企業檔案數據庫的應用分析

崔惠杰等

計算機信息技術的飛速發展，帶來了很大的視覺沖擊和技術革命。通過使用計算機信息技術來有效提高企業的管理水平，已成為檔案信息化管理的一種必要的發展的趨勢。自動化的裝置可以實現對檔案的輔助管理，對檔案進行分類使用的文件管理軟件，能夠有效提高檔案管理的信息化水平，從而降低了工作人員的勞動強度，提高人們的工作效率。檔案管理信息化的發展是檔案部門實現科學的規范化管理的一種有效的途徑。

一、企業數據庫的一些具體特征

1.1 保證原始數據的真實性

企業原始業務數據需要手工采集，通過篩選將實用性，及時性的材料形成一個系統有序的數據體系。輸入數據庫需要進行規范的分類，并根據時間和客戶信息的變化，及時更新數據信息。在不違背其原始數據的真實狀態，以確保數據的準確性和完整性。因此，存儲在數據庫中需要以數字信號的形式的原始屬性文件。原始數據是數據庫的生命，在實際工作中對檔案的全面管理有著一定的影響。

1.2 數據的保密性

需要對數據庫進行加密，數據庫管理員應該嚴格監測數據文件的安全，防止信息泄漏造成企業虧損。通過一系列嚴格的權限和一些操作權限，確保相關部門和人員在其職權范圍內能夠有效和安全地使用數據庫里面的檔案。對檔案數據進行拷貝操作的時候，使用系統應該嚴格記錄下來，使數據在使用過程中能夠做到有案可查，盡量避免數據出現外泄的事情發生。

1.3 數據具有可讀性

數據的存儲需要確保電子數據的完整性和真實性，長期的電子檔案需要遵守可讀性的原則。這是按照系統有序的和客觀的要求標準化進行操作。應用多媒體技術和可視化的圖片圖像，以及一些文字和表格數據集成的技術，使得數據呈現在人們的眼前。數據分析系統的使用，能夠使信心同化集成到文件系統當中，實現檔案信息和數據的統一管理和應用。

1.4 數據的編號

數據庫需要對數據進行編號，編制各種檢索工具和目錄，提高企業檔案的查詢效率。充分挖掘和發揮企業檔案的查詢效率，充分發揮企業檔案在商業活動中存在的潛在效率，開放非機密的檔案信息，有效實現檔案信息資源的共享。

二、加強企業檔案數據庫的有效應用

2.1 信息數據庫文件的統一管理

檔案數據庫能夠統一對數據進行管理，把企業的信息形成一個整體，能夠方便企業員工的查詢，提高人們的工作效率。最初只在信息檢索檔案信息處理技術。數字信息是嵌入式技術和視頻存儲，為檔案信息數字化提供了有效的技術手段。隨著網絡技術和大容量存儲技術的進步，檔案數據庫變成了形狀信息的管理，能夠進一步完善信息的語義檢索系統。數字處理檔案，它建立了一個專業的綜合信息數據庫，不僅能夠方便信息檢索和查詢，還能夠保護信息的計算機管理系統。因此，建立了各種信息資源數據庫，就能夠更好地服務企業，促進企業的發展。

2.2 加強企業數據庫的研究與建設

近年來，數字檔案管理在我國仍然處于整體管理系統的一個初級的階段，完成這一步的關鍵需要建立一個完整的數據庫。數據庫系統的發展和建設是檔案信息工程的一項核心和基礎的工程。數據庫依靠先進的信息技術，數據庫系統是一個長期的任務，必須從低到高，從一個單一的過程到整體的管理。數字檔案信息具有內容制作和采集，進行有效的存儲和管理，提供人們需要的檔案信息，保障信息安全和權限管理，支持和實施的五個基本功能。電子檔案數據庫在一些地區有許多成熟的技術，在同一時間有進一步研究了許多的新課題。不斷加強電子檔案數據庫建設，目的是實現信息共享和資源的互補利用，提高資源的利用率，有效緩解各企業檔案管理人員短缺的問題，更好地服務企業的發展。

2.3 優化企業檔案管理庫的團隊結構

檔案工作的迅速發展，對檔案管理團隊提出了一些新的要求。檔案專業的組成需要大量的信息處理的技術型人才，他們要對信息進行分析和研究數據庫的建立和維護，有效運用計算機軟件、硬件和網絡環境。突飛猛進的信息技術對整個社會和技術的進步有著很大的影響，新事物的層出不窮，新的問題就會出現，在檔案工作中需要不斷更新新技術，從而更新補充檔案里面的知識，滿足人們對自己知識的要求。檔案工作的現代化不僅取決于員工的知識和管理水平，在很大程度上取決于他們的補充知識和更新技術的速度。對檔案管理隊伍的建設，我們必須做出一定的改變，檔案部門應定期對工作人員進行繼續教育和崗位培訓，邀請專家和學者講解最新的成果，讓人們及時了解現代可行技術和檔案領域的發展，建立一個高質量的檔案管理團隊使得企業檔案數據庫得到合理的應用。

企業檔案數字化建設是一個長期而復雜的過程，需要我們不斷更新和補充。企業檔案的信息化管理能夠有效提高企業信息的利用率。檔案信息化建設的實施，是適應現代科學技術飛速發展的需要，只有抓住發展機遇，努力用先進的科學技術知識來促進檔案信息化建設的發展，實現檔案事業的飛躍發展，促進企業的發展。