醫院人事檔案管理中的常見問題及應對措施

單秀文

黑龍江省綏棱縣閣山精神病醫院　黑龍江綏棱　152200

醫院人事檔案管理中的常見問題及應對措施

單秀文

黑龍江省綏棱縣閣山精神病醫院黑龍江綏棱152200

人的自然情況、經歷、思想作風及業務能力等方面的內容都是通過記錄的人事檔案得到客觀反映。目前，在現代社會公共管理中人事檔案還是不可或缺的一種主要信息載體。在新形勢下的人事制度改革，因檔案材料不健全而導致的紛爭層出不窮，干部人事檔案管理相對滯后，增加了職工的很多麻煩。本文針對醫院人事檔案管理工作中的常見問題，有針對性地提出應對措施，對于提高人事檔案管理效率具有重要的作用。

醫院人事檔案；常見問題；應對措施

一、前言

在組織人事部門中，人事檔案屬于專門檔案，主要是記述職工人事管理活動并使其經歷及德才表現等情況得到客觀反映，按照個人原始記錄在單位進行集中保存以備查驗。人事檔案與個人職位、工資及福利待遇等都具有重要關系，檔案管理水平與職工工作質量及效率具有直接關系。人事檔案目前還是現代社會公共管理中十分重要的一種信息載體，隨著快速發展的科技水平及應用程度，我國不斷深化人事及醫療制度改革，使醫院檔案管理實現科學化、制度化及規范化，也為領導提供信息的準確性及制定科學決策具有重要輔助作用。

二、醫院人事檔案管理中的常見問題

不斷發展的經濟水平加快了人才流動，檔案管理對于時代變化的變革順應不夠及時，功能定位及管理模式還處于計劃經濟時期。目前，醫院人事檔案管理中常見以下幾個問題。

一是軟硬件基礎設施建設沒有落實到位。在基礎建設方面檔案管理設施相對較為落后，鐵制檔案柜達不到理想的防潮隔熱效果，陳舊的紙質人事檔案難免產生受潮、發黃、霉變等情況，經數次裝訂整理，普遍存在損毀現象，對檔案完整性產生嚴重影響。隨著不斷提高的醫院檔案信息利用要求，目前一些醫院檔案室還采用單獨的計算機進行管理，遠達不到檔案信息化要求，迫切需要建立人事檔案數據庫。

二是未配備專職檔案管理人員。很多醫院都由人事或辦公室人員對人事檔案進行兼職管理，龐大繁瑣的工作量，在日常收集整理檔案的過程中，因兼職檔案員不具有較高的專業水平，只了解檔案管理，不了解計算機應用，也不具有較高的信息化技術應用水平，研發信息設備功能對醫院檔案信息化建設產生一定的制約，也難以保證檔案質量。落后的保管條件，不穩定的檔案人員隊伍，都對檔案管理人員的工作積極性及管理水平產生不利影響。

三是檔案材料中存在不一致的情況。在檔案歸檔中難以把握新出現材料的范圍，很多人事檔案材料比較陳舊，主要是當事人履歷、入黨志愿書、年度考核、工資調整等，在個人工作作風、職業道德等方面缺少完善的信息。一些人事檔案材料不完整，尤其是工作調動的職工，導致難以通過檔案材料了解職工基本情況。個別檔案材料前后存在填寫不一致，難以甄別其真假，如老職工檔案中的出生日期及參加工作時間等填寫混亂，不利于職工基本信息的確定，并時常產生這些不真實的情況。

四是不重視工勤及臨時用工人員的檔案。很多醫院的工人檔案只對材料進行補充，對其整理裝訂未嚴格遵循檔案管理要求。尤其是臨時用工，雖然與其簽訂勞動合同，檔案相應檔案材料，但通常內容不足，系統性及應用價值都相對較低。

五是檔案難以保證其質量及安全性。隨著不斷深入干部人事制度改革，在新形勢下采用人事代理的全新方式對專業技術人員進行管理，人事代理制度初步實現了人事檔案社會化，有力保障了人才的合理、有序流動。但在實際工作中，很多檔案材料還需要聘用單位進行辦理，造成檔案管理人員在用人單位與人才服務機構之間數次往返對人事檔案進行完善，難以保證檔案的質量及安全性。

三、加強醫院人事檔案管理的應對措施

一是建立人事檔案管理專項資金。對軟硬件基礎設施加大建設力度，實現現代化、信息化管理及信息共享。軟硬件設施配置與現代化檔案管理相適應，是開發利用檔案信息及信息技術的一個重要基礎，檔案信息網絡是其核心。檔案逐步實現“電子化”管理，建立數據庫，將紙質檔案轉變為電子檔案，采取集約化、信息化及動態化管理方式。通過聯網便于查閱人事檔案，使工作效率明顯提高，利用迅速統計分析信息資料，為領導決策提供重要輔助作用。

二是人事檔案應選擇具有較高素質的專人進行管理。在檔案管理這一重要崗位應由具有較高政治素質和專業素質的專人進行管理，不僅要具備職業道德、檔案專業知識，還要掌握信息技術知識。對現有人員加強技能培訓，使其提高法律意識，確保檔案工作規范化。

三是實施人才戰略。人才資源共享，人才開發一體化是未來的發展趨勢，醫院應實施人才戰略，用事業和感情將人才留住，妥善解決各類人才在工作中遇到的問題，使其在工作崗位上發揮專長，以免人才流失。

四、結語

綜上所述，人事檔案目前還屬于現代社會公共管理的主要信息載體，在其管理領域，嚴格遵循國家標準，建設人事信息系統，使辦公實現自動化水平，對于推動醫院人事檔案的現代化管理發揮了重要作用。隨著不斷出臺新的國家政策，在深化改革的醫院中，還需要不斷健全人事檔案管理制度，使其由突擊管理型轉變為常規管理型管理，由保管型轉變為開發型管理，由傳統型轉變為現代型管理。思想觀念得到及時更新，工作思路進行科學調整，進而為需求者提供高水平地服務。

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單秀文（1973—），漢族，黑龍江省綏棱縣人，大專學歷，研究方向：政工。