數字時代供電企業檔案管理及其信息化問題研究

張先蕾

（國網寧夏電力公司 石嘴山供電公司，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

供電企業的檔案種類繁多，從檔案實體類型和檔案管理的方法方式上，較之以前有很大變化。體現出一系列新特點，如來源多樣化、載體數字化、處理專業化、應用及時化等。檔案二元結構，要求我們在對開展管理工作時，需要把握好檔案實體管理和檔案信息管理兩個方面。

1 供電企業檔案管理現狀

1.1 檔案管理體制

供電企業檔案管理體制按行政區域劃分，分為省、地市級和縣級三個層次。其中，在省、地市級的供電企業有專職檔案工作者并且設有檔案室。其中，人事檔案、供電合同客戶檔案的整理、保管和利用又分別由相關部門負責管理并設有單獨的檔案室。經過系統地管理與整合，基本實現了檔案的集中管理。縣級供電企業的檔案一般由辦公室人員兼職管理，不設專門檔案室。

供電企業檔案的管理者對檔案工作十分重視，實行統一管理，并給予支持，將檔案管理包含在企業發展規劃中，實施有針對性的管理工作，定期評估；檔案管理網絡體系相對完善，檔案工作責任人分工較為清晰；檔案管理基礎設施的投資也在不斷加大。供電企業的專兼職檔案人員努力滿足生產、施工、銷售和管理工作的需要。尤其是科技檔案管理人員，所有工程項目開始時，編制《工程驗收資料大綱》，跑工地、變電站跟蹤各個基建項目實施，在做好本職工作的同時，積極指導基層單位、施工方的檔案管理工作；督促、指導和規范企業各部門歸檔工作，有效地保證了各類檔案的齊全完整；協助基層檔案室進行檔案工作達標，形成了以局辦綜合檔案室為主體的檔案信息管理中心。

1.2 檔案管理制度標準

自從1998年的國家城鄉電網建設與改造工程地開展，檔案數量大大增多，地方供電企業從那時起成立了單獨檔案管理部門。供電企業在檔案法制建設，從管理層到普通員工，認真落實《檔案法》、《保密法》與其他法律法規、標準和制度的各種形式地學習、宣傳，檔案法律觀念逐步形成。從國家檔案局、國家能源部到省級檔案局行政機構、從南方電網總部到省級電網公司檔案管理機構，都根據檔案工作開展，頒布一系列的管理制度和措施，如《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規范》等20項。國家有關行政部門對供電企業檔案管理定期檢查、實時監督、指導管理。隨著供電企業檔案工作的開展，企業的檔案制度體系的建立健全，文書檔案、財務檔案、科技檔案工作標準以及檔案的借閱、銷毀、保密、圖紙修改等規章跟進完善。上級管理層，還不斷根據新的企業信息管理發展時代性要求，結合企業自身特點，出臺了相應檔案管理制度和標準，確保檔案管理工作的一致性。

1.3 檔案管理工作

隨著供電企業的建設和發展，檔案基礎業務建設進步明顯，取得了許多成績。作為企業工作的基本組成部分，企業領導和相關部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結構。局辦設立綜合檔案室，負責全局檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導監督，規范檔案管理。明確了檔案室工作職責和崗位職責，設置了檔案歸檔范圍及整理要求。在國家檔案目標管理和檔案工作規范化管理等級評審的督促下--基礎設備齊全，檔案管理水平提高，檔案專業人才增多，企業檔案編研成果顯著。地市級供電企業綜合檔案室普遍配置了基礎設備。縣級供電企業檔案室的硬件條件也按照評審標準達標，得到了明顯改善。

2 供電企業檔案信息化建設現狀

目前，根據調研了解情況了解到，供電企業檔案信息化，現處于半自動化階段(部分計算機完成，部分人工完成)向自動化過渡階段。從之前的計算機輔助立卷，單一目錄檢索，實體檔案保存--檔案數據的收集、加工處理檔案系統一體化管理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。朝著"文檔一體化"、企業局域網檔案全文存儲與檢索方向邁進。

在企業檔案信息化標準制度建設方面，供電企業根據國家檔案局下發的文件，根據自身企業檔案管理工作情況，制定了許多相關的工作規則、標準。如：《南方電網公司總部檔案管理制度》、《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法 (試行)》(2010年)、《中國南方電網公司檔案工作評估辦法(試行)》等。并定期組織相關人員培訓，反饋工作存在的問題和提供工作改革建議。

自九十年代中后期，企業信息系統的整體規劃納入了檔案信息系統，實施企業信息系統的統一構建，進一步促進了檔案管理的信息化。從2005年開始，供電企業就基本運用了企業檔案單機版的檔案管理系統。目前，系統管理方式升級后，又擁有與OA對接的網絡版集中檔案管理系統。另外，企業營銷合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機版檔案管理系統。

3 供電企業檔案信息化建設存在的問題

近年來，供電企業傳統檔案的數字化工作進展迅速，供電企業檔案工作者在信息化建設中取得的成績不容質疑。但是，一些深層次的問題逐步浮現，與實際工作矛盾也已經顯現出來，如：

在檔案信息化基礎建設方面，檔案數字化程度不夠，對信息系統產生的大量存量數據，沒有實施統一管理的中長期安排，管理層頒布標準不統一，不時出現朝令夕改現象，造成信息化工作的重復建設。缺乏數據整體標準，形成“檔案信息孤島”，而有用信息得不到管理。企業檔案信息化的現實，一面是信息資源的大量浪費，另一面是信息系統的重復構建和“信息匱乏”；檔案信息管理系統不時更換，往往是一個系統里的檔案數字化、數據基礎著錄標引工作還沒有完成，又有新的系統投入使用，造成了極大的資源浪費。

在檔案利用需求方面，供電企業現有檔案管理方式模式仍舊處于被動的地位，被動的提供利用、被動的推進改革。有的檔案部門或者檔案人員已經有所意識，而往往針對于現實條件顯得力不從心。相對封閉的管理范圍，淡薄的服務意識，有限的服務能力。檔案利用率低、利用形式方式單一等等，影響了檔案利用工作開展。基層專業人員的匱乏，無法做到檔案信息即時錄入和資源共享。使得企業檔案工作者整天圍著計算機系統，成為了一個信息錄入者，總是被動接收、被動服務，無法滿足利用需求，沒有精力放到檔案編研開發利用工作中，檔案編研的困窘局面并無根本性改變。

另外，在檔案信息檢索能力方面，部門供電局擁有自己的檔案服務網站，檢索能力不斷提升。但企業現擁有的信息技術軟件，對實體文件的有效識別水平不高。同時，檔案管理人員信息化業務素質也不高，過于依賴檔案管理系統開發人員，而計算機公司相關人員并沒有檔案管理基本知識和管理操作水平。受此限制，一部分資源的全文檢索目前難以實現。

4 結束語

總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來的轉變契機，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認識上還是實際工作環境中，伴隨著檔案意識地不斷提高，檔案服務能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業工作核心，為供電企業信息資源建設、發展戰略提供決策支持。

［1］何軍.檔案信息的集成管理與集成服務模式研究[J].檔案學通訊,2006(2)：57-58.

［2］薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革——數字記憶之思考[M].機械工業出版社,2008.