高校二級學院教學檔案管理的新模式研究

嚴華李江

（上海電力學院，中國 上海 200090）

一個學校的各項活動必定是圍繞著教學而展開的，其中教學檔案作為教學活動的原始記錄，客觀地記錄了教學活動的各項環節，保留著教學各個進程的真實情況。如何提高二級學院教學檔案管理水平，實現教學檔案管理工作的標準化、規范化和現代化，是二級學院教學檔案管理工作中的一個重要課題。

1 二級學院加強教學檔案管理的重要性

1.1 規范的教學檔案管理有助于提高教學管理水平

教學管理水平的提高，在很大程度上要依靠教學檔案來提供依據，通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、預測，從宏觀上可以明確學校的發展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃。

1．2 規范的教學檔案管理有助于提高教學質量

學校的主要任務是教書育人，如何提高教學質量始終是教學過程的根本，有完整的教學檔案就意味著有了眾多的經驗累積，在此基礎上不斷加以完善和提高，便可以為以后教學活動提供有益的參考，為有效提高教學質量服務。倘若沒有規范的管理教學資料，老師們便無從查閱，無法參照，更談不上經驗的積累，教學質量的提高。

1．3 規范的教學檔案管理是教學工作評價的重要依據

對二級學院進行評估，教學工作的評價是其最重要的方面。其中三個方面的評價，如教學管理、教學建設、教學效果，是需要直接查看教學檔案的，其考核是以教學檔案為依據的。 如要評價整個學校的教學管理工作的水平與質量，可以通過查看教學管理文件、條例和制度，以及教學計劃的執行與修訂情況，考試的組織管理與違紀處理情況。這就需要在進行教學的過程中，要建立健全教學管理檔案。

2 二級學院教學檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不健全

二級學院是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務。從學院領導到教師更是始終把教學工作放在最為突出的位置。但對教學檔案管理工作仍缺乏足夠的重視，重教學輕檔案的現象仍然普遍存在。二級學院檔案建設起步較晚，學校檔案館和教務部門在宏觀層面制定了教學檔案管理的規章制度，但針對二級學院的制度建設較少，造成了在實際檔案管理的過程中，由于各院系自身特點的不同，教學檔案不齊全、不規范、不完整的情況很多。

2．2 檔案材料管理不規范，收集不齊全

一方面，各二級學院基本不設專職教學檔案管理人員，一般是由教務員兼任檔案管理員，他們都沒有受過專業的檔案知識培訓，主要精力也很少花在收集和整理教學檔案上。因此，各學院教學檔案管理工作基本上停留在應付了事的狀態上，管理不規范現象較為嚴重。另一方面，教師教學任務重，往往對教學檔案材料草草應付，疏于整理，有的檔案材料無落款、無日期、無單位蓋章，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高，甚至不少教學檔案在個人手中沒有及時上交歸檔。

2．3 管理技術落后，管理條件參差不齊

二級學院教學檔案管理由于缺少人員、經費、場所，導致管理手段較為單一，大多數學院教學檔案仍然以紙質文檔為主，以手工管理為主要方式，信息化管理手段運用不足。在管理條件上，大多數普通院校對學院教學檔案管理投入不足，沒有為學院配備專門存放教學檔案的標準化庫房。甚至條件不足的學院將檔案存放在學院教學秘書辦公的場所，教學檔案管理環境較差，嚴重影響教學檔案管理質量。

2．4 教學檔案信息資源缺乏充分的開發和利用

目前，大部分二級學院教學檔案信息化管理程度不高。受傳統教學模式的影響，二級學院的教學檔案還以紙質材料為主，管理手段比較落后，檔案查找主要靠人工進行，沒有檔案管理系統輔助，檔案編研利用更是無從談起。大多數教學檔案基本上處于、束之高閣、的狀態，除了應對教學評估和學校教務部門的教學檢查之外，基本上無人問津。此外，由于對教學日常材料的管理存在不系統、不齊全等問題，導致高校內部各系、部之間難以進行檔案資料的交流和溝通，從而使得高校教學檔案難以實現信息資源方面的共享。

3 二級學院教學檔案管理的新模式

3.1 采用過程管理的縱向方式的分類管理

傳統的教學檔案管理大都是采用了橫向分類的方式來進行，以檔案的性質、特征、作用等，進行整理存檔。這種分類管理方式凸顯了不同類型教學檔案之間的區別，有助于檔案的分類管理和特色檔案建設，也有利于開展專項教學督查。但這種模式忽視了教學檔案的連續性和系統性，不能體現教學檔案的內在有機統一。因此，可以采用過程管理的方式，從縱向的角度來加強教學過程檔案的建設，真實反映教學的實際過程。然后，輔之以橫向分類，加強高校教學檔案的內在連續性，又不忽視不同教學檔案的特點和作用，切實提高教學檔案建設的質量，以更加清晰和流暢的方式來構建教學檔案體系。

3．2 貫徹以人為本為基本理念的管理思路

教學檔案管理的思路，應該貫徹以人為本的理念，真正從師生和教學活動本身出發，依靠師生，服務師生。在教學檔案管理中，要注意發揮師生的主觀能動性，讓一線教師和學生參與到教學檔案建設中去，并及時肯定師生在教學檔案管理中的積極作用，幫助他們形成檔案意識，主動形成并完善教學檔案材料。同時也要做好服務工作，將教學檔案建設的作用發揮到實處，為師生員工提供人性化的檔案服務，增強大家對教學檔案管理的信任與信心，有力地提高教學檔案管理的水平和質量。

3．3 應用依托網絡信息平臺的管理技術

隨著經濟的發展和信息技術的進步，自動化辦公和網絡化辦公已經被普遍采用，教學檔案管理的信息化也提上了日程，甚至也有高校提出了無紙化辦公的設想。但實際上，紙質教學檔案仍然是高校教學檔案管理的基本形式。因此，在教學檔案的管理技術上，在不忽視部分紙質檔案必要性的基礎上，我們要充分利用科技發展帶來的技術創新，牢牢把握教育現代化的機遇，構建以網絡和信息存儲技術為基礎的自動化辦公和教學檔案管理平臺，盡量減少紙質檔案的數量和種類，并以技術手段保障網絡教學檔案的真實性、科學性、權威性和安全性，不斷提高教學檔案管理和傳輸利用的速度和效果。

3．4 構建具有協調機制的多級管理機構

在學校教學檔案管理的層次上，注意部門和機構之間分工與協調，以教務管理部門為中心，把握教學過程的全局，從宏觀的角度做好教學檔案的建設和管理。同時，學校要重心下移，將教學檔案建設和管理的重點落實到院系二級機構這個層次，充分發揮二級機構在高校教學檔案建設中的中堅作用。院系教學檔案管理要緊緊圍繞教學質量提升為目的，充分發揮教研室和骨干教師的主觀能動性，做好基本教學檔案的建設，為教學檔案管理水平的提升奠定堅實的基礎。各級教學檔案管理機構，要注意溝通和協作，避免教學檔案的重復建設和因理解有誤而造成的錯誤建設，從而提高教學檔案建設的質量和利用效率。

［1］黃健.高等學校教學檔案收集問題思考[J].檔案管理,2012(3).

［2］張芳林.論高校教學檔案的保全與整理[J].安康學院學報,2008(10).