基建工程項目檔案驗收中的問題及解決措施

摘要：基建工程項目檔案往往可以對工程建設發揮監察、審計等方面的作用，具有指導、參與、復核以及借鑒的功能，基建工程竣工驗收是建設過程中的最后一環，是全面考核基本建設成果、檢驗設計和工程質量的重要步驟，也是基本建設轉入生產或使用的標志，基建工程項目檔案的驗收是保證檔案收集完整、保質保量的一個關鍵步驟，也是必不可少的環節。文章探討了基建工程檔案驗收的意義，以及檔案驗收過程中存在的問題和處理措施。

關鍵詞：基建工程；檔案驗收；內在質量；檔案管理機制

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2014）19-0151-02

基建工程項目檔案是指建設項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、施工過程文件、項目竣工文件和項目竣工驗收等基本建設工程全過程形成的記錄和依據。

1 基建工程檔案的驗收的原則

（1）檔案驗收是項目工程檔案的最后關口，只有把好驗收關，才能最終確保工程項目檔案質量。基建工程項目檔案的移交、驗收與評價是項目建設程序中的重要環節，是項目檔案管理與企業檔案管理存在的最大區別。基建工程項目檔案驗收是全面考核項目檔案完整、準確、系統、有效情況，檢驗項目檔案管理是否與項目建設同步的重要手段。按國家檔案局、國家發展和改革委員會2006年聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》的規定，對工程建設竣工資料驗收和管理作出了明確的規定和要求。

（2）檔案驗收的重點在于內在質量，項目檔案的內在質量主要是指項目文件材料的形成及其收集的質量，檔案核心價值的體現全依賴于項目檔案內在質量的優劣。項目檔案的內在質量主要反映在歸檔的文件準確、齊全、系統和成套性；歸檔文件材料用紙質量和規格符合要求；項目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰；竣工圖繪制準確，簽字手續完備，能真實反映項目竣工時的實際情況；案卷分類、組卷合理，卷內文件材料排列有序，質量符合檔案規定的質量要求。

（3）檔案驗收工作是檔案管理的壓軸部分。基建工程項目檔案驗收作為檔案管理的最后一步，對檔案的真實性、可靠性等方面進行驗收，有助于對工程項目中的各種糾紛問題處理提供相應的依據。

2 基建工程檔案驗收過程中存在的問題以及相應的對策

基建工程檔案的驗收對于檔案內容以及管理質量的提升具有十分重要的意義。在進行基建工程檔案驗收的過程中，還存在一些問題。對于這些問題要采取相應的措施進行解決，以提升檔案驗收工作的效率。

（1）在實際的工程建設中，“重建設、輕檔案”的思想在項目建設負責人和工程技術管理人員中普遍存在，影響了項目檔案資料的齊全完整、真實可靠。工程項目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節，未能實現同步管理，因此在工程項目竣工驗收的過程中，往往會忽視檔案部門，導致檔案部門的資料收集不夠全面。

針對這個問題，首先完善檔案管理體制建設，推行全過程檔案管理機制。認清項目檔案對建設項目的重要作用，加強對建設檔案工作的組織領導，建立健全管理體制。檔案管理部門應將檔案管理工作關口前移，提前介入，工程開工前，檔案管理部門提前介入檔案管理工作，會同工程項目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細說明工程項目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強相關人員的檔案意識，使其了解文件形成應注意的事項、文件歸檔范圍、質量要求和編制要求，配合檔案人員做好收集工作。此外，通過檔案交底，檔案人員與各參建單位建立良好的工作關系和溝通渠道，為工程建設過程中同步管理和監督管理奠定基礎。另外在對參建單位進行檔案交底的同時與其簽訂工程檔案移交協議，明確參建單位的檔案工作要求，并定期組織承包商召開協調會議，解決檔案歸檔過程中存在的問題，制定檔案移交工作計劃，有序推進檔案歸檔工作，避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時。

（2）基建工程的檔案管理部門對于工程建設的參與度不夠。在當前的檔案驗收過程中，一個常見的問題就是檔案管理部門在工程建設中的參與度不夠，對于整個基建工程項目缺乏相應的了解，沒有全局性眼光，導致在檔案的驗收時，效率不高。

針對這個問題，檔案管理部門應在實際的工作中加強項目工程建設中的參與度，檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設的現場中，對工程建設過程中的檔案人員制度落實情況、已采取的措施、項目現場文件保管條件、項目文件收集進度及方式的落實情況、項目文件材料整理情況等進行檢查和有效控制，使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規避或提前整改，從而提高移交檔案管理部門的檔案質量水平。

（3）檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗收工作時不夠規范。當前有的基建工程檔案管理部門已經意識到參與到基建工程中的重要性，因此加強了工程的參與度，但是在參與的過程中，由于檔案管理人員本身缺乏相應的技術知識，因此在參與的過程中，也沒有起到良好的效果，沒有為檔案驗收工作帶來充分的信息。

針對這個問題，檔案管理部門參與到基建工程的驗收工作中時，首先，檔案管理人員要加強與各方的溝通和協調，保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次，在工程項目竣工驗收的過程中，相關部門、參建單位都要參與到檔案驗收工作中來，檢查工程各階段形成的文件是否真實、可靠、齊全、完整。對于檔案收集過程中存在的問題要進行及時的溝通和處理。最后，還要不斷加強專（兼）職檔案人員培訓，近年來，在檔案管理中，隨著檔案的類型以及內容逐漸變得復雜，如何做好新人員的培訓和業務交接，保證檔案工作質量不滑坡，成為擺在檔案人員面前的共同挑戰。為此，每年應舉辦面向相關部門、各參建單位檔案工作人員的專業培訓，針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、檔案移交辦法等內容進行詳細講解，確保檔案人員了解制度要求，嚴格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊伍的綜合業務素質，從人才基礎上保障工程檔案工作的工作質量與效率。基建工程項目檔案管理，不僅需要專業化的檔案管理人才，也需要綜合性的人才。

3 結語

基建工程項目檔案管理對于工程建設而言具有十分重要的意義，是為工程管理提供各種依據的重要步驟。基建工程的檔案管理是貫穿于工程的所有過程的，從工程開始一直到工程竣工驗收，都要加強檔案管理。工程檔案的驗收是檔案管理的最后步驟，也是為工程提供正確信息的關鍵。在進行檔案驗收的過程中，對于存在的問題要加強處理，提高驗收的效率，保證檔案為企業經營、生產服務。

參考文獻

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作者簡介：郭璇（1980-），女，廣東電網公司中山供電局檔案館員。