對高校后勤物資采購系統建設的一點思考

呂 杰

（西北農林科技大學 后勤管理處，陜西 楊凌712100）

高校后勤物資采購工作是后勤工作的重要組成部分，也是關系到后勤各項事業健康發展的關鍵因素，因此如何把這項工作做好做細是值得每個從事后勤物資采購工作的同仁認真思考的問題。

1 后勤物資采購工作傳統方法存在的問題

部分高校后勤物資采購工作方法比較陳舊，主要表現在：

（1）申請時間長。紙質版文件申請，時間較長。

（2）廠家信息匱乏。考察選擇范圍小，不能確保選擇的供貨廠家物美價廉。

（3）出入庫管理混亂。物資采購到位后，缺乏相應的驗收程序，直接由庫管員整理入庫，出庫時也缺乏相關手續，隨意性強。

（4）數據查詢麻煩。做不到有效的出入庫管理，在查詢某項物資庫存、或者出入庫情況時，面臨困難，同時，出入庫采取手工記錄，查詢麻煩，效率極低。

（5）財務報表計算繁瑣。在年（季、月）度物資采購工作財務報表時，因提供數據不全面、不及時、不準確等問題，導致財務報表參考價值大大降低。

筆者認為建設物資采購系統是非常必要的，在保持傳統優秀經驗的基礎上，充分利用物資采購系統來完成采購工作從申請到財務報賬的各個環節，同時，該系統能詳細記錄個人操作行為。

2 物資采購系統建設的思路

筆者根據自己的工作經驗，闡述一下自己對物資采購系統的建設的一點思考，已達到拋磚引玉的作用。

2.1 物資采購系統的工作流程

本系統將建設網絡版，擬建九大模塊。各部門通過本系統完成物資采購登記備案工作，采購組通過系統掌握各部門的采購情況，該系統完成后將對各部門物資采購有詳細的記錄，并形成統計數據。

主要的工作流程：第一，通過該系統申請物資采購。第二，市場調研確定供貨廠家，通過系統錄入所有考察過的廠家詳細信息。第三，貨到驗收。第四，通過系統進行出入庫管理。第五，財務管理。

2.2 具體模塊建設

2.2.1 計劃模塊建設

各部門，根據上年度物資采購情況，制定詳細的物資采購計劃，通過系統提報物資采購組，采購組通過系統提報領導，領導通過系統批示后，系統自動轉發采購組，采購組根據批示意見通過系統將各部門采購計劃返還，作為年度采購計劃。本文為清楚的表達采購系統的模塊建設，所有采購均視為計劃內采購。

2.2.2 申請模塊建設

在申請模塊中將顯示類別。部門將采購的物資按照有關要求進行歸類，把采購申請通過系統向采購組提報（申請模塊中各單位只能向采購組申請，系統不支持各單位向領導直接申請。），由采購組通過系統報領導審批，領導通過系統做出批示，系統自動轉發至采購組，由采購組（本系統僅采購組有此授權）通過系統通知采購部門。

2.2.3 出入庫及庫存管理模塊

此模塊是物資采購系統的核心組成部分：

（1）物資驗收及入庫管理

物資到位后，由采購組和物資使用部門驗收合格后，由使用部門專職庫管人員通過系統分類填寫入庫，系統自動增加該物資庫存中的數量，生成入庫單，此時，采購組將收到本系統自動生成的入庫通知。

（2）物資出庫管理

部門工作人員需要領料時，通過系統向部門負責人申請，經部門負責人審批，審批結果系統自動轉給庫管人員，庫管人員在系統中點擊需領用的物資，系統自動生成出庫單，顯示該物資的庫存，此時，采購組將收到本系統自動生成的出庫通知。

（3）庫存臺帳管理

采購組通過該系統能夠迅速查詢某個部門某項物資在任何時間段內的出入庫情況、庫存量，能夠自動生成物資在某個時期內的期初數、本期入庫數、本期出庫數和期末庫存，能夠定期對庫存物資進行盤點；各部門還可統計本部門在一個時間段內所有物資的出庫量、入庫量，以及在本時間段的期初量和期末結余量。

（4）庫存查詢功能

采購組可根據部門、物資分類、物資名稱查詢各部門倉庫中某物資當前庫存情況，還可根據多種條件(如部門、物資、采購時間)的不同組合查詢各部門倉庫中物資在一個時間段內出入庫的詳細情況，并能查詢所有部門某項物資在某個時間段所有的出入庫及庫存情況。

（5）庫存報警值設置

根據各部門年度計劃，及物資使用情況給系統設置庫存報警值，報警值設置最大值和最小值，當物資庫存高于最大值或低于最小值時報警，系統自動將報警信息傳到物資使用部門和采購組。

2.4 物資需求分析模塊

該模塊的建設是基于系統對各部門庫存數量的計算。根據各部門年（季、月）度庫存情況及年（季、月）度計劃，系統自動計算某項物資在某個部門的物資需求，超過報警值，系統自動將報警信息傳到物資使用部門和采購組。此功能模塊具有保證庫存不積壓、不短缺，保持最優庫存的重要功能。

2.5 考察及合同管理模塊

該模塊主要管理三相內容，一是考察組相關材料。主要包括考察組成員信息、考察地點、考察時間、考察廠家等信息。二是供貨商相關信息，通過考察確定供貨商后，要對廠家信息做全面的登記，對有著良好信譽的商家可以建立長期合作關系，對信譽差的要及時更換。三是合同管理情況。包括合同輸入和維護、采購合同到貨維護、合同執行情況、采購合同查詢統計等功能［1］。對于大型設備的維護合同（例如空調、電梯等）應設置報警時間（例如空調維保合同還有一個月到期，系統自動提示），系統自動通知使用部門及采購組。

2.6 統計分析模塊

本模塊主要功能在于統計分析各采購物資用料信息，既可以統計本部門年（季、月）度采購情況，也可以統計不同部門同一物資采購情況，并自動與年（季、月）度采購計劃做出比較；該模塊同時具有財務成本核算、財務分析等功能，所有數據既可通過數據表格型式顯示統計結果，也可通過餅圖、柱狀圖、折線圖等統計圖形顯示統計結果［2］，便于各部門分析比較，制定物資采購年（季、月）度計劃，控制經費。

2.7 權限管理模塊

負責完成系統的用戶權限設置。由于系統是在網絡中運行的管理系統，數據的安全性非常重要。該模塊采用不同角色的用戶授權方式，即各單位管理員通過本系統只能看到及修改本單位的信息，采購組管理員通過本系統可以查詢各單位物資采購詳細情況，但無權修改，可做統計。

2.8 財務管理模塊

負責完成記錄付款金額、付款方式、付款時間、款項來源等。本模塊設置“部門采購程序查詢項”，該模塊僅財務部門有權限使用，系統自動生成采購程序是否符合要求信息，并將信息直接轉發至領導，領導審批后，直接轉財務，財務完成報賬，報賬信息系統自動轉發報賬部門及采購組。

2.9 打印模塊

系統中所有所有表格及圖形均能完成打印，所有手續完成后，系統生成一套完整的物資采購記錄，并轉發至采購組。

3 結語

本系統的建設能夠有效的完成后勤各部門物資采購的統計工作，使各部門采購信息更加科學合理，避免采購的盲目性及物資的浪費，同時本系統的建設將大大提高工作效率和工作水平，能夠及時準確的提供采購數據，對加強物資管理有著非常積極的意義。

［1］王東.萬書亭.基于Client/Server模式的電網建設物資管理信息系統的開發[J].辦公自動化:綜合版，2007（7）：19-21.