強化檔案信息化建設 提升檔案工作服務水平

張 琳

(青海省疾病預防控制中心,青海 西寧 810007)

1 疾控檔案管理信息化建設的目的與意義分析

1.1 檔案管理信息化建設的目的

時代發展，帶來了社會科學技術的進步，尤其是計算機與互聯網的出現，對我們的生活與工作都帶來了巨大的影響。在如今，各行各業都在嘗試將計算機與互聯網這些信息化技術應用到自身的生產工作當中，以提高生產工作效率，增強生產工作質量。從已有的實踐經驗來看，利用信息化技術來輔助生產工作，確實能夠起到這樣的效果。因此，進行疾控檔案管理信息化建設的目的，同樣是提高檔案管理工作的效率與質量，最主要是借助計算機與互聯網的優勢，進行快速的數據分析與傳輸，提高對疾控檔案的使用效率，最大限度發揮出疾控檔案的作用價值，使疾控檔案管理工作能夠更好的服務于社會。

1.2 檔案管理信息化建設的意義

傳統的檔案管理工作主要以紙為信息存儲媒介，這無疑就會給檔案信息的收集、整理帶來巨大的工作量，尤其是隨著時間的推移，檔案信息數量越來越多，檔案管理工作就會越來越復雜、越來越麻煩，使檔案管理工作人員面臨巨大的工作量，尤其是在需要調閱使用特定檔案內容的時候，工作人員一般都需要費很大的勁才能夠找到準確的資料，更別說在進行檔案信息分析的時候，工作人員是需要大量翻閱資料，付出大量勞動力的，而且檔案的利用效率始終難以提高，不能最大化發揮疾控檔案的作用價值。而通過信息化技術來輔助疾控檔案管理工作，一方面能夠降低工作人員的信息收集、整理工作量，不用占用大量的物理空間來存儲檔案，檔案受物理因素的影響較小，另一方面還能夠快速的進行檔案信息查找、分析、傳輸，提高檔案使用效率。同時，在信息化的技術平臺下，檔案信息的存儲媒介不再受紙張的屬性限制，能夠存儲文字、圖片、錄像、聲音，以及其他更加復雜、更加專業的信息形式，這能夠在很大程度上增強檔案信息的立體性，提高檔案信息質量。

2 疾控檔案管理信息化建設措施

2.1 夯實信息化建設物質基礎

疾控檔案的信息化建設，首先要滿足對于基礎設施的基本要求，這是開展檔案信息化建設的物質基礎。第一，要加大物質投入力度，完備采購與檔案信息化管理相關的自動化辦公用品與設備，加大疾控檔案數據庫的建設力度，從而盡快實現疾控檔案信息化管理的物質基礎，為疾病預防控制工作與突發公共衛生事件的處置提供良好支持；第二，要不斷完善檔案信息化管理軟件系統，在初期購買時就要與設計公司的人員進行充分溝通，要使所購買的軟件即具有成熟的檔案管理功能，同時適合于自身機構的需要，而在后期的完善過程中，則要進行自主開發與改造，以更適應于本單位檔案管理工作發展的需要。

2.2 完善疾控檔案管理信息化工作機制

從傳統以紙為媒介的疾控檔案管理模式，到信息化技術下的疾控檔案管理模式，需要經歷非常大的轉變，也就是說傳統的檔案管理工作機制，在信息化技術下的檔案管理工作中，是不能完全發揮作用的。因此，在進行疾控檔案管理信息化建設的過程當中，還必須要進行新的工作機制建設，完善疾控檔案管理信息化工作機制。比如，要根據疾控檔案管理工作的規律，對檔案信息化管理的信息收集、歸檔以及管理、使用給出明確的規章制度與流程注意事項，還要加大對檔案信息的安全管理，建立疾控檔案管理信息化安全保護條例，采用嚴格的等級劃分制度，根據等級高低，給與不同的瀏覽權限，并且要定時做好檔案數據的備份與系統升級，提高檔案管理系統的安全性，防止檔案數據被盜取、破壞。

2.3 加強檔案管理工作隊伍素質建設

在信息化的技術條件下，疾控檔案管理工作人員除了要具備檔案管理職業技能與職業道德之外，還必須要具備較高的信息化技術素質能力，這樣才能保證檔案管理信息化建設的實踐。一方面，可以將檔案管理工作人員送到專門的信息化技術培訓機構進行學習，另一方面也可以聘請信息化技術方面的專家來對他們進行實地的工作指導，使他們能夠快速適應信息化技術條件下的檔案管理工作。

3 結語

總之，在當前信息化技術已經滲透到各個行業領域，它有效的提高了社會生產效率與生產質量。對于疾控檔案管理工作而言，想要進一步服務于社會發展，也必須要走上信息化的道路，從而增強檔案管理工作質量，提升疾控檔案管理服務水平。

［1］王鳳.疾控檔案信息化管理的思考[J].辦公室業務,2013,14(03):117-118.

［2］馬靈君.檔案信息電子化管理探討[J].辦公室業務,2012，22(7)：32-33.