現(xiàn)民眾的各項權(quán)益，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員要對參保勞動者的信息進(jìn)行隱私保護(hù)，禁止向非其本人及授權(quán)人員透漏相關(guān)信息。

部門需要從業(yè)務(wù)實際出發(fā)，培訓(xùn)專業(yè)檔案人員。檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)，提高有關(guān)技術(shù)能力，成為符合社保檔案管理工作要求的專業(yè)人員。社保檔案管理業(yè)務(wù)人員要做到嚴(yán)格規(guī)范自身操作行為，如使用保密設(shè)置，禁止非業(yè)務(wù)人員本人操作電腦；不在檔案管理專用電腦上隨意安裝不明程序；禁止使用專用電腦訪問外網(wǎng)；不在專用電腦上輕易使用移動存儲設(shè)備拷貝數(shù)據(jù)等。

3.4 完善電子檔案操作系統(tǒng)

在電子檔案管理系統(tǒng)中對業(yè)務(wù)流程規(guī)范設(shè)置，檔案信息的存儲、修改等操作必須經(jīng)過多重認(rèn)定，由個人、單位、保障機構(gòu)確認(rèn)后，通過建檔、初審、復(fù)核程序后，方可入庫。并設(shè)置原始數(shù)據(jù)，在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置記錄操作日志功能、數(shù)字簽名等模塊，記錄業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員操作歷史，杜絕篡改信息。

4 改進(jìn)與展望

即使目前公眾對于電子檔案的信任度低，但隨著社會的信息化，電子檔案庫建設(shè)的準(zhǔn)確與完善、其可信度將會大幅度提高。電子檔案的使用者、管理者以及參保者對電子檔案更加清楚的認(rèn)識，不再將電子檔案視為紙質(zhì)檔案的附屬品，更加認(rèn)同電子檔案的使用。作為社會保障服務(wù)平臺之一的電子檔案管理系統(tǒng)必將在人力資源與社會保障行業(yè)的信息化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，使檔案的使用達(dá)到最大價值。

［1］CJJ/T117-2007電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范[S].

［2］李琪.電子檔案管理及其風(fēng)險控制分析[J],圖書與檔案,2013,07：287.

［3］羅芳,謝鈺榮.電子檔案安全管理措施的研究[J].蘭臺世界,2013,05：76-77.