基于OA理念的教務管理系統的研究與實踐

蔡昌

【摘要】 基于OA理念的教務管理系統是教務管理工作發展的方向與必然要求。文章概述了教務管理系統中引入OA理念的意義，從系統結構、系統功能模塊、系統數據庫、系統編碼四個方面來對基于OA理念的教務管理系統進行研究說明，并對系統的實踐表現加以說明，意在為教務管理系統的現實構建提供思路與支持。

【關鍵詞】 OA理念 辦公自動化 教務管理 教務管理系統

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）始于上世紀60年代，并于發達國家獲得迅速的發展。辦公自動化在我國起步較晚，于上世紀70年代傳入我國，并在80年代得到真正發展，至今已逐步邁入成熟期。對于學校教務部門來講，教務管理自動化是教務管理水平提高的重要途徑和內容，一個學校的教務管理自動化程度，不但是對其教學管理水平的體現，且已經成為教務管理質量評估的一項重要指標。鑒于此，就基于OA理念的教務管理系統進行研究探索，理清其實踐思路就顯得十分必要，對于學校教務管理工作的效率提升與長足發展具有積極的現實意義。

一、教務管理系統中引入OA理念的意義

學校教務管理活動的組成包括計劃、執行和控制等幾個基本環節，且各環節活動均涉及信息的處理。教務管理的過程是一個信息輸入、輸出、反饋、再次重新輸入的循環過程。近年來，學校辦學規模日益壯大，辦學層次和學生人數逐漸增多，繁重的工作對于教務管理部門工作的開展是一個嚴峻的考驗。這一現實狀況下，依據一定規律，采取合理的手段來進行教務管理活動的自動化、科學化管理，就成為當下教務管理發展的方向和必然要求。它有力地保障了學校教務管理工作的高效率開展。

二、基于OA理念的教務管理系統

1、系統模塊

結構作為系統骨架，對教務管理系統的性能有著決定性作用。依據校園網結構特點、綜合考慮數據信息繁多、維護量減輕、系統效率三個方面，確定三層結構技術（應用層、部件層和數據層）為教務管理系統的一般結構。在系統模塊設置方面，基于OA理念的教務管理系統，在功能上劃分為學籍、師資、教學計劃、排課、考試、選課、成績、實踐教學管理、教學評價等功能模塊組，如圖1所示。

其中學籍管理主要包括：新生管理、學生信息維護、學生注冊、學籍異動、學生轉專業、專業分方向（分流）、學生板塊課程等級、輔修管理、查詢統計打印等。師資管理主要功能包括：教師信息維護、教學日歷管理、工作量系數維護及工作量統計等。專業人才培養方案是保證教學質量和人才培養規格的重要文件，是組織教學過程、完成教學任務的基本依據，也是整個教務管理的中心環節。開課管理是介于執行教學計劃與編排課表之間的中間環節，其中涉及到落實教學計劃的關鍵性工作又多又雜，幾乎包含了所有排課前的準備工作，做好開課管理是合理編課表的必要條件。在專業教學計劃制定完后，開課管理可自動生成當前學期的教學任務書、教學安排表，并在教學安排表中形成合班、生成教學班，添加任課教師信息，使用教材信息等，最終形成教學任務書。

排課系統可依據教學計劃（學期教學任務），教學資源（含教室、教師等）、學生信息（招生計劃）及學期校歷（周次）來編排，可以進行靈活多樣的手工預定和調整（包括板塊預定和調整）、排課條件設置自由靈活（如松緊度、優先級、上下午、單雙周、前后課等）、適應多校區排課、基本實現實驗課程的自動排課。排課系統的功能包括：教學場地維護、排課條件設置、板塊課程排課、排課數據初始化、自動排課、人機交互式排課、調停補課、公選課排課、輔修課排課、課表查詢打印等。其中板塊課程安排主要用于實現分層次教學與分項目教學課程的場地安排。選課管理是實現學分制的必要途徑，系統提供靈活的設置功能，所有課程均可參與選課，也可以根據年級、課程類別，甚至具體的教學班設置該課程是否參加選課。主要功能包括選課設置、選課管理、學生選課、選課名單調整等模塊。

考試管理是學校教學運行的重要環節之一，為課程安排考場和監考老師，實現教室沖突、學生沖突、監考教師沖突的檢測，支持多校區排考場。主要功能包括：自動排考條件設置、考試方式設定、集中考試排考、分散考試排考、補（緩）考排考等。

成績管理模塊用于詳細記錄學生在校期間，從入學到畢業各個環節的成績，并提供查詢、統計與分析等多種功能，為獎學金評定、學生畢業審核等提供依據。主要功能包括：成績錄入、成績統計分析、成績的綜合處理，補考、重修處理，等級考試成績管理、成績報表。

實踐管理主要包對教學的相關實踐環節進行管理，主要包括學科競賽、實驗教學管理、實習（實訓）管理、畢業設計（論文）管理等功能。

課堂教學質量評價提供評估大類、評估分類、評價指標及選項設置，對不同的選項賦予不同的權重數據，可以自由設置學生、教師、領導、同行、專家等多個層次評價及教師評學的管理，自動進行評價數據處理，并形成多種統計分析報表。可對未參加教學評估的學生不能參加報考、查詢考試成績等進行限制。

畢業管理功能模塊結合學生在校的學習、生活和獎懲情況，參照學校的有關規章制度，對學生畢業資格進行審核。利用系統中的全部信息，參照標準對學生進行審核，簡化了人工核對的過程，提高了工作效率。主要包括預畢業學生名單管理、畢業審核設置表、畢業資格審核、畢業生歷史庫等。

2、系統的數據庫

（1）本地數據庫。為降低網絡負荷，實現高效、安全的數據處理，系統運行中的編碼表和臨時表均存儲于本地數據庫中，各代碼及相關說明信息存儲于編碼表中，臨時表用于對數據檢索、信息輸入、報表生成中所產生臨時數據的儲存，其作用主要減少了數據的傳輸量與緩存錄入。

（2）后臺數據庫。該數據庫包含了教學計劃表、學生成績表、教室情況表、學生基本情況表等共享性和長期性的信息數據，且數據處理視圖、觸發器、數據存儲等關鍵信息也存儲在其中，是數據信息存儲的主要位置。

3、系統的編碼

標準化的信息格式是信息資源管理的基礎，也是實現數據交流共享的重要前提。因學校教務管理系統是一個多層次、多功能、跨學科的系統工程，故在系統開發前期，就應當制定一套適用、科學的標準化格式，來為系統的開發與維護提供顯示依據。通常來講，信息格式采用的標準主要遵循如下幾點原則：通用數據信息格式采用國家標準；以教育部頒發標準為依據；在教育部未指定標準的情況下，依據省教育廳頒布標準；在省教育廳未指定標準的情況下，由系統研制人員結合系統應用需求來進行相應標準的制定。

三、教務管理系統的實踐表現

基于OA理念的教務管理系統經過一段時間的實踐運行后，表現良好，優越性明顯，主要集中在以下方面：

首先，界面友好，且具有齊全的功能。基于OA理念的教務管理系統在學籍、教學計劃、排課、考試、選課、成績等方面的管理與相關查詢時，只需一次的數據錄入就可實現多樣的處理，并伴隨表格的生成，對于重修和補考的統計、畢業和學位資格的審核、學籍的處理等功能可自動實現，尤其在排課的智能化方面，能夠以課程性質為依據來進行排課，從而使排課與實際更加相符，使“計算機排課”得到真正意義上的實現。

第二，將OA理念引入教務管理系統，將極大地提升高校的自動化管理水平，在提升教務管理效率的同時，重在執行力的提升；能夠規范學校的管理，避免人為的因素；能夠加強信息的溝通和共享，并對知識進行沉淀和保留痕跡；能夠真正實現無紙化辦公；能夠規范教務管理事務的流程，提高教務管理事務的處理效率；能夠極大地方便廣大教師和學生，提升服務的時效性和效率，提高師生的滿意度。

第三，優良的性能。基于OA理念的教務管理系統采用了多層客戶機/服務器體系構架，其屬于世界領先技術，通過對校園網的利用，使得分布式的教務數據處理得到了較好的實現。服務器端應用了大型數據庫來進行教務數據操作，從而保障了對大量數據的采集和分析管理。

最后，可靠安全，便利性強。基于OA理念的教務管理系統引入了口令授權和角色控制，避免了非操作員的訪問，且操作員因層次的不同，在權限上也有所區分。數據的檢查與備份，全部于后臺保存，保障了教務管理系統的整體安全性。同時，大量編碼的提供，使得操作過程中鼠標工具得到充分的利用。

四、結語

通過上述內容的論述，在內容、結構、思路上對基于OA理念的教務管理系統有了一個了解和掌握，且實踐表現上也顯示出該系統的巨大優勢和未來前景。在系統的應用中，不斷總結經驗，進行積極的探索與研究，確保教務管理系統的不斷優化，使其更好地服務于學校教務管理工作的高效開展。

參 考 文 獻

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