Excel使用小技巧

閆玉鳳

【摘要】Microsoft office是使用最為廣泛的辦公軟件，其中的Excel更是日常辦公的法寶，在其使用中常會遇到一些問題，本文總結(jié)自己多年使用經(jīng)驗談了一些使用小技巧。

【關(guān)鍵詞】Excel函數(shù)

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）05-0241-01

當今世界，電腦已成各行業(yè)辦公的必備工具，而Microsoft office 無疑是最常用的辦公軟件之一。我作為一名Microsoft office的忠實粉絲，在日常工作中也會經(jīng)常使用Excel軟件。現(xiàn)就我在使用中常見的問題與大家一起分享。

一、使用“Round”函數(shù)避免“總計”誤差。

一次一個會計朋友用Excel做了一份工資表，但在工資發(fā)放之后出現(xiàn)了“問題”。原來電腦算出的所有人的工資總計與實際工資總計產(chǎn)生了“2元”的誤差。“2元”對于很多人來說可能不算問題，但在會計那里可就成了“大事”。朋友反復(fù)用算盤、計算器、電腦算了幾次，發(fā)現(xiàn)還是電腦錯了。他對我說“什么高科技”還是老祖宗的“算盤”管用。我自告奮勇說看一下。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)了問題，產(chǎn)生誤差的原因在于每個人的應(yīng)發(fā)工資（使用公式計算的）顯示在電腦上的是經(jīng)過“四舍五入”精確到了“角”（把“分”省了）。但在使用“Sum”函數(shù)計算時是按照沒有“四舍五入”的原值進行計算的，這樣當數(shù)值很多時自然會產(chǎn)生誤差。比如甲的工資是1000.34元，顯示為1000.3元，乙的工資是1200.53元，顯示為1200.5元，但經(jīng)電腦相加后得到2200.87元，顯示為2200.9元，這與1000.3元＋1200.5元=2200.8元不符。查清原因后，我給他一個解決方案，在計算每個人工資的公式前使用“Round”函數(shù)，它的作用是按指定的位數(shù)對數(shù)值進行“四舍五入”，如實發(fā)工資=Round(應(yīng)發(fā)工資-扣款，1)，將實發(fā)工資精確到小數(shù)點后1位，即精確到“角”。這樣之后計算總計時就按“四舍五入”之后的值進行運算，不會再產(chǎn)生誤差。

二、用Excel完成對學生成績的簡單管理。

學校教務(wù)處對學生成績進行電腦管理，每學期將所有班的成績作成Excel工作簿，每班一個工作表，按學號、姓名、數(shù)學（很多科目）、平均成績、總成績、名次，評價等輸入電腦，但之后的處理工作人員有些摸不著頭腦，我毛遂自薦幫忙。先使用“Sum”函數(shù)計算出總成績，如：在d3：d8區(qū)域存放第一位學生的數(shù)學、語文、英語等的成績，她的總成績在e3單元格，那我先選上e3，然后輸入“=Sum（d3:d8）”，確定，便算出了第一位同學的總成績，再使用“Average”函數(shù)計算出第一位同學的平均成績（方法同“Sum”函數(shù)），然后使用自動填充柄填充所有學生的總成績和平均成績。之后選定平均成績中的一個單元格，單擊降序按鈕，將記錄按平均成績按從高到低排列，再在“名次”一列的前兩個單元格分別輸入“1”、“2”，選定這兩個單元格后自動填充，這樣名次也出來了。然后選定所有單科成績區(qū)域，使用條件格式，設(shè)定當單元格數(shù)值“小于60”時，加灰色斜線底紋，這樣需要補考的學生也一目了然。

另外，還要根據(jù)平均成績對學生學業(yè)作出總體評價，平均成績在85分（含85）以上的為“優(yōu)秀”， 平均成績大于等于75分且小于85分為“良好”，大于等于60分且小于75分的為“合格”，60分以下的為“不合格”。如果等算出平均成績后一一進行分析填寫必然會浪費大量時間，這里我使用了if 函數(shù)，具體作法：假設(shè)f3單元格存放第一位同學的平均成績，h3單元格存放對她的評價結(jié)果，首先選擇h3單元格，然后輸入：“=if(f3>=85，“優(yōu)秀”，if(f3>=75，“良好”，if(f3>=60，“合格”，“不合格”)))。最后經(jīng)過“頁面設(shè)置”“打印預(yù)覽”就可以打印發(fā)到各班了。

三、身份證號碼巧輸入。

曾經(jīng)不止一次有人問過我同樣的問題：在Excel中怎么不能輸入身份證號碼？答案當然是Excel可以完成這一簡單任務(wù)。比如王某某的身份證號為“142123194910011234”，如果直接輸入這一串數(shù)字顯示在單元格的內(nèi)容為：“1.42123E+17”，（這是用科學計數(shù)法顯示）而編輯欄顯示為“142123194910011000”，怎么回事后3位都變成了“0”。其實這是Excel將這串數(shù)字作為“數(shù)”進行處理，而它只能處理15位有效數(shù)字，后邊的一律忽視。解決這個問題很簡單只要在輸入身份證號碼前先輸入一個“半角英文”的單引號“”即可。當然如果有很多個身份證號碼需要輸入還可以選擇另一種方法：先將需要輸入身份證號碼的單元格全部選中，單擊“格式”菜單，依次選擇“單元格格式”、“數(shù)字”、“文本”，然后“確定”，也就是將所選單元格設(shè)為“文本”格式，之后不需要加單引號直接輸入身份證號碼也可完好無損的輸入了。當然，這一方法還經(jīng)常可以用到電話號碼的輸入，如：“03521234567”，直接輸入“0”將不顯示，可以用以上方法解決。

四、與Word配合進行分頁打印。

學校每年都要舉行幾十場各種比賽，賽后就是發(fā)獎狀，獎狀包括獲獎人的姓名、作品名稱、獎項等。最開始需要手寫每一張，之后用Word進行打印，先將1個人的信息輸入排好版之后打印，然后再變換姓名、獎項等這些不同信息再打印，這樣改一個打一個，雖然效果比手寫的漂亮，但速度還是沒有提高。一次主管老師正在一張張改寫、打印，讓我趕上了，我當仁不讓來解決這個電腦“慢打”的問題。

首先，先用Excel制作一個二維表格，第一行包括“姓名”、“作品名稱”、“獎項”等各個人互異的字段，然后輸入所有人的信息，將其保存在指定位置取名“獲獎名單.xls”。將之前用于打印的Word文檔打開，之后打開“郵件合并”工具欄（單擊“工具”菜單，依次選“信函與郵件”、“郵件合并”），單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”對話框中打開剛作的“獲獎名單.xls”文件，選擇表格如“sheet$”，同時釣選“數(shù)據(jù)首行包含列標題”，再單擊“插入域”按鈕，單選插入“數(shù)據(jù)庫域”，選擇所需的字段名，如“姓名”，“獎項”等。“查看合并數(shù)據(jù)”后單擊“合并到打印機”，選擇相應(yīng)頁碼，打印所需的獎狀。之后，我也將“郵件合并”功能用于打印“入學通知書”、“畢業(yè)證書”等。

五、讓“表頭”總是保留在屏幕上。

當工作表較大時，通過拖動滾動條來查看屏幕窗口以外的部分，這時“行標題”或“列標題”（也就是“表頭”）就會隨著工作表的移動而“消失”，這樣在數(shù)據(jù)輸入或查看時就會有很多不便。為了讓“表頭”總是保留在屏幕上可以通過窗口凍結(jié)來實現(xiàn)。例如，需要把1、2行和A列固定在窗口，則需要先選擇B3單元格（也就是需要凍結(jié)的行的下一行，列的后一列的交叉位置的單元格），然后單擊菜單“窗口”的“凍結(jié)窗格”命令，屏幕就會出現(xiàn)一條黑色凍結(jié)線，此后無論你怎樣拖動鼠標，“表頭”都會在你的視線里。

六、讓“表頭”能夠打印在每一頁上。

上面說的“凍結(jié)”，只能將“表頭”保留在屏幕上，但當打印在紙上時有些頁就沒有的“表頭”，這給閱讀者帶來很多麻煩，這可以通過“頁面設(shè)置”來進行設(shè)置。比如，我們希望每一頁都能將1、2行和A列都進行打印，首先選擇需要打印的工作表，單擊菜單“文件”，依次選擇“頁面設(shè)置”、“工作表”，在“打印標題”的“頂端標題行”后的編輯區(qū)單擊鼠標，之后選擇1、2行（或直接輸入“$1:$2”），在“左端標題列”后的編輯區(qū)單擊鼠標，之后選擇A列（或直接輸入“$A:$A”）確定，再進行打印，每一頁便都有了“表頭”。

以上幾點，只是我在Excel使用中的一些拙略技巧，還望大家多多指正批評。

參考文獻：

[1] 段昂，《計算機基礎(chǔ)》

[2] 李洋，《excel函數(shù)、圖表與數(shù)據(jù)分析應(yīng)用實例》