論新時期醫院檔案管理工作的現狀——泰安市婦幼保健院

孟 乾

（泰安市婦幼保健院，山東 泰安271000）

醫院檔案是醫院文化建設的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。同時也是醫院行政管理工作的重要憑據，是科學發展的重要奠基石，是醫院開展宣傳工作的生動資料。醫院如何適應市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在充分調研、論證、分析的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，查找原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。

1 新時期醫院檔案管理工作現狀及存在問題

1.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高，檔案丟失

在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院發展的、較為健全的醫療、黨建、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較為貧乏。在醫院綜合目標管理考核方案中，一般也很少將檔案管理工作納入醫院綜合目標考核。最終導致：1）檔案收集效率不高，檔案不齊全；2）檔案管理分散，缺乏信息資源整體統一性；3）很多有價值的資料、數據丟失了，阻礙了醫學研究的發展；4）信息管理和檔案管理嚴重脫節，丟失了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期黨的需要。

1.2 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3 檔案意識薄弱，檔案利用效率低

不少醫院工作中，很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈“重效益，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識。從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.4 檔案工作硬件建設落后，現代化檔案管理水平不高

有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發，嚴重阻礙了醫院檔案的科學化管理。

1.5 檔案管理人員業務水平不高

醫院檔案管理人員專業知識欠缺是一種普遍現象，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

2 改進醫院檔案管理工作的具體措施

2.1 加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案管理工作的重要意義，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2 嚴格檔案集中統一管理和規范化管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理,這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證，才能體現檔案管理工作的作用。

2.3 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.4 加強業務培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

2.5 加大投入力度，加強硬件建設，實現檔案的現代化管理

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一是要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；二是要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.6 建立醫院檔案管理網絡管理模式，為檔案的開發利用提供真實、可靠的依據

由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

2.7 重視創新開發，充分發揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

3 科學管理檔案，促進醫院科學發展

在現代的科學發展下，醫院檔案科學化已經成為了醫院檔案管理的發展趨勢。科學化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力、和資源矛盾的最佳方法。不管是醫院領導，還是醫院檔案管理人員，都要認真研究科學檔案管理的有效措施，結合創新理念，運用現代化技術和設備，適應現代社會的要求，把檔案管理科學化，真正為現代醫學提供豐富有效的數據，真正為廣大醫院工作者、患者服務。醫院檔案管理是一個很深刻、值得人們去深思的工作。只有真正做到科學化，才能促進醫院的發展，才能適應現代化醫院的發展趨勢，才能真正有利于現代醫學的發展和進步。