淺談信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

張 勇

(濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心，山東 濟(jì)南250001)

疾病檔案是開(kāi)展疾病防治和管控的第一手資料。在傳染性疾病的管控中，疾病檔案可以實(shí)時(shí)反映疾病的特征、發(fā)生過(guò)程等內(nèi)容，并為疾病的醫(yī)治提供參考數(shù)據(jù)。在疾病控制中心的發(fā)展歷程中，因?yàn)槭艿礁鞣矫嬖氐挠绊懀辜膊n案管理工作紊亂，甚至存在丟失疾病檔案的現(xiàn)象。目前，我國(guó)的疾控中心對(duì)人事檔案、會(huì)計(jì)檔案比較重視，卻經(jīng)常忽視疾病檔案。而伴隨信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，許多先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已“介入”了疾控中心的檔案監(jiān)管工作。本文將對(duì)疾控中心的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對(duì)策。

1 我國(guó)疾控中心檔案管理的狀況

1.1 檔案管理理念未與時(shí)俱進(jìn)

眾所周知，伴隨疾控中心對(duì)疾病的控與防工作的大力展開(kāi)，檔案管理的重要性也日益凸顯。現(xiàn)在的首要任務(wù)是應(yīng)提升檔案的歸檔率、完整性和精確度。然而我國(guó)目前的疾控中心的檔案管控未引起相關(guān)部門(mén)的關(guān)注，其投入的人力物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，并且疾病控制中心的領(lǐng)導(dǎo)層很少協(xié)同有關(guān)人員進(jìn)行檔案的管控，對(duì)檔案管理的理解是：只要用的時(shí)候能找到就行。而疾病控制中心的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理人員的聘用也顯得比較隨意，聘請(qǐng)的檔案管理人員甚至對(duì)疾控知識(shí)一無(wú)所知，更不用談工作的勝任問(wèn)題了。歸根結(jié)底，是理念的落后。

1.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低

盡管我國(guó)出臺(tái)了針對(duì)疾控中心檔案管理的法律條文，然而檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低導(dǎo)致疾控中心的檔案管理無(wú)法落實(shí)到位。在檔案管理的工作崗位上，相當(dāng)大一部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，對(duì)疾控知識(shí)都是一知半解，其綜合素質(zhì)偏低是制約檔案管理工作的關(guān)鍵因素。信息技術(shù)的誕生，也必將淘汰一部分不符合要求的工作人員，信息技術(shù)要求檔案管理人員具備現(xiàn)代化的信息技術(shù)知識(shí)，它也是甑別檔案管理人員是否符合要求的重要手段。

1.3 檔案信息化程度不高，檔案信息化建設(shè)開(kāi)展難度大

因?yàn)樾畔⒒瘷n案制作費(fèi)較高，管控難度較大，導(dǎo)致在檔案管理中無(wú)法有效落實(shí)。此外，工作人員對(duì)信息化檔案管理的方式方法不當(dāng)，導(dǎo)致信息化檔案遺失，一些珍稀資料無(wú)法得到有效保存，致使信息化建設(shè)只是紙上談兵。

1.4 基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)機(jī)制不健全

疾控中心的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，往往流于形式，對(duì)軟硬件的使用也得不到相應(yīng)的保障。而設(shè)施不完善，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法高效開(kāi)展，而有一部分疾控中心刻意忽視信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)軟硬件的保護(hù)措施也只是走過(guò)場(chǎng)，并未最優(yōu)化配置信息技術(shù)資源。此外，對(duì)于信息技術(shù)中檔案掃描、音頻和視頻的管控工作沒(méi)有完全到位，導(dǎo)致電子檔案的利用率偏低，從而影響檔案管理信息化工作的整體建設(shè)。疾控中心的信息化建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有結(jié)合中心的具體情況進(jìn)行建設(shè)，致使檔案管理的信息化進(jìn)程緩慢。

2 信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

2.1 更新檔案管理理念

以往的檔案管理理念是重視管理、忽視使用，其理念顯然與新時(shí)代對(duì)疾控中心的要求相去甚遠(yuǎn)。要想理念跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，就應(yīng)改變過(guò)去的被動(dòng)管理模式，采取符合時(shí)代潮流的主動(dòng)管理模式。疾控中心應(yīng)依據(jù)傳染病的擴(kuò)散狀況，通過(guò)信息技術(shù)向疾控中心的疾控機(jī)構(gòu)提供參考依據(jù)，利用信息化檔案對(duì)資源進(jìn)行整合，提升管理水準(zhǔn)的同時(shí)，保證疾病預(yù)防工作順利開(kāi)展。

2.2 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

鑒于疾控工作和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)應(yīng)不斷更新，它要求檔案管理人員利用信息技術(shù)（包括傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)）對(duì)檔案進(jìn)行管理。因此，檔案管理工作人員應(yīng)樹(shù)立“活到老、學(xué)到老”的學(xué)習(xí)理念，學(xué)習(xí)新知識(shí)（信息技術(shù)知識(shí)）以提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，明確疾控中心的業(yè)務(wù)流程、檔案管理辦法，并記錄下來(lái)，作為日后開(kāi)展工作的參考依據(jù)。

2.3 加快檔案管理工作的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)

隨著科技的大力發(fā)展，信息技術(shù)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已成為前沿的科學(xué)研究工具。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，衍生出了600個(gè)以上的大型圖書(shū)館、400個(gè)以上的文獻(xiàn)庫(kù)和100萬(wàn)個(gè)信息源，龐大的信息儲(chǔ)存容量，使查閱資料變得更為便捷。而對(duì)于疾控中心來(lái)說(shuō)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用可以提升疾控中心檔案管理工作的效率，可以幫助檔案管理人員管理檔案，查詢檔案資料變得既簡(jiǎn)便又快捷。例如：對(duì)于甲型H1N1流感的爆發(fā)，當(dāng)時(shí)在國(guó)內(nèi)并沒(méi)有先例，如果疾控中心的檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，那么檔案管理工作人員可以聯(lián)網(wǎng)查詢?cè)擃?lèi)流感的歷史、發(fā)病人群、發(fā)病特征等；在完善檔案的同時(shí)，對(duì)該流感的預(yù)防工作也提供了參考依據(jù)。又比如：疾控中心可以建立居民健康狀況有關(guān)檔案，在疫病爆發(fā)的時(shí)候，通過(guò)信息化技術(shù)，可以依據(jù)居民的健康狀況檔案迅速查出該疫病的發(fā)病人群，從而提升了檔案管理工作的效率，體現(xiàn)了檔案管理工作的價(jià)值。

2.4 強(qiáng)化信息化檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理的信息化應(yīng)以軟硬件作為支撐，它是一個(gè)完整的體系。然而，許多疾控中心對(duì)醫(yī)療設(shè)備的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于對(duì)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，有的疾控中心甚至刻意減少對(duì)檔案管理工作的成本投入。此外，檔案管理的硬件投入不夠，導(dǎo)致許多檔案工作室沒(méi)有空調(diào)、抽濕機(jī)等設(shè)施；防火災(zāi)和防盜竊的自動(dòng)監(jiān)管系統(tǒng)也不健全。而一部分信息化管理必需的數(shù)據(jù)電腦、儲(chǔ)存設(shè)施以及配套的軟件設(shè)備更是匱乏。它不僅影響到疾控中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)使檔案管理工作的效率低下。所以，疾控中心需合理配置資源，增添辦公自動(dòng)化用具及基礎(chǔ)設(shè)備，加強(qiáng)疾病的預(yù)防工作，并投入資金保障信息化工作的順利開(kāi)展。此外，應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，珍惜與疾控工作有關(guān)的信息資源，確保在疫病爆發(fā)后，第一時(shí)間從信息化檔案中獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，控制病情的發(fā)展態(tài)勢(shì)。

檔案信息化管理工作所必需的軟件，早期可以透過(guò)采買(mǎi)的形式得到。但疾控中心檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)該軟件進(jìn)行調(diào)查和研究，挑選功能較完善的軟件投入使用。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，疾控中心應(yīng)走出一條符合自身實(shí)際情況的信息化之路。檔案工作人員對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案原始資料的保存、音頻和視頻的管理、檔案統(tǒng)計(jì)與備份等工作，應(yīng)引起重視。此外，對(duì)檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行問(wèn)題細(xì)分并分等級(jí)管理。檔案管理人員應(yīng)各司其責(zé)，實(shí)現(xiàn)金字塔形的管理應(yīng)用模式。

3 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)目前各級(jí)疾控中心的檔案管理工作體制還不夠完善，特別是一些偏僻地區(qū)或是現(xiàn)代化程度較低的地區(qū)疾控中心，其檔案管理方法還落于人。在資源創(chuàng)建、檔案保存、人員素養(yǎng)、服務(wù)思想、體制規(guī)定方面還存在著不少問(wèn)題。上述工作質(zhì)量的低下，使該類(lèi)區(qū)域的疾控中心檔案管理工作無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。總之，對(duì)疾控中心的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)在該領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用既是契機(jī)又是考驗(yàn)。

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